高校檔案管理嵌入數模整合系統研究

向理琛

【摘 要】隨著互聯網技術的發展和信息化建設的深入，各類檔案的數字化為現代檔案管理工作帶來了便利，同時檔案資源信息安全問題也面臨全新的挑戰，我們提出將檔案數字化技術和模擬影像存儲技術整合運用，對檔案資源進行數字化掃描存儲的同時進行縮微影像技術存儲，這種數模整合技術為高等院校檔案資源的安全存儲和高效利用開拓了新的領域。

【關鍵詞】檔案數字化；縮微膠片；數模整合；高校

0 前言

在互聯網發展普及的今天，網絡是人們獲取文獻資料信息的主要途徑，而各類高等院校的檔案管理者也利用互聯網最大限度的發揮了檔案資源的服務作用，使廣大研究學者和利用者面對永不閉館的檔案館，這不僅提高了檔案文獻的利用率，同時也節省了人力和物力，提高了利用時效，而通過網絡傳輸的文獻資源是以數字文件形式存在的，數字文件也是數字檔案館的資源建設重要基礎，但目前搭載檔案管理的網絡環境以及存儲硬件卻存在著諸多漏洞和安全隱患，因為網絡的開放性導致黑客利用系統后門對目標數據進行竊取、攻擊和破壞，而存儲硬件則由于其機械構造的不可靠性或介質本身先天不足而產生存儲風險。如何能在保障數字檔案的存儲安全和不斷擴大的存儲容量之間進行平衡，是目前擺在檔案管理者面前的一個新課題。為此我們提出利用縮微影像和數字存儲技術融合的數模整合系統對高校檔案資源進行管理的新方法。

1 縮微影像存儲技術和數字文件存儲技術各自優劣的解析

1.1 縮微影像存儲技術解析

縮微影像技術是一種模擬存儲技術，從技術形態和行業標準方面都比較成熟并趨于完美，通過一次性在縮微膠片上記錄檔案資料的影像，獲得成像的縮微膠片有不可編輯、不可組合和無法處理的特性，符合反應文件的原始值貌的檔案利用特性，對此國際信息與影像管理協會（AIIM）和“中華人民共和國檔案法實施辦法”中都確定縮微膠片的法律效力和原件同等。同時縮微產品的體積較小，在恒溫恒濕的環境保存條件下能存儲五百年甚至更長時間，而目前數字存儲介質中光介質存儲載體和磁性介質存儲載體的數據損失風險較高，信息丟失損壞幾率也較大。相對于數字存儲方式，縮微膠片更加安全可靠，不易感染病毒或因誤刪除而導致檔案文件的損壞和信息丟失，其安全可靠程度是現代數字存儲技術無法比擬的?？s微膠片技術的特性也為其帶來了明顯的局限性，如縮微品的保存條件要求較高，需在恒溫（13-20℃）恒濕（15-40%）的環境下保存，其次膠片制作過程和工藝較復雜、專業性較強，縮微膠片檔案需要人工閱讀手工檢索、速度慢，且暫時無法實現遠程快速傳輸，只能記錄靜態圖像，對動態的聲像文件無法存儲。

1.2 數字文件存儲技術解析

近年來由于網絡建設的飛速發展，各高校也通過對檔案進行數字化，將檔案資源發布到互聯網上，大量經過數字化加工的檔案資料被存儲到各種數字存儲介質當中，這其中應用最為廣泛的兩類存儲設備是光介質存儲載體和磁性介質存儲載體。首先光介質存儲載體指的是CD、DVD和藍光DVD等光盤存儲介質，這類存儲設備的最大優勢是能夠存儲大量的數據，并且能夠囊獲幾乎所有數字化的文件系統，如圖像、音（視）頻、文本文檔、數據文檔等各種電子文檔，有操作簡便、兼容性好、單位數據成本低、可批量復制、容量大密度高的特點，同時光盤讀取速度相對縮微膠片快，并可以通過網絡進行快速的檢索和查閱。但光存儲載體也存在著很多弊端，如電子文件容易感染病毒，導致對文件的破壞和丟失，其次數字檔案文件均可以通過技術手段對其進行修改、編輯、加工，這直接導致了數字檔案文件失去了檔案原始值貌的特性，而不具有公認的法律效力。另外光存儲載體的致命弱點是其使用壽命較短，一般可擦寫光盤的理論使用壽命是20-30年，但在實際使用當中光存儲載體的平均壽命只有15年。

磁性介質存儲載體也具有光介質存儲載體類似的優勢，兼容性好、單位數據成本低、容量大密度高、檢索速度快等特點，磁性介質存儲載體有磁帶、閃存盤、軟磁盤等多種類型，目前應用最為廣泛的是硬磁盤存儲器，隨著技術提高，硬磁盤的單盤存儲容量不斷的增大，硬磁盤的單位存儲成本也在日漸降低，但硬磁盤也有類似光存儲介質一樣弊端，磁盤本身的機械構造導致其物理故障風險較大，同時磁性介質也對環境有一定的要求，高濕、高溫、強磁場對磁盤驅動器同樣有著一定的損害，這也增大了數據損失的風險，同時磁盤的使用壽命目前也只能達到5-10年，并且是在非連續運轉和磁碟本身不存在制造和設計缺陷的情況下的理論值，數據存儲方為了保證數據的安全性也必須定期更換新盤從而增加了存儲成本，同時也產生了因數據復制而發生文件損失的風險。綜上所述目前光介質存儲技術和磁性介質存儲技術也不是檔案數據存儲中最理想的永久存儲方案。

