如何做好檔案的管理工作

王月輝

摘 要：做好檔案管理有利于提升企業的軟實力，在市場競爭如此激烈的現在，提升公司的企業實力勢在必行。為了避免在日常的管理和利用中出現差錯，每項檔案管理的工作都需要嚴格的管理制度以及嚴謹的工作流程。所以每個公司都應當制定適應自己的檔案管理制度和流程，并且嚴格地執行制度，嚴謹地對待每一個流程。與此同時還要不斷地跟緊時代的步伐，不斷地進行創新。該研究將對如何做好檔案的管理工作進行闡述。

關鍵詞：檔案 管理 工作

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）06（a）-0107-02

檔案的管理在一個企業內是一項重要的工作，做好企業的檔案管理工作需要工作人員具有相應的專業知識，同時公司內部還要有相應的制度來進行支撐，但是目前企業的檔案管理工作尚有漏洞，需要進行解決，同時，面對日益變化的經濟市場形勢，還需要進行不斷的改進，不斷的變化，不斷的更新，具體細化每一個流程所遇到的問題，并及時實施正確的解決方案。使檔案的管理工作更好地進行。（該研究僅供參考借鑒）

1 對于檔案管理工作本身要求

1.1 完善檔案管理工作制度

檔案管理工作具有科學性和嚴謹性的特點，所以在建設檔案管理程序時必須采用科學的、嚴謹的手段。對于檔案的管理要確保檔案的時效性，對于每一個部門的檔案必須按照規定的時間來進行歸納整理。與此同時，還應該注重“檔案法”（中華人民共和國檔案法（1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過，根據1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十次會議《關于修改<中華人民共和國檔案法>的決定》修正））的不斷推廣。我國是一個法治國家，所以做的所有事情都要在法律的約束之下來進行，該法律保證了檔案管理工作發展的基礎不會動搖，公司需要制定一個可以同時約束員工和領導的工作制度，不能有所偏頗，這樣才能服眾，不至于檔案管理制度空有其形而不能起到實質性的作用。在人人平等的基礎上才能進行良好的管理，所以檔案管理工作需要有相對平等的制度來保持平衡。綜上所述，檔案管理的工作制度需要在遵守法律，公平公正，平等對待員工與老板的基礎上來進行完善并具有一定的時效性。

1.2 采用科學手段

現今時代，經濟發展的速度日益加快，對于每一家企業而言，需要進行整理的檔案也呈現出加速度的增長趨勢，檔案的分類也變得更加復雜，對檔案的整理工作也有了更高的要求，只靠傳統的檔案管理方法是很難達到要求的，而在經濟全球化的同時，科技也在全球化，所以，我們應該順應時代的發展，緊跟時代的步伐，采用科學的信息化手段來進行檔案的整理工作。在大數據時代，應當合理地利用信息化的處理方法來進行檔案的整理、交流以及規劃。用先進的科學技術進行檔案的收集、保管、整理、鑒定等一系列程序。采用科學的方法才能夠更加的有效率地做好檔案整理工作。

1.3 勇于創新

現代社會發展日新月異，非常迅速，已然進入高效生產的時代，那么對于檔案的整理也就有著更高的要求。為了跟上時代的步伐，緊跟社會的腳步，抓住經濟的命脈，我們要有效地利用大數據時代的到來，以提高檔案整理的效率。但是只是單純地利用大數據來進行檔案整理是不夠的，檔案管理需要不斷地探索、不斷地改善、不斷地實踐，開辟出一條適合自己公司的方法，在確定的基礎上不斷地進行創新，在固有流程的基礎上發現問題并進行適當的改善。

2 對于檔案管理工作人員要求

2.1 充分了解檔案管理工作的重要意義

有部分公司職員對于檔案管理工作的重要意義還不是很了解，導致對檔案的管理工作不夠重視。檔案作為公司的第一手資料，很直觀地記錄了公司的發展歷程、發展規劃等等過程，檔案見證了歷史的變遷，一個企業的“過去”對于任何一個機構檔案的管理都至關重要，它可以記錄下曾經的輝煌，也可以記錄下曾經過失。古人常言“學史使人明智”那么了解自己的過去就更加能夠明白自己的不足，從而能夠改善不足，更加努力地向前進。不僅如此，隨著文明的發展，檔案管理已經深深地扎根到日常生活當中，對于社會的經濟文明建設和科技的進步都有著極其重要的意義。甚至于對于一個國家而言，檔案的管理有利于提高一個國家的文化軟實力，對于檔案管理工作的良好利用可以豐富國家的文化底蘊。所以建立完善的檔案是必要的，對此，毋庸置疑，檔案的管理工作必須受到重視，這樣小到一個機構，大到一個國家才能在銘記過去的同時得到更加良好的發展。綜上所述，檔案管理工作是一項具有十分重要意義的工作，所以，做此工作的人應該更加重視自己的工作，而公司的其他部門應當盡力地配合這項工作，公司的領導也應當在檔案的管理工作上予以應有的重視，應當時常地查看檔案，更新檔案的管理工作方法。

2.2 增強服務意識

檔案的管理工作是一項需要具有較高服務意識的工作。檔案管理職員需要對自己所做的工作具有非常強烈的保密意識，檔案的管理服務于大眾，服務于企業，服務于機構，服務于國家。但是，與此同時，檔案的具體內容，具體的查詢方法，都需要有相當高程度的保密意識，對于一部分檔案而言應當給更加機密的保護，不能夠將其泄露出去。對于一個公司而言，檔案里保存著這個公司的商業機密，以及一些不能夠向外部泄露的商業經驗，這是十分重要的也是不能夠向外泄露的，對于公司做檔案的管理工作人員而言，需要嚴格地遵守“檔案法”，對于不能夠泄露的秘密，即使離開了公司也不能夠泄露，這涉及到法律與個人的人品問題，所以做檔案管理工作的職員最應當做好的就是對于所整理檔案的保密工作。要做到絕對不可以泄露，這是一個合格的員工的基本素養。而一個國家的檔案所包含的就不只是簡單的商業機密，一個國家的檔案需要保密的事情更加繁多，也更加的復雜化，這就不只是一個員工的基本素質，這還涉及到一個國人基本的愛國觀念。對于國家而言，每一個中國人都應該守護我們的國家，都應該愛護我們的國家。所以，增強檔案管理工作人員的服務意識至關重要。

2.3 提高業務素質

該研究多次強調檔案的管理工作十分重要，檔案的管理方法需要跟上時代的步伐來進行改善，當然，不僅檔案管理方法本身需要科學化、可持續地進行，工作人員的素質需要進行優化，提升，來與時代共同進步。時代發展速度不斷地加快，對于檔案管理的需求加大，對于檔案管理員工的要求更加高。所以，工作人員業務素質的提高具有極其重要的意義。工作人員需要掌握最新的科學技術來適應時代發展，同時也要對以前的檔案管理方法有所了解，這樣才能在需要調出以前的材料時更加的順暢。檔案管理的工作人員需要定時的進行培訓，但是在培訓的同時要尤其注意的是，需要根據自己公司的特點進行培訓。適合的才是最好的。

3 結語

該研究從檔案管理工作本身以及檔案管理工作人員的要求兩個大的方面來進行闡述，對于檔案整理工作本身需要完善制度，采用科學的方法，及時進行完善。對于工作人員來說，要明白檔案管理工作的重要性，提升服務質量，做好保密工作。與此同時，還要定期地進行適合自己機構的培訓，抓住時代的脈搏，跟上時代的腳步。這樣才能夠做好檔案的管理工作。

參考文獻

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