淺談如何做好高校檔案統計工作

薛斌 薛文

摘 要：本文針對高校檔案統計工作中存在的問題，提出加強高校檔案統計工作的建議，從而使高校檔案管理工作再上一個新的臺階。

關鍵詞：高校；檔案；統計

檔案統計是種新的檔案管理方法，是指在檔案管理工作中引入科學的統計方法與技術，用表格和數字的形式來表述檔案管理工作的現狀和發展趨勢。檔案工作在檔案管理工作中發揮著非常重要的作用。

檔案統計工作就是運用科學的統計技術和方法，通過數字和表冊的形式，描述并分析檔案管理的各種工作現象、狀態和趨勢的過程。高校檔案部門將調查統計得到的數據進行分組、整理、系統化后，根據不同需要將這些資料進行分析及對比，計算出各種統計指數，為了解高校檔案部門各方面的發展現狀和速度，預測未來的發展趨勢，掌握檔案的發展規律，最終實現對高校檔案的科學管理。

高校檔案統計工作是建設高校檔案管理事業的基礎。它具有非常重要的作用，它能幫助高校了解和掌握本校檔案形成、管理、利用及發展的過程。高校檔案統計工作可以以館藏量、提供利用檔案的人次及卷量等數字形式表現出來，通過科學的計算，準確的統計數據來反映高校檔案工作的真實情況，檔案統計結果是衡量高校檔案管理工作成果和水平的客觀尺度。

一、高校檔案統計工作中存在的問題

1）檔案管理人員對檔案統計觀念淡薄，檔案統計出的材料無法及時、準確、全面地反映檔案管理工作的真實情況。檔案統計數據是高校檔案統計工作的基石，真實準確的統計數據，能直接反映出本校教育教學的發展歷程。但是一些高校對檔案統計工作重要性認識不到位，在檔案統計數據上做文章，統計加估計，造成檔案統計數據不準確、不真實，無法反映檔案庫存的真實情況。

2）檔案統計人員整體業務水平和素質不夠高，對檔案統計數據分析不夠徹底。有些高校檔案部門的檔案統計工作始終停留在應付上報任務上，沒對檔案統計數據進行深入的分析研究，使檔案統計工作只是個形式，沒有發揮其重要的作用。

3）《檔案館基本情況年報》中有幾條并不適合高校檔案管理部門填報。比如檔案管理人員職稱系列單一，在報表中檔案管理人員的職稱都被設計成檔案干部專業技術職務， 即管理員、助理館員、館員、副研究館員、研究館員。而這種職稱主要適用于國家檔案館的檔案管理人員，因為國家檔案館的檔案管理人員的職稱大多都是檔案系列。而高校檔案館卻完全不是這么回事， 高校檔案管理人員的職稱可謂多種多樣， 既有工程系列（高級工程師、工程師），還有檔案系列，也有高教系列（教授、副教授），甚至還有財會系列等。而基本情況年報表中并沒有設計符合高校檔案管理人員的職稱系列，所以填表時只能按照與高校中的支撐系列職稱相對應的檔案系列職稱填寫，這無法準確的反映高校檔案管理人員的職稱。既然檔案館基本情況年報是針對全國各行各業的檔案管理人員， 所以高校檔案管理人員的職稱設計也應照顧到各個行業。而《檔案館基本情況年報》第5部分中，“以件為保管單位檔案排架長度”和“案卷排架長度”，由于現有電子文件儲存在盈動硬盤和光盤等介質中和排架長度難以統計準確，只能做到估計等原因，并不能準確的指出現有館藏檔案的數量，違背了檔案統計中“統計資料要保證準確性”的要求。

二、加強高校檔案統計工作的對策

1）添加適合高校檔案管理部門填報的部分在《檔案館基本情況年報》中。首先，《檔案館基本情況年報》第5部分室存檔案中，可以不再統計“以件為保管單位檔案排架長度””和“案卷排架長度。其次，職稱系列填報設計成符合各個行業檔案管理人員專業技術職稱，設計原則與上面第1點相同， 由國家檔案局在制表時設計，在管理員、助理館員、館員、副研究館員、研究館員后， 備注上 “其他系列職稱按同等級別填報”。或都以“初級、中級、副高、正高”等職稱代替， 由具體填報的檔案館（室）填寫各檔案管理人員的職稱名稱。

2）加強高校檔案統計服務水平和數據質量。檔案統計數據的質量是高校檔案統計工作的基礎， 也是高校檔案統計工作最基本的要求。保證高校檔案統計數據的質量， 是做好高校檔案統計工作的根本， 亦是我們每一位高校檔案統計數據工作者最重要的職責。真實可靠的檔案數據要求我們高校檔案統計人員具備以下幾點要求： a.以增強檔案統計數據的質量為中心， 加強對檔案統計數據的審查，重點抓好檔案統計數據源頭的管理和建設，發揮高校檔案統計臺賬的作用，保證所提供的檔案統計數據得真實可靠性。b.要保證高校檔案統計數據的時效性，要及時上報檔案統計數據。若所上報的檔案統計數據失去了時效性， 即使這份統計數據質量再高也都失去了意義。c.高度重視高校檔案統計數據的質量，增強高校檔案統計數據質量的責任感和緊迫感，進一步強化自身誠信意識，嚴格把握數據質量這一關。d.提高高校檔案統計人員的統計分析能力， 發揮檔案統計數據的關鍵作用， 讓統計數據說話，使每一條信息、每一個數據都能成為高校檔案館管理的依據， 發展的支撐。

3）努力推進高校檔案統計現代化建設。加快高校檔案統計現代化建設，加強高校檔案統計分析研究，在高校檔案統計工作中廣泛應用計算機網絡技術，逐步實現檔案的手工統計向計算機統計檔案的轉變。加強高校檔案統計分析和預測、預警工作，要在統計數據的基礎上認真進行綜合分析和研究，從多方面、全方位反映高校檔案管理工作運行過程中所統計出的數據，從中找出它們的發展趨勢、變化規律和內在聯系。這樣才能充分發揮高校檔案統計工作在搞笑檔案管理工作中的作用，體現高校檔案統計工作的價值，調動高校檔案統計工作人員的積極性，認真負責地搞好統計工作，為領導的決策提供真實科學的分析依據，為高校檔案事業的科學管理和發展提供優質服務。

參考文獻：

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