淺談新形勢下高校檔案工作水平的提升

肖潔

摘 要： 高校檔案是記載了學校歷史和師生奮斗歷程的珍貴資料，不僅具有文化歷史價值，而且為推進學校發展提供了依據，成為衡量學校教學發展水平的標尺。因此，加強學校檔案工作建設，既是時代的發展要求，也是學校自身的發展需要。本文通過闡述高校檔案對學校工作的作用和意義，指出檔案管理存在的問題，提出幾點改進意見。

關鍵詞：高校檔案 檔案管理 工作水平 提升措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）05-0040-01

2008年，教育部和國家檔案局聯合制定了關于《高等學校檔案管理辦法》，其主要的目的就是為了規范高等學校的檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案?！掇k法》明確指出高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應該加強管理，并將這項工作納入學校的整體發展規劃之中。由此可見，高校檔案工作不僅是國家檔案事業的組成部分，也是影響學校發展的基礎工作，因此各高等院校必須對這項工作予以足夠的重視。但是目前的高校檔案管理還存在著一些問題，阻礙檔案工作的價值開發，使檔案管理水平一直徘徊不前。故而為了最大程度的發揮高校檔案工作的作用，必須采取一些強有力的措施，扭轉這一局面，切實提升高校檔案管理的工作水平。

一、高校檔案對學校工作的作用和意義

1.對學校管理起到借鑒作用

學校檔案的產生跟學校的形成和發展息息相關，并且貫穿于教學工作的始終，它真實地記錄了學校管理和運行的歷史發展軌跡，成為學校的歷史信息庫。因此，學校檔案成為學校教學管理的載體，記錄了豐富的教學管理信息，對于學校的未來發展和決策制定都有借鑒和參考作用。

2.是學校教學管理的直接依據

學校檔案是隨著學校的教學發展而逐漸形成的，因此成為研究學校教學工作的第一手資料。比如學校歷年大事記、教學突出事跡、優秀教師和優秀學生事跡報告、學校問題報告等，都是學校管理的歷史依據和經驗。可以說，學校檔案以靜態的形式記錄了學校的所有活動，是學校歷史發展的縮影。這里面包含了學校提倡的價值觀念、校風學風形成、學校形象等，所以對于學校未來發展而言，學校檔案無疑有著標桿式的作用。

3.是學校文化的重要組成部分

檔案本身具有的科學文化屬性，使之成為學校寶貴的財富，除了上文提到的歷史屬性。檔案還具有不可替代的科學屬性，因為在學校的發展過程中，會有不同的教學成果產生。這些寶貴的教學經驗反映了學校的教學水平，能夠讓學校及時發現自身的優勢和缺陷，為學校的重大教學決策提供參考。

二、高校檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理方式落后

當前，高校檔案管理工作中，存在管理方式比較落后的問題，主要表現為：第一，檔案載體形式單一。目前許多高校保存和收集的大部分都是紙質檔案，像光盤、照片、錄音等檔案資料只占極少部分，甚至有的學校還沒有聲像資料。特別是現在隨著信息技術的發展，網絡存儲已經成為一種新型的檔案載體，但是許多學校對這方面開發的并不多。第二，管理方式落后。現在許多學校的檔案管理還停留在手動時代，僅僅依靠人力來對檔案進行信息的檢索和錄入。尤其是大量紙質檔案的存在，不僅管理效率低，而且容易出現錯誤和漏洞，極大地影響了檔案的實際利用。第三，檔案利用率低。檔案利用率低的問題，主要就是由于檔案載體單一和管理方式落后引起的。檔案信息檢索困難，使許多珍貴的檔案成為擺設品，并沒有得到實際的利用。第四，檔案管理信息化水平低。學校檔案管理沒有充分利用信息技術，雖然現在大多數學校都為檔案館配備了電腦，但是其功能單一，局限于目錄查詢。另外，各個高校之間檔案網絡并不共享，所以使學校的檔案數據缺乏全面性，并且標準化程度也較低。

2.檔案管理人才缺失

長期以來，學校檔案管理一直被看作是學校的“兼職機構”，其管理人員大多是學校職工兼任，致使檔案管理隊伍不穩定，管理工作缺乏專業性和標準化。目前，高校檔案管理人員的文化素質已經越來越不適應新形勢下的檔案管理工作，這些工作人員普遍存在知識老化、理論知識不足的問題，缺乏專業的檔案管理人才。除此之外，由于受到歷史原因的影響，高校檔案工作大多是為政治服務的，所以它的政治色彩比較濃，沒有被真正納入法制管理，因此它的地位也比較尷尬。在這種情況下，一些高校領導認為，檔案工作只是一項基礎工作，是不能與教學、科研等工作相提并論的，因此對檔案管理工作不夠重視。由此，在經費投入、人員安排上也就比較隨意，致使檔案管理工作成為學校員工的“兼職機構”。

