淺析檔案信息化建設在醫院檔案管理中的重要性

趙艷榮　宋衛紅

摘 要：電子化在現代社會中日益普遍，各個領域都在研究加快信息化建設，醫院的檔案信息化也例外。從檔案信息化建設在新時期醫院管理中的重要性入手，詳細分析了信息化建設給檔案工作、醫院工作及社會大眾帶來的福利，同時闡述了實現檔案信息化的方式和途徑，為醫院的持續快速發展提供幫助。

關鍵詞：信息化建設；檔案工作；醫院

1 前言

近幾年，信息化建設在各個領域的發展步伐逐漸加快。檔案信息化建設也將成為檔案事業發展的新趨勢。傳統的檔案管理基本是手工收集、整理和檢索，工作方法都是比較陳舊的，帶來了諸多的不便，例如查閱不方便，提供檔案利用服務的范圍有限，檔案的安全性和完整性受到影響，對科研管理工作的幫助比較滯后。相比傳統的檔案管理手段，信息化建設作為我國新型的檔案管理手段發揮著非常重要的作用，能夠為檔案信息化管理進行指導，為醫院建設發展及科研活動提供重要信息。

2 檔案信息化建設的重要性

醫院檔案的信息化建設工作的有效開展，首先要從思想認識上肯定信息化建設給醫院的管理和發展帶來益處。主要體現在以下幾個方面：第一，社會環境決定了醫院檔案信息化建設。社會的快速發展，尤其是進入21世紀，網絡信息技術深刻地影響人們的生產方式及生活方式。醫院作為具有高科技含量的單位，例如其含有日常檢查工作的核磁共振、CT等，這些結果無一不是以影像的形式來保存[1]。現在基本上每家醫院都能將這些信息都過電腦顯示，以電子文件的形式保存，同時也能觀察到每一個細微的環節，提高了診斷的準確性，能夠如實記錄診療記錄相關信息及病理反應，這些記錄對醫院綜合管理床位，統籌管理病人等起到了重要作用。目前醫院加快了信息化管理的步伐，醫院信息化的程度大到人力資源管理、醫院的公告，小到通知和指示牌。這些信息化手段能夠幫助醫院更加方便地管理檔案，醫院檔案管理信息化對總體信息化建設起到了推進作用；第二，醫院的文化建設中加入了檔案信息化的內容。醫院文化指的是在長期醫療服務過程中逐步形成的，日益穩定的價值觀及醫院精神，同時在此基礎上形成的服務理念，服務意識及經營戰略等。醫院文化的好壞直接影響到醫院的發展，為醫院在激烈的社會競爭中發揮核心競爭力的作用。檔案信息化建設涉及到檔案采集、整理、保管及利用各個環節。在采集階段利用電子采集方式方便廣大患者辦理相關手續，而且能夠為其提供更高質量的服務。另外，醫院檔案信息化建設能夠為黨群關系、財務管理及綜合管理提供有力的證據或有參考價值的信息[2]。檔案信息化不僅便利了服務對象，同時也為醫院的長久發展提供支持；第三，檔案信息化建設為醫院實現現代化管理提供有效指導。由于檔案自身的特殊性，決定了檔案工作與其他工作存在者一定的差異性。但總體而言，檔案信息化步伐的加快能夠醫院的現代化進程。主要體現在以下方面：一是，醫院檔案種類非常多，涵蓋了所有在業務和管理領域的重要內容，例如人員管理檔案、后勤管理檔案、財務管理檔案、黨群管理檔案、病歷檔案、患者個人檔案、基建檔案、科研檔案等等，這些檔案是醫院檔案系統的集合。醫院能夠通過信息化手段統籌全局，掌握醫院的整體情況；二是醫院仍存在部分其他單位所不具備的特殊檔案，這些檔案將促進醫院的長遠發展，提高醫院核心競爭力，這一類別的檔案若通過電子化的方式進行管理，能夠加強各獨立科室間的互相聯系，為醫護人員的科學研究提供有力的幫助，能夠助力研發出新型的藥品或治療方式，同時也在一定程度上節省了成本。歸根到底，醫院的檔案信息化管理存在許多益處，把握了檔案信息工作就是掌握了醫院管理的核心。

3 醫院檔案信息化建設的策略

通過以上描述，檔案信息化建設的重要性不言而喻。認識到了這一點，就應當加快進行信息化的步伐，同時也應結合本單位的實際情況，根據筆者多年的工作經驗，檔案信息化建設主要包含以下幾個方面：

