年鑒索引編制研究與實踐

楊天龍

摘 要：索引是打開《年鑒》的“鑰匙”，是幫助讀者在最短的時間內準確地找到想要查看的內容。筆者以《中國石油天然氣集團公司年鑒》為例，介紹了索引編制方法和注意事項，并結合理論，對編制過程進行了分析研究，對其他年鑒索引編制具有一定指導和借鑒作用。

關鍵詞：年鑒；索引；方法研究

年鑒記載的是一個年度內某個特定地區或行業的政治、經濟、文化、科技及其他發展信息的資料性工具書，具有權威性、翔實性、及時性、連續性和全面性特點。年鑒記載的信息對某個地區、企業發展概況具有全面的總結和統計意義，還具有連續的參考作用。年鑒索引是揭示、查找年鑒中包含的情報內容，并按照不同于年鑒本身的排列方式組織的檢索工具，是利用年鑒、開發年鑒信息資源的重要手段。但是，年鑒索引的編制狀況卻令人堪憂。有的雖有索引，但其款目的數量不多，檢索途徑小；一些大型的、綜合性很強的省級年鑒，其發行量雖在萬冊左右，但編制的索引也僅為廣告或彩色圖片的索引；有的年鑒雖編有內容分析索引，但索引的質量卻不盡人意[1]。

1 提高年鑒索引使用價值的認識

國家有明文規定，工具書無索引不準出版。這說明了索引在工具書中的重要地位和作用。年鑒既然定位于工具書，擔負著為讀者提供信息的任務。一年內的大量信息匯集在一起，如何讓讀者快速、方便、準確地查找到需要的信息才是提高年鑒使用價值的關鍵，因此要為每一部年鑒精心編制索引。有人認為“年鑒已有目錄，何必還要編制索引”，其實，年鑒中的索引，具有與年鑒目錄完全不同的性質和任務。目錄只是全書內容的邏輯排列，索引則完全是根據索引規則和要求重新組織；目錄的檢索性大大不如索引，且局限性大，意義寬泛，不如索引精確。同時，在年鑒中，內容豐富的條目往往含有多個主題，而條目標題并不能將內容全部表達，索引能夠對資料內容進行進一步揭示。索引從主題分析入手，可以涵蓋一個條目中涉及的多個主題或多個條目中均涉及的某個主題，接近讀者思路，可以提供比目錄更為全面的信息量，揭示更為全面的信息深度，具有目錄所不能取代的集合性和連續性，引導讀者直接快捷地查找到信息資料的確切位置，有利于年鑒信息資源的深度開發利用。

2 索引類型及標引深度

年鑒索引類型主要有主題索引、條目索引、人物索引、機構索引、圖片索引、表格索引等。例如，《中國統計年鑒》使用的是表格索引，《中國石油天然氣集團公司年鑒》選用的是綜合索引，這是根據《年鑒》的內容性質選取的，便于檢索，讀者能方便使用是第一目標。

索引標引深度=索引款目數/條目總數。《中國石油天然氣集團公司年鑒》（2014年卷）索引款目數2900，條目總數1280（不含企事業單位條目），索引深度為2.2（索引篇幅33頁，達到正文篇幅的4.9%），達到中等索引深度的標準。許家康建議目錄和索引的篇幅占全書的8%左右為宜（目錄和索引各占4%左右），《中國石油天然氣集團公司年鑒》（2014年卷）索引和目錄占7.5%（索引占4.9%），屬于許家康推薦的標引深度[2]。

3 索引編制

3.1 編制技術選取

索引的編制技術有手工編制、索引編制軟件編制和計算機輔助編制三種。目前使用較多的是借助索引編制軟件編制和計算機輔助編制兩種，手工編制由于工作量較大，制作卡片繁瑣易出錯等缺點，基本已不再使用。經過對國內部分地方年鑒、企業年鑒調研發現，較多年鑒均采用的是手工編制、計算機輔助排序的方法編制的。手工編制索引較耗時耗力，但具有主題詞選取較為準確精煉、中途出現差錯查找較為方便等優點，這也是眾多年鑒選用該編制方法的主要原因。鑒于一年只需要編制一本年鑒的工作量情況和《中國石油天然氣集團公司年鑒》的重要意義，我們采用手工編制、計算機輔助排序的索引編制方法。

