Excel函數在學生信息及成績管理工作中的應用

田杰

摘 要：在教師和班主任的日常工作中，經常需要對學生的基本信息和成績信息進行管理和匯總，在沒有專業管理系統的幫助時，單憑人工去實現，就太費時費力了。Excel電子表是一種簡單易上手而且功能強大的數據處理工具，借助Excel中的函數就可以輕松實現對學生基本信息及成績的管理和統計。

關鍵詞：Excel 函數 學生信息 成績

中圖分類號：G71 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）05（c）-0019-02

Excel電子表是一款功能強大的應用軟件，它操作界面友好、簡單易學，在數據處理、統計等方面有出色的表現，其中Excel的函數更是功能多樣、應用方便。如果教師和班主任能熟練使用Excel的函數，便可輕松完成對學生基本信息及成績的日常維護管理及統計分析等工作。

1 學生基本信息的管理與統計

在新生入學報到時，都會統一收集學生的基本信息，通常包括學生的：姓名、性別、身份證號、籍貫、家庭住址等。班主任在日常管理工作中，通常會需要提取學生的出生日期信息、年齡信息、班級男女生人數信息等。人工去提取和統計是不可取的，如果借助Excel函數則可以在電子表中輕松實現所需信息的提取和統計。

1.1 提取出生年月日

學生的身份證號碼中便包含了學生的出生年月日，可以借助字符串截取函數Mid或Left和Right函數的組合來實現。

1.1.1 Mid函數

格式：Mid（字符串，起始字符串的位置，截取字符串的個數）。

功能：從指定字符串中的指定起始位置開始，返回制定長度的字符串。

應用：依據學生的身份證號碼，返回學生的出生年月日。

操作過程：選定需要顯示學生出生年月日的單元格（如H2，并假設對應的身份證號碼在D2單元格中），在Excel的編輯欄中輸入“=Mid（D2，7，8）”并回車，即可截取出當前學生的出生年月日，其他人出生年月日的計算則通過拖動自動填充柄輕松完成。

1.1.2 Left 函數和Right函數

格式：Left（字符串，截取字符串的個數）。

功能：從字符串左邊開始截取指定長度的字符串。

格式：Right（字符串，截取字符串的個數）。

功能：從字符串右邊開始截取指定長度的字符串。

應用：依據學生的身份證號碼，返回學生的出生年月日。

操作過程：選定需要顯示學生出生年月日的單元格（如H2，并假設對應的身份證號碼在D2單元格中），在Excel的編輯欄中輸入“=RIGHT（LEFT（D2，14），8）”或“=LEFT（RIGHT（D2，12），8）”并回車，即可截取出當前學生的出生年月日，其他人出生年月日的計算則通過拖動自動填充柄輕松完成。

1.2 計算學生當前年齡

在提取了學生的出生日期信息后，年齡的計算也變得簡單，只需用當前日期的年份（日期中年份的獲取通過Year函數實現）減去學生出生日期的年份即可獲得年齡信息。要特別說明的是，在上一項中提取的出生年月日信息為文本型字符串，因此在計算中可以借助Excel的類型轉換函數Value將字符串轉化成數字。

1.2.1 Year函數

格式：Year（日期）。

功能：截取日期的年份，返回整數值。

1.2.2 Value函數

格式：Value（字符串格式的數字）。

功能：字符串格式的數字轉化成數字。

應用：依據出生日期，返回學生的年齡。

操作過程：選定需要顯示學生年齡的單元格（如I2，并假設對應的出生日期在H2單元格中），在Excel的編輯欄中輸入“=YEAR（NOW（））-VALUE（LEFT（H2，4））”，即可計算出學生當前的年齡，其他人年齡的計算則通過拖動自動填充柄輕松完成。

1.3 統計男女生人數及比例信息

格式：CountIf（范圍，條件）。

功能：返回滿足條件的單元格數目。

應用：依據性別字段，返回男生或女生的人數。

操作過程：選定需要顯示人數值的單元格（如K2，并假設性別字段范圍為C2：C55），在Excel的編輯欄中輸入“=COUNTIF（C2：C55，"男"）”則可統計出男生的總人數，輸入“=COUNTIF（C2：C55，"女"）”則可統計出女生的總人數。

2 學生成績信息的統計

對學生的考試成績進行統計分析是班主任和任課老師的一項日常工作，包括對學生成績進行排名，計算總分、平均分、補考科目統計等操作，借助Excel的函數來操作可以輕松實現統計操作。

2.1 Sum函數和Average函數

格式：Sum（范圍）。

功能：求指定范圍中數值類型數據之和。

格式：Average （范圍）。

功能：求指定范圍中數值類型數據的平均值。

借助Sum函數和Average函數可以輕松求出學生成績的總分和平均分，過程簡單，不再贅述。

2.2 根據學生成績總分計算排名

成績排名是學生成績管理中的一項日常工作，借助Excel中的Rank函數可以輕松實現排名。

格式：Rank（數值，范圍，排位方式）。

功能：求當前數值在指定范圍內的排名，排位方式為0（零）或忽略則表示按降序排名，其他非0（零）值表示按升序方式排名。

應用：按總分由高到低的次序對學生的班級名次進行排名。

操作過程：選定需要顯示名次的單元格（假設K列為總分所在的列），在編輯欄中輸入”=Rank（K2，$K$2：$K$55，0）”即可算出第一個學生的排名，后面學生的排名用填充柄自動填充即可。要特別說明的是，此處的排名范圍對每個學生都是一樣的，因此范圍區域的引用使用的單元格地址的覺得引用。

2.3 統計補考科目數目

格式：CountIf（范圍，條件）。

功能：統計指定范圍內滿足條件的單元格數目。

應用：統計每個學生的補考科目（不及格科目）數。

操作過程：假設第一個學生的成績區域范圍為C2：J2，求他的不及格科目數也就是求成績在60分以下的科目數，選定需要顯示該生不及格科目數的單元格，在編輯欄中輸入“=CountIf（C2：J2，"<60"）”，回車后即可得結果，拖動填充柄完成其他學生的不及格科目數統計。

3 結語

Excel軟件是一款功能強大、操作簡單的應用軟件，它的數據處理體系的功能是非常強大的，巧妙地運用Excel自帶的函數功能，能幫助大家快速地對數據進行處理和統計等操作，讓教師對學生的基本信息、成績等相關數據的處理工作變得更輕松、便捷。

參考文獻

[1] 楊奔全，左靖.計算機應用基礎[M].北京理工大學出版社，2015.

[2] 崔賽英.Excel函數學習方法與技巧[J].電腦知識與技術：學術交流，2012，8（18）：4428-4431.