淺談二級學院辦公室工作的重要性

摘 要：在高校新一輪改革的形勢下，二級學院辦公室作為職能管理機構凸顯出愈來愈重要的作用，如何發揮其參謀助手、橋梁和樞紐及服務和綜合作用，同時辦公室作為綜合性辦事機構又如何提高辦公室人員的素質，增強服務意識，提高辦公效率。

關鍵詞：辦公室；職能；作用；要求

二級學院辦公室是學院黨政組織的左右手，或者叫工作機構。是直接為黨委、行政辦事的，處在承上啟下的地位，在學院的各項管理工作中發揮其應用的地位和作用，二級學院辦公室管理工作直接決定了學校整體管理工作的質量，對學校整體工作影響極大。

在高校新一輪改革的形勢下，二級學院辦公室作為學院的職能管理機構，如何在學校和學院的發展決策過程中，作為領導的參謀助手，主動參與到學院的各項工作中去，協調處理好校、院兩級工作關系；如何在決策后的實施執行過程中起到督促、檢查作用。因此，二級學院辦公室必須確立為校、院兩級教學科研服務的指導思想，在努力做好日常工作的同時，緊緊圍繞學校管理的總體方案、目標、要求，結合二級學院的發展思路，扎扎實實地做好基礎工作，并注意提高辦公室人員的素質，使二級學院辦公室積極參與學院教學和科研等重心工作中，充分發揮辦公室兩個的參謀助手作用。

首先是要加強辦公室人員的思想建設和業務學習，不斷提高政治思想水平和理論政策水平。二級學院辦公室是學院工作的中樞系統，主要是為學院領導提供服務和協助學院領導處理問題，工作的政策性很強，這就要求辦公室人員不斷加強思想建設，不斷加強理論學習，以習近平總書記“黨的群眾路線教育實踐活動”的一系列重要思想為指導，認真學習貫徹黨的十八大精神，不斷提高執行黨的基本路線的自覺性，在政治思想上、行動上與黨中央保持高度一致。不斷加強業務知識的學習，提高自身的業務素質和工作能力，確保管理工作的順利進行。

其次辦公室是各級管理部門的綜合性辦事機構，行政管理是其主要任務有：一是為領導提供情況；二是領導決策以后參與貫徹實施；三是對學院決策前后出現的一些矛盾進行協調，還要把好文件關；四是承擔處理領導機關的一些日常事務。總而言之，既要參與政務，又要處理事務，還必須搞好服務。

一、辦公室的職能

1.參謀助手作用

參謀是辦公室工作人員在輔助領導決策過程中應承擔的重要職責。因此辦公室人員要根據學院領導確定的目標，深入開展調查研究，廣泛收集有關信息。隨著學校改革的深入發展，新情況、新問題不斷出現，二級學院辦公室要充分利用自身職能，積極收集包括文件、資料及各種數據在內的各種有關信息，作為學院領導決策地參考。辦公室人員應在為領導出謀劃策方面多下工夫，真正發揮其參謀助手作用。

2.橋梁紐帶作用

二級學院辦公室是聯結學院領導、學校職能部門和學院廣大師生員工的一座橋梁，是上情下達、下情上達的樞紐。辦公室雖然不是直接的決策系統、指揮系統和執行系統，但它確是這三個系統協調的一個重要部門在三個系統之間發揮調控的樞紐作用。總之千針萬線要從辦公室這個“針眼”里穿過。

3.強化服務作用

辦公室人員要不斷加強理論學習，以習近平總書記“黨的群眾路線教育實踐活動”的一系列重要思想為指導，認真學習貫徹的十八大精神，牢記全心全意為人民服務的根本宗旨，不斷強化服務意識，增強服務的主動性，創造性的開展工作。在服務工作中，核心是，基礎是群眾。全心全意為人民服務是辦公室人員應具備的基本品質。同時，在工作中要處理好領導與被領導之間的關系，做到服從而不盲從，尊重而不奉承，請示而不推諉。

4.綜合協調作用

綜合協調作用貫穿于辦公室工作的各個方面。二級學院辦公室在把大量的時間和精力花在文件的協調、會議的協調、各種擬辦意見、學院決定事項落實的協調等方面。由于工作的關系、人員思想的不同，許多不是問題的問題，也會產生對立、僵持、激化，這就需要努力地加以協調；在實現學院某一工作目標時，常常要由幾個職能部門共同地參加才能完成，所以辦公室人員要有強烈的全局思想，要堅持從學校和學院發展的全局去思考、籌劃、安排和處理問題，既要考慮學校每一階段的總體部署，又要兼顧學院的發展，綜合協調工作才能周到，才能減少矛盾。