第一，檔案信息更加豐富。醫院系統非常龐大，信息量非常大。檔案系統不能僅僅關注重要檔案，而應該從醫院整體出發，關注每個細節，善于發現各部門和領域間的聯系，讓檔案管理更加方便快捷，方便檔案的查借閱。例如，完全掌握基本資料尤其是患者資料是檔案種類中的重點，病人是醫院的服務對象，根據近幾年的醫院管理情況，醫患關系屢見不鮮，保護好患者資料能夠為醫院維護自身的正當行為提供科學依據，同時也能夠為醫生對病人的進一步檢查和治療提供歷史參考，為患者進行市外報銷提供充足的依據[3]。醫院檔案中許多類別含有較高密級，檔案管理人員需要按照相關規定對病人的基本信息進行認真保管。醫療人員為了科學研究需要時，應當征求相關領導的意見。另外，除了病人檔案之外，還有其他各種內容的檔案，各個類別的檔案都要相互兼顧，以此豐富檔案室庫藏。

第二，檔案載體形式多種多樣。檔案信息量日益增加，也伴隨產生出多種形式的檔案如紙質文件、電子文件、膠片、圖標及切片。檔案信息化不能簡單地理解為電子信息化，雖然確實存在許多電子文件，但是真正意義上的檔案信息化是指傳統檔案管理方法和現代電子文件管理方法相結合。電子文件或者電子檔案具有易更改性及不穩定性等風險。因而，對不同業務類型采取不同的方式保管檔案載體。例如，對病人的基本信息，由于比較穩定且使用范圍廣，采用電子形式比較方便，但是對手術活動或者使用特殊藥品時，可采用紙質形式，再用電子化掃描形式雙套保存，目的是預防醫療事故或者糾紛。

第三，檔案管理的科學化。檔案管理需要按照科學的方法進行管理，才能更好地體現檔案的價值。因此，不但要遵守檔案的保密性和原則，而且還應當根據醫院的實際發展需要，綜合整理醫院的發展歷史和整體情況，例如可以編撰醫院院志，充分體現醫院文化。同時，還要科學整理各個科室的基本信息，對醫院的運行管理進行全面梳理，詳細盤查醫院的人力資源情況，發現醫院運作過程中存在的不合理現象，為領導層決策提供有利的參考，從而方便領導者對癥下藥，為醫院的快速及長久發展奠定堅實的基礎。

第四，檔案管理活動應當專業化。目前檔案管理已經成為一門專業在全國許多高校都有講授，對檔案教育的氛圍越來越濃厚。社會人士對檔案的關注程度也越來越深入，主要表現在檔案的利用率明顯提高。對于醫院來說，為加快檔案信息化的步伐，必須實現專業化和專門管理。因此，應當配置專門的檔案室保管珍貴歷史檔案，需要配備專業的檔案管理人才，他們不僅具有扎實的理論功底，同時也熟練操作電子信息系統，對醫院業務運轉情況相對熟悉[4]。在發生緊急情況時如火災或斷電時，檔案人員有相對完善及可行的應急預案，做出迅速反應，保護檔案及保證醫院的正常運營。

4 結語

綜上所述，新時期的醫療改革環境對檔案工作提出了更高的要求，檔案的信息化管理也面臨著更大的挑戰。這種緊迫感和使命要求醫院的檔案人員不斷進去，積極思考和認真學習，充分發揮自身的專業特長，并根據醫院的實際情況跨學科研究如何更好地服務于社會大眾及醫院本身。檔案工作從來不是一項簡單的重復的工作，它在不同的時代背景下被賦予不同的歷史任務。在社會主義現代化的今天，檔案紙質和電子雙套制的步伐是大勢所趨，而信息化管理和服務將成為檔案管理的新課題和新思維。

參考文獻

[1]孫銳.醫院檔案管理中檔案信息化建設的作用及價值[J].城建檔案，2015（07）：19-20.

[2]和贛紅.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位[J].中國市場，2013（10）：72-73.

[3]江蓉.檔案信息化建設在醫院現代信息管理中的重要性[J].群文天下，2014（10）：262-263.

[4]周蓓蓓.淺析信息化背景下的醫院檔案管理[J].經營管理者，2013（05）：288.