關于人防檔案數字化管理的一點思考

汪曉敏

摘要 人防檔案種類繁多，涉及很多方面，對檔案工作的要求有其行業特殊性。加強人防檔案數字化建設，安全、有效地管理檔案信息并能滿足快速查詢、整合信息的需求勢在必行。

關鍵詞 人防；檔案；數字化；管理

0 前 言

隨著信息和網絡技術的迅猛發展，檔案資源數字化日漸成為常態。各行各業都在積極地將自身檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，方便及時利用，實現資源共享，既順應了潮流，又提升了檔案保管利用的質量和效率。但是由于行業間的差異，檔案數字化管理的要求和進程也有所不同，有的已經建設得如火如荼，有的則剛開始小心試水。

筆者在南京人防系統從事檔案工作多年，人防是一個特殊的行業，既要做好人民防空軍事斗爭準備，構建牢不可破的地下長城，又要堅持平戰結合，積極融入城市建設，融入社會經濟發展。人防檔案種類繁多，涉及很多方面，對檔案工作的要求有其行業特殊性。目前已經實現文書檔案使用計算機進行目錄級的管理，但文檔資料本身仍以紙張形式存在，其管理、查詢與利用仍需要在庫房中進行，并沒有解決傳統紙張化文檔資料管理所固有的成本高、效率低、原件容易損毀等問題。至于工程檔案、應急相關人員設備等其他類檔案也歸屬于不同的管理部門，缺乏有效整合。

人防檔案一方面作為歷史的見證、社會的財富，自身具有極高的社會價值，另一方面作為國防的組成部分，許多資料屬于保密范疇。加強人防檔案數字化建設，安全、有效地管理日益龐大的檔案信息并能滿足快速查詢、整合信息的需求勢在必行。而在檔案數字化建設的過程中如何體現行業特點，反應行業要求，恪守行業規則，筆者認為必須遵循一定的原則，只有這樣才能在數字化大潮中既不落伍，又行得穩健。

1 便利性和嚴整性相結合的原則

檔案實現數字化管理后，最大的優點就是便利。一份文件不再受“孤本”的限制，可以同時提供給所有需要它的人共享。數字影像文件可以通過計算機局域網或者廣域網進行異地傳輸，使異地調閱利用成為可能，擴大了檔案的利用空間。檔案數字化以后，將已開放的檔案上網，這樣所有利用者就可以在任何時間上網利用檔案信息資源。從便于工作、便于社會認識人防的角度來看，應盡快對檔案進行數字化處理，使其發揮最大效益。

但是數字化檔案的便利性又好似一把雙刃劍，有時候便利反而會給檔案工作所應有的嚴謹完整帶來不便。因此，遵從檔案工作的固有特點，保持數字化檔案的嚴整性非常重要。

經過數字化處理的信息具有非人工識別性，對系統設備的依賴性高，容易刪改，加上信息與載體的可分離，這些都直接影響著數字化檔案的真實完整。檔案管理的有關部門人員要引起重視，從技術角度入手，及早制定有關標準，并通過技術手段加強監督，這樣才能保證數字化檔案內容、結構齊全，經過建立、利用后與原始狀態保持不變，沒有缺損。

人防應該自上而下樹立數字化檔案全程管理理念。目前，人防整體檔案數字化管理尚不到位，局域網實現了行政文件信息處理與共享，但對業務系統（如財務、工程、指揮通信、平戰結合等方面）產生的專業性較強的文件還不能進行自動收集、鑒定、編目、標引和檢索，應予以有效整合，進而形成大數據系統，提高應用效率。數字化檔案管理嚴整性要求我們建立一個完整的管理體系，對各類數字化檔案從產生到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全程管理，檔案從收集、整理、歸檔、利用各階段活動統籌兼顧，以實現整個系統（軟、硬件及信息）資源的最大共享和最大效益。這是一個系統工程，僅靠檔案部門的努力是不夠的，需要相關部門認真研究，積極探索，傾力合作。

2 開放性和安全性相結合的原則

人防檔案數字化應開放至互聯網，及時為城市地下空間開發利用等工作提供服務，使檔案利用不受時間和空間的限制，讓使用單位提高工作效率，提高檔案信息的共享程度，優化社會資源的配置。人防相關政務信息及時開放，也是行政公開透明的要求。而南京作為舊時國民政府所在地，有不少珍貴的防空歷史檔案，合理開放更是教育國民的絕佳素材。可以說，數字化檔案的開放必將給人防工作帶來新局面。

但檔案管理數字化的安全性也一直是亟需解決的課題。尤其是人防工作的戰備屬性，有些檔案是不便開放的，有些更是機密的。檔案管理數字化的安全性首先要在思想上高度重視，建立健全安全保密制度，合理設置用戶權限，控制數字化檔案信息的訪問形式與安全。其次應從數字化技術手段著手，嚴格按照國家檔案數字化的規定選擇技術隊伍，堅持定期數據備份，保障系統硬件和軟件免受自然災害和人為破壞。最后要加強人員教育，增強檔案數字化建設中的防范意識，防止檔案的散失、泄密。

3 系統建設和人才培養相結合的原則

檔案數字化管理建設周期長，信息技術又處在快速發展之中，從人防實際出發，優選檔案數字化技術與業務路線，建設好數字化檔案系統特別重要。

檔案數字化系統建設包括了硬件建設和軟件建設。構筑運行通暢的計算機網絡環境；對數量龐大的檔案資料源進行甄別鑒定，掃描建檔，確保重要檔案優先數字化；解決數字化檔案信息壓縮及存儲的關鍵技術問題；統一數字檔案的存儲格式、軟件環境，準確保存加密文件的加密、解密方式，以保障檔案的可讀性；加工與數字化檔案利用同步實現，提升檔案數字化的效益等，這些技術問題的解決需要耗費一定的人力、物力、財力，應該從與時俱進的高度予以重視。

檔案數字化是檔案工作中的一項新內容，不可避免地會遇到一些新情況、新問題。而相關人才短缺是一個重要問題。復雜的數字化系統操作和細致的檔案工作相結合，迫切需要復合型人才擔當此任，只懂得計算機技術或只懂得紙質等載體檔案管理知識的人恐怕無法勝任，所以必須加強數字化檔案信息管理人才的培養。一方面借助高校的培養力量，引進一專多能的新鮮血液，另一方面要加強在崗人員的全方位培訓，深化技術技能，強化檔案意識，只有這樣才能使檔案數字化管理工作有效開展，而不是流于形式。使檔案數字化管理為人防工作開展提供有力的支持。