5.檔案管理作用

學校檔案是學校各級組織和個人在教學科研管理過程及其他各項活動中直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。檔案具有很強的記錄性、原始性。檔案工作是二級學院辦公室管理中的一個重要組成部分，這就要求辦公室人員在平時要樹立檔案意識，注意收集、積累和整理檔案資料，并按照公文處理有關規范，做好檔案管理工作。使檔案管理工作更加規范化、制度化、科學化。二級學院辦公室應按照學校的要求定期將檔案資料歸入校檔案室保管，使其得到充分的利用，從而更好地為學校發展做出應有的貢獻。

二、辦公室工作人員的素質

二級學院辦公室是學校的窗口，工作作風直接反映學校的精神面貌，因此，這就要求我們辦公室工作人員不斷加強學習提高自身素質，更好地發揮二級學院辦公室管理工作的重要作用。

首先，辦公室的工作人員在政治上要過得硬，在行動上必須同黨中央保持一致，以學校、學院總體發展為出發點，要有光榮感、責任感、不能有優越感、特殊感。不發表不利于團結的言論，即使有不同意見，也要下級服從上級、個人服從組織。

其次，辦公室工作人員要具有較強的政治素質和業務能力，要有一個好的工作作風，樹立全心全意為人民服務思想，要時刻牢記自己的工作職責與任務，樹立大局意識、責任意識、參與意識、服務意識，要講求效率、講求質量，要有奉獻和甘為人梯的精神。不斷改進工作方法、提高工作效率。

三是，辦公室工作人員要對自己高標準嚴要求，在各個方面都要以身作則，辦公室人員對上服務于學院領導，對下服務于學院廣大師生，所以遇到的困難、臨時性、突發性的工作較多，甚至有時出力不討好，在工作中稍出一點差錯，就會引來意見一大堆，成為諸多矛盾的焦點，造成辦公室管理人員心理壓力大、工作態度消極等問題。這就要求辦公室人員以時刻牢記以主人翁的態度服務廣大師生，去贏得別人對自己的尊重，以自己的能力去樹立辦公室人員的良好形象。

四是，辦公室工作人員在不斷加強理論學習的同時，要不斷地提高自身業務素質，加強業務學習，以適應新形勢下教育改革創新發展的需要，特別是要重視對現代辦公手段的學習、掌握和運用。努力提高自己的綜合分析、文字水平、辦事能力等綜合素質。

五是，二級學院辦公室是學校各級組織溝通和協調各類關系的樞紐，是學校各級管理部門的綜合辦事機構。隨著科技進步和教育改革的發展，知識更新的速度日新月異，辦公室管理人員必須具有超前意識，樹立終身學習的理念，不斷提高自身的業務素質，不斷更新知識結構，掌握辦公室管理的最新理念、最現代化的方法和手段，從而適應不斷變化和發展的高校管理工作。因此對辦公室工作人員就要求轉變觀念，增強服務意識；轉變工作作風，提高服務質量，同時要牢記“全心全意為人民服務”的思想，切實為學院廣大師生員工服務，為學校和學院的教學科研服務，高質量的完成各項工作，確保學校、學院各項目標任務的順利完成。

六是，二級學院辦公室屬于機要部門，對學校政策、上級明文規定的章法、制度，要做好貫徹執行，必須堅持原則，不得隨意“變通”。另外保密工作又是對二級學院辦公室人員的一個嚴格要求，很多文件、檔案具有很強的政治性、政策性、時間性和保密性，必須掌握原則做好保密工作。任何細小的差錯，都有可能造成嚴重的不良后果。所以作為辦公室工作人員，一定要一絲不茍、細致周到地處理好經手的每一件工作、每一份文件。

總之，二級學院辦公室的工作紛繁復雜，事無巨細。除了收發文件、對外聯絡、會務接待安排、檔案管理等工作以外，還有一些日常事務性管理工作。這些工作是辦公室參與學院整體工作的重要組成部分。如學院教工考核、職稱評定、崗位晉級等工作，這些敏感問題處理不好，就會影響教職工的工作積極性從而影響學院的全局工作。因此作為辦公室工作人員要有適應各方面工作的應變能力和解決問題的辦法，為領導排憂解難，做個的有心人。從學院廣大師生利益出發，說實話、辦實事。不計名利，不講價錢，無私奉獻，發揚辦公室工作人員的優良傳統，以主人翁的態度全心全意為廣大師生服務，這是我們做工作的基礎和精神動力。

二級學院辦公室的任務是艱巨繁重的，作為辦公室工作人員，我們只有不斷提高管理水平和業務素質，才能真正發揮出二級學院辦公室管理工作的重要作用，才能緊緊圍繞學校和學院的總體目標，腳踏實地的開展工作，也才能為學校最終實現則爭做高水平一流大學的目標做出應有的貢獻。

參考文獻：

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（作者單位：西安科技大學）