3.檔案管理基礎設施落后

為響應時代發展的號召，國家對于教育的投入也是越來越重視，因此許多高校的建設進入了黃金時期，不論是辦學層次還是辦學水平都得到大幅度的提升。在這種形勢下，高校檔案的數量也日益增加，這為管理工作增添了許多新內容。所以為了做好管理工作，必須要有堅實的物質保障。但是，由于長期對高校檔案管理工作不重視，檔案管理的基礎設施建設往往也成為被忽視的對象。缺乏資金投入，使得許多基礎設施跟不上時代發展，比如設備老化、設備更新不足、防火防潮設施缺乏等，造成檔案保存困難，極易導致檔案資料的損壞和遺失。

三、新形勢下提升高校檔案工作水平的措施

1.提高對檔案工作的認識

高校檔案管理工作是學校工作的重要組成部分，因此有必要將檔案管理工作納入到學校的整體建設規劃中，學校應該認識到檔案信息對自身建設起到的重要作用，注重對檔案管理工作的宣傳，為檔案工作的開展提供輿論支持。除此之外，還要積極爭取到領導的支持，這樣才能使檔案工作擺脫被邊緣化的困境。

2.完善檔案工作的制度建設

學校檔案管理工作涉及到的部門較多，而且檔案內容也非常繁復，因此必須堅持科學規范、標準化的管理原則，建立完善的檔案工作機制，對檔案工作中存在的制度漏洞進行及時有效地改革和完善。除此之外，還要建立一套完善的檔案管理程序，從檔案的原始收集，到檔案的借閱歸檔應該是完善且嚴格標準的。以完善的制度促進檔案管理水平的提升。

3.加強人才隊伍建設

高校檔案管理隊伍的素質高低，決定了整個檔案管理工作的水平，因此建立一支高素質的管理隊伍，成為高校檔案工作的當務之急。那么如何強化隊伍素質就顯得尤為重要。首先，對于人員選拔應該嚴格把關，對于新進管理人員應該進行專業培訓，并且還要引入競爭機制，以多層次的人才培養和篩選手段，確保檔案管理隊伍的素質提升，推動檔案管理工作穩定發展。其次，提升工作人員對檔案工作的認識。高校檔案是記錄學校教學發展的重要資料，具有很高的文化歷史價值，對于學校發展有著重要的借鑒意義。因此，檔案管理人員應該從思想上認識到這一點，提升對檔案工作重要性的認識。再次，提升管理人員的專業能力。隨著信息技術的不斷發展，在高校檔案管理工作中，應用也會越來越多。因此，對于一些專業性更強的聲像檔案、電子檔案、機讀檔案等要能夠做到熟悉、熟知和熟練。除了檔案載體的變化之外，這些新型檔案在信息的儲存方面也有特殊要求。因此管理人員不僅要熟悉基本的管理流程，還要掌握一定的專業技術，這對于檔案的管理和保護都有重要的作用。最后，提升管理人員的職業素養。高校檔案管理不僅需要良好的業務素養，還要有一定的職業素養，對管理工作做到認真負責，保證檔案管理工作的正常進行。

4.改革檔案管理方式

高校檔案管理信息化，是順應時代發展的必然趨勢。因此，檔案工作應該采用先進的信息技術，加快檔案信息化進程，實現管理方式的轉變，以滿足時代的發展需求。一方面，要推進信息化基礎設施建設和信息資源建設。在檔案室中，完善計算機的配置建設，擴大計算機和網絡技術的使用范圍。而信息資源建設則是要將現代化的管理手段應用到管理工作中，對于紙質檔案、錄音、照片、光盤等載體的檔案進行數字化處理，實現網絡存儲，使檔案信息能夠更方便的查詢和利用，真正實現檔案資源服務于社會大眾。另一方面，推進多媒體數據庫建設。由于各個高校在檔案工作上的建設進度和完善度不同，所以導致許多高校檔案成為“孤芳自賞”的一家之言。而信息技術的利用，打破了高校之間的信息壁壘，能夠通過網絡連接，形成一個巨大的數據庫，這對于實現高校檔案工作的現代化來說是非常重要的一步。

結束語

高校檔案工作是學校管理工作的重要組成部分，應該給予足夠的重視。同時，為適應時代發展與高校建設的需要，以及解決檔案管理工作中存在的一些問題，學校管理者必須加大對檔案工作的資金投入力度，增強輿論支持力度。并且借助現代化的管理手段使高校檔案工作不斷向高水平發展，使高校檔案真正成為服務于社會的信息資源庫。

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