3.2 編制過程

編制索引之初得有一個總體規劃，首先需確定需要編制的索引類型和索引深度，從而確定索引編排內容和篇幅。《中國石油天然氣集團公司年鑒》由于正文中圖較少，表格大部分集中在統計數據和附錄篇的特點，無需單獨編制表格索引、圖片索引、人物索引等，選用綜合索引形式。以年鑒正文中主題詞為主要單元，選取讀者較為關心、意義較為重大等具有檢索意義的詞條形成款目，按漢語拼音聲母順序進行排列，使讀者能夠直接、快速地查到年鑒中相關內容，具有較強的直觀性、實用性。索引組成包括索引詞、頁碼、欄號，名稱后的數字表示內容所在的頁碼，數字后的拉丁字母a、b 分別表示該頁左右欄。排序采用人工抽取加計算機輔助排序方法編制，較為簡便，此處應注意，多音字在計算機輔助排序中會出現錯誤，需要排序完成后人工細致檢查修改。例如，會計、重慶等在計算機拍下時就會并入H、Z中。

編制索引的基礎是稿件內容已經最終確定，稿件內容和頁碼等不能再有變動。具體編制步驟為：第一步，主題詞選取。主題詞索引要體現對應文獻內容的主題和特征，要用高度概括、規范化的詞語表述內容的主題，這就要求需熟悉所要編排的內容，哪些是具有資料性的有價值的內容，要充分體現。要仔細斟酌，權衡其信息量的大小，提煉出最能代表該條目內容的詞、詞組或短句（可以是一個或多個），確立主題詞（即索引標目、標引詞）。主題詞要盡可能簡短、明確，不會讓人產生歧義。第二步，主題詞排序。年鑒索引排序方式一般采用漢語拼音字母順序編排，也可以按筆畫編排的排序方式。使用Word軟件中的排序功能，可以方便快捷地對制作好的索引條目進行自動排序。第三步，排序整理。對自動排序后的索引草稿進行調整、修改；索引排序后，可將相同或相近主題幾個條目的頁碼合并于一個條款目之后，刪除重復條目。檢查多音字排序是否正確。第四步，編寫使用說明、添加大類標識。

3.3 存在問題

《中國石油天然氣集團公司年鑒》包含總述、油氣勘探開發生產、煉油與化工、油品銷售、天然氣與管道等公司多方面業務內容，信息量較大，每個模塊中存在較多條目名稱相同的情況。部分條目是以該項工作包含的工作內容作為內容主體編寫，這就存在不是一個條目對應一件事，而是一個條目下對應多項工作內容（事）情況，給索引編制增加了兩方面的難度。例如，“重點項目”條目，幾乎每個業務板塊下面都有對應重點項目，在重點項目下介紹了該業務板塊當年執行的數個重點工程情況。類似索引制作時，我們的處理方式為，首先將重點項目條目作為二級索引，在索引之前加上業務板塊，讓讀者在索引中即可知道該重點項目是否為自己關注業務板塊的重點工作。對于相對較為重要的工作，以項目名稱作為主題詞單獨列出，方便讀者通過項目名稱快速找到該項事宜的具體介紹。再以后的年鑒編纂過程中，我們將鼓勵撰稿人多撰寫單一性條目，盡量做到一事一條，更大限度地發揮好年鑒的存史作用。

4 索引編制的重點注意事項

索引是打開《年鑒》的“鑰匙”，好的索引，能使讀者在最短的時間內準確地找到自己想要查看的內容。《年鑒》的信息量是巨大的，索引的篇幅也不可能無限大，因此很難達到如此理想化的效果。這就要求我們編制索引的人員對企業性質、年鑒內容有較深入的了解，要清楚的知道哪些內容是重點內容、是讀者關注的內容，在制作索引時有選擇的取舍，同時，選取的主題詞一定要準確、規范。結合筆者編制索引的經驗和學習材料的總結，認為編制索引，應重點注意以下兩方面事項。

4.1 主題詞選取

要選準主題詞，把最準確、最能表述該部分內容、讀者最可能通過該詞查找相關內容的詞找出來。對于復雜的主題內容可組織多個主題詞，方便讀者從任何一個入口檢索均能找到該主題內容。對于年鑒中一些隱性的主題，要進行主題詞提煉，使主題詞準確、簡潔。

4.2 把握適當的檢索深度

年鑒是資料性工具書，必須具有信息量大和方便查閱的特點，索引的深度，按說是檢索的越詳細越好，但是篇幅是限制死的，索引篇幅太大，必然導致主次失衡，因此，必須找到相對最佳的檢索深度。許家康建議目錄和索引的篇幅占全書的8%左右為宜（目錄和索引各占4%左右），企業年鑒可能根據自身實際情況有相應的增減，但是絕對不能過多或者過少。索引編制人員應該多在主題詞選取方面下功夫，從而達到先篇幅一定的情況下，檢索深度最優。

參考文獻

[1]烏克嵐.編制年鑒索引的必要性與編制方法淺議[J].年鑒信息與研究，1998，（3）：59-60.

[2]許家康.論年鑒的檢索性——在第十九次全國城市年鑒研討會上的主題報告[J].廣西地方志，2010，1（160）：19-23.