淺析檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的重要性

趙艷榮　宋衛(wèi)紅

摘 要：電子化在現(xiàn)代社會(huì)中日益普遍，各個(gè)領(lǐng)域都在研究加快信息化建設(shè)，醫(yī)院的檔案信息化也例外。從檔案信息化建設(shè)在新時(shí)期醫(yī)院管理中的重要性入手，詳細(xì)分析了信息化建設(shè)給檔案工作、醫(yī)院工作及社會(huì)大眾帶來(lái)的福利，同時(shí)闡述了實(shí)現(xiàn)檔案信息化的方式和途徑，為醫(yī)院的持續(xù)快速發(fā)展提供幫助。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；檔案工作；醫(yī)院

1 前言

近幾年，信息化建設(shè)在各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展步伐逐漸加快。檔案信息化建設(shè)也將成為檔案事業(yè)發(fā)展的新趨勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案管理基本是手工收集、整理和檢索，工作方法都是比較陳舊的，帶來(lái)了諸多的不便，例如查閱不方便，提供檔案利用服務(wù)的范圍有限，檔案的安全性和完整性受到影響，對(duì)科研管理工作的幫助比較滯后。相比傳統(tǒng)的檔案管理手段，信息化建設(shè)作為我國(guó)新型的檔案管理手段發(fā)揮著非常重要的作用，能夠?yàn)闄n案信息化管理進(jìn)行指導(dǎo)，為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展及科研活動(dòng)提供重要信息。

2 檔案信息化建設(shè)的重要性

醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)工作的有效開(kāi)展，首先要從思想認(rèn)識(shí)上肯定信息化建設(shè)給醫(yī)院的管理和發(fā)展帶來(lái)益處。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，社會(huì)環(huán)境決定了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)。社會(huì)的快速發(fā)展，尤其是進(jìn)入21世紀(jì)，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)深刻地影響人們的生產(chǎn)方式及生活方式。醫(yī)院作為具有高科技含量的單位，例如其含有日常檢查工作的核磁共振、CT等，這些結(jié)果無(wú)一不是以影像的形式來(lái)保存[1]?，F(xiàn)在基本上每家醫(yī)院都能將這些信息都過(guò)電腦顯示，以電子文件的形式保存，同時(shí)也能觀察到每一個(gè)細(xì)微的環(huán)節(jié)，提高了診斷的準(zhǔn)確性，能夠如實(shí)記錄診療記錄相關(guān)信息及病理反應(yīng)，這些記錄對(duì)醫(yī)院綜合管理床位，統(tǒng)籌管理病人等起到了重要作用。目前醫(yī)院加快了信息化管理的步伐，醫(yī)院信息化的程度大到人力資源管理、醫(yī)院的公告，小到通知和指示牌。這些信息化手段能夠幫助醫(yī)院更加方便地管理檔案，醫(yī)院檔案管理信息化對(duì)總體信息化建設(shè)起到了推進(jìn)作用；第二，醫(yī)院的文化建設(shè)中加入了檔案信息化的內(nèi)容。醫(yī)院文化指的是在長(zhǎng)期醫(yī)療服務(wù)過(guò)程中逐步形成的，日益穩(wěn)定的價(jià)值觀及醫(yī)院精神，同時(shí)在此基礎(chǔ)上形成的服務(wù)理念，服務(wù)意識(shí)及經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略等。醫(yī)院文化的好壞直接影響到醫(yī)院的發(fā)展，為醫(yī)院在激烈的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)揮核心競(jìng)爭(zhēng)力的作用。檔案信息化建設(shè)涉及到檔案采集、整理、保管及利用各個(gè)環(huán)節(jié)。在采集階段利用電子采集方式方便廣大患者辦理相關(guān)手續(xù)，而且能夠?yàn)槠涮峁└哔|(zhì)量的服務(wù)。另外，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)能夠?yàn)辄h群關(guān)系、財(cái)務(wù)管理及綜合管理提供有力的證據(jù)或有參考價(jià)值的信息[2]。檔案信息化不僅便利了服務(wù)對(duì)象，同時(shí)也為醫(yī)院的長(zhǎng)久發(fā)展提供支持；第三，檔案信息化建設(shè)為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理提供有效指導(dǎo)。由于檔案自身的特殊性，決定了檔案工作與其他工作存在者一定的差異性。但總體而言，檔案信息化步伐的加快能夠醫(yī)院的現(xiàn)代化進(jìn)程。主要體現(xiàn)在以下方面：一是，醫(yī)院檔案種類非常多，涵蓋了所有在業(yè)務(wù)和管理領(lǐng)域的重要內(nèi)容，例如人員管理檔案、后勤管理檔案、財(cái)務(wù)管理檔案、黨群管理檔案、病歷檔案、患者個(gè)人檔案、基建檔案、科研檔案等等，這些檔案是醫(yī)院檔案系統(tǒng)的集合。醫(yī)院能夠通過(guò)信息化手段統(tǒng)籌全局，掌握醫(yī)院的整體情況；二是醫(yī)院仍存在部分其他單位所不具備的特殊檔案，這些檔案將促進(jìn)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，提高醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力，這一類別的檔案若通過(guò)電子化的方式進(jìn)行管理，能夠加強(qiáng)各獨(dú)立科室間的互相聯(lián)系，為醫(yī)護(hù)人員的科學(xué)研究提供有力的幫助，能夠助力研發(fā)出新型的藥品或治療方式，同時(shí)也在一定程度上節(jié)省了成本。歸根到底，醫(yī)院的檔案信息化管理存在許多益處，把握了檔案信息工作就是掌握了醫(yī)院管理的核心。

3 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的策略

通過(guò)以上描述，檔案信息化建設(shè)的重要性不言而喻。認(rèn)識(shí)到了這一點(diǎn)，就應(yīng)當(dāng)加快進(jìn)行信息化的步伐，同時(shí)也應(yīng)結(jié)合本單位的實(shí)際情況，根據(jù)筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)，檔案信息化建設(shè)主要包含以下幾個(gè)方面：

第一，檔案信息更加豐富。醫(yī)院系統(tǒng)非常龐大，信息量非常大。檔案系統(tǒng)不能僅僅關(guān)注重要檔案，而應(yīng)該從醫(yī)院整體出發(fā)，關(guān)注每個(gè)細(xì)節(jié)，善于發(fā)現(xiàn)各部門和領(lǐng)域間的聯(lián)系，讓檔案管理更加方便快捷，方便檔案的查借閱。例如，完全掌握基本資料尤其是患者資料是檔案種類中的重點(diǎn)，病人是醫(yī)院的服務(wù)對(duì)象，根據(jù)近幾年的醫(yī)院管理情況，醫(yī)患關(guān)系屢見(jiàn)不鮮，保護(hù)好患者資料能夠?yàn)獒t(yī)院維護(hù)自身的正當(dāng)行為提供科學(xué)依據(jù)，同時(shí)也能夠?yàn)獒t(yī)生對(duì)病人的進(jìn)一步檢查和治療提供歷史參考，為患者進(jìn)行市外報(bào)銷提供充足的依據(jù)[3]。醫(yī)院檔案中許多類別含有較高密級(jí)，檔案管理人員需要按照相關(guān)規(guī)定對(duì)病人的基本信息進(jìn)行認(rèn)真保管。醫(yī)療人員為了科學(xué)研究需要時(shí)，應(yīng)當(dāng)征求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)。另外，除了病人檔案之外，還有其他各種內(nèi)容的檔案，各個(gè)類別的檔案都要相互兼顧，以此豐富檔案室?guī)觳亍?/p>

第二，檔案載體形式多種多樣。檔案信息量日益增加，也伴隨產(chǎn)生出多種形式的檔案如紙質(zhì)文件、電子文件、膠片、圖標(biāo)及切片。檔案信息化不能簡(jiǎn)單地理解為電子信息化，雖然確實(shí)存在許多電子文件，但是真正意義上的檔案信息化是指?jìng)鹘y(tǒng)檔案管理方法和現(xiàn)代電子文件管理方法相結(jié)合。電子文件或者電子檔案具有易更改性及不穩(wěn)定性等風(fēng)險(xiǎn)。因而，對(duì)不同業(yè)務(wù)類型采取不同的方式保管檔案載體。例如，對(duì)病人的基本信息，由于比較穩(wěn)定且使用范圍廣，采用電子形式比較方便，但是對(duì)手術(shù)活動(dòng)或者使用特殊藥品時(shí)，可采用紙質(zhì)形式，再用電子化掃描形式雙套保存，目的是預(yù)防醫(yī)療事故或者糾紛。

第三，檔案管理的科學(xué)化。檔案管理需要按照科學(xué)的方法進(jìn)行管理，才能更好地體現(xiàn)檔案的價(jià)值。因此，不但要遵守檔案的保密性和原則，而且還應(yīng)當(dāng)根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展需要，綜合整理醫(yī)院的發(fā)展歷史和整體情況，例如可以編撰醫(yī)院院志，充分體現(xiàn)醫(yī)院文化。同時(shí)，還要科學(xué)整理各個(gè)科室的基本信息，對(duì)醫(yī)院的運(yùn)行管理進(jìn)行全面梳理，詳細(xì)盤查醫(yī)院的人力資源情況，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院運(yùn)作過(guò)程中存在的不合理現(xiàn)象，為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供有利的參考，從而方便領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)癥下藥，為醫(yī)院的快速及長(zhǎng)久發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

第四，檔案管理活動(dòng)應(yīng)當(dāng)專業(yè)化。目前檔案管理已經(jīng)成為一門專業(yè)在全國(guó)許多高校都有講授，對(duì)檔案教育的氛圍越來(lái)越濃厚。社會(huì)人士對(duì)檔案的關(guān)注程度也越來(lái)越深入，主要表現(xiàn)在檔案的利用率明顯提高。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，為加快檔案信息化的步伐，必須實(shí)現(xiàn)專業(yè)化和專門管理。因此，應(yīng)當(dāng)配置專門的檔案室保管珍貴歷史檔案，需要配備專業(yè)的檔案管理人才，他們不僅具有扎實(shí)的理論功底，同時(shí)也熟練操作電子信息系統(tǒng)，對(duì)醫(yī)院業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)情況相對(duì)熟悉[4]。在發(fā)生緊急情況時(shí)如火災(zāi)或斷電時(shí)，檔案人員有相對(duì)完善及可行的應(yīng)急預(yù)案，做出迅速反應(yīng)，保護(hù)檔案及保證醫(yī)院的正常運(yùn)營(yíng)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)期的醫(yī)療改革環(huán)境對(duì)檔案工作提出了更高的要求，檔案的信息化管理也面臨著更大的挑戰(zhàn)。這種緊迫感和使命要求醫(yī)院的檔案人員不斷進(jìn)去，積極思考和認(rèn)真學(xué)習(xí)，充分發(fā)揮自身的專業(yè)特長(zhǎng)，并根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況跨學(xué)科研究如何更好地服務(wù)于社會(huì)大眾及醫(yī)院本身。檔案工作從來(lái)不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的重復(fù)的工作，它在不同的時(shí)代背景下被賦予不同的歷史任務(wù)。在社會(huì)主義現(xiàn)代化的今天，檔案紙質(zhì)和電子雙套制的步伐是大勢(shì)所趨，而信息化管理和服務(wù)將成為檔案管理的新課題和新思維。

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