2 數模整合系統引入高校檔案管理系統的論證

2.1 數模整合系統的構建方案

數模整合系統既將以光介質存儲載體、磁性介質存儲載體為主的數字存儲技術和以縮微膠片為載體存儲技術有機的結合起來，兩者通過硬件設備和軟件系統對檔案數據進行共同的儲存、管理和利用。系統運作的基本方案如下，首先利用各種掃描設備對紙質文件進行掃描生成數字文件，通過系統軟件將數字影像文件進行檢驗校對、排序、建立索引、編目存檔進入數字存儲系統進行存儲，存檔同時將制作好的電子影像文件輸出到縮微膠片數字存檔機中制作縮微膠片，如i9600-16mm數字存檔機和Polycom-35mm數字存檔機，通過縮微輔助設備對膠片沖洗顯影定影烘干即可成品，對形成的膠片進行檢驗、校對、在編目排序、建立索引即可入庫進行長期保存和利用?？s微膠片存儲的同時可利用縮微膠片閱讀器進行查閱，也可利用縮微膠片掃描儀將膠片數字化掃描成電子文檔進行網絡系統利用，如MS6000MKⅡ/ MS7000MKⅡ縮微膠片掃描儀，而達到對檔案數據資源的長期保存和快速集成的管理。具體系統構建方案如下圖。

圖1 高等院校數模整合系統構建方案

2.2 數模整合系統的應用方式

現在各高校的實體檔案資源日漸增長，同時數字檔案數據庫容量隨著各類研究成果和檔案資源的增加而日益龐大，如何有效運用數模整合系統方式，讓其高效便捷的提供利用也成為一個系統性的問題。為了解決過于膨脹的數據庫積壓導致數字存儲系統的臃腫和龐大，我們可以采用“利用率分層法”對數據進行分類儲存。對存儲時間不長且查詢頻率較高的檔案，就采用數字存儲系統如磁盤整列進行存儲；對需要較長期保存的檔案采用光介質存儲的形式進行存儲；對需要永久保存的專利性、歷史性資料，并且須具備法律性、原始性的檔案則采用縮微影像技術進行存儲。舉例來說，筆者考察了國內多所211工程重點大學，比如擁有悠久建校歷史和大量珍貴歷史檔案資料的四川大學，該校檔案館2014年已開始在對本校歷史檔案文獻進行分批分階段數字化工程，為此檔案館成立專家小組對各種數字儲存技術和應用方案進行了多方的研究和考察，最終確定以數字存儲技術為主、縮微膠片技術為輔的數模整合系統存儲方式對學校歷史檔案進行保護存儲，由此可見采用縮微影像存儲與數字存儲結合的數模整合系統已經在高校中得到了切實有效的運用。

2.3 數模整合系統的可行性

數模整合存儲系統解決了數字文件檔案存儲過程中易產生的各種風險和問題，我們從以下幾方面論證：

1）數字影像文件長期保存的可能；首先縮微膠片的理論保存期限是500至800年，據美國國家標準學會（ANSI）委托以IT9.0委員會制訂的標準中認定，采用定影劑處理的銀鹽膠片即可達到“檔案級”的膠片，既永久存儲。達到了其他影像存儲介質都無法企及的極限存儲時間。

2）容災和抗物理損害能力；曾有報道在1995年1月17日發生在日本震驚世界的阪神大地震中，某公司檔案管理部門存儲在磁性存儲介質中的檔案信息被破壞而無法讀取，但保存在縮微膠片柜中的膠片信息卻完好無損；而在2008年發生的5.12四川汶川特大地震中，由于東方汽輪機廠的工業圖紙保存在縮微膠片中，該廠寶貴的技術圖紙也得以幸免，由此可見縮微膠片的抗物理破壞能力也優于其他介質。

3）互聯網信息共享安全問題；在網絡普及的今天，研究人員和利用者大量獲取文獻資源都是通過互聯網，并且獲得信息的主要內容也是數字文檔和數字圖像資料，通過數模整合的檔案管理系統就能有效的避免網絡系統漏洞，有效的防止黑客、木馬和病毒的襲擾，通過雙模式的存儲方案在出現數據丟失、被篡改和損壞的情況下，利用異地異質的縮微備份數據進行恢復補充，有效降低和徹底解決數字信息資源的安全風險。

4）在數字化檔案趨勢下保證檔案資料的法律效力；近年來檔案數字化趨勢越發加快，通過網絡可以對大量的文獻資源進行快速的檢索利用，但也因為數字檔案文件容易被修改、編輯而使得檔案的原始性真實性遭到破壞和質疑，因此縮微影像存儲技術在此彌補了這個不足，國務院1990年10月24日批準的《中華人民共和國檔案法實施辦法》第4章第21條規定：“各級各類檔案館提供社會利用的檔案，應當逐步實現以微縮品代替原件。檔案微縮品和其他復制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的效力”。“21條”的規定確立了縮微品在國家法律層面上的地位，使得縮微膠片的使用具有了法律依據。

5）巧用外包實現技術整合；縮微技術有著更復雜的制作工藝和較貴的制作成本，但筆者走訪過多所高校均采用數字化外包的方式實現檔案資料數字化和縮微存儲，在對各種檔案進行數字化時采用招標專業的數字化公司，利用專業的人員和設備對檔案資源數字化，同時進行縮微技術處理，相對于自己購買設備、培訓人員進行數字化縮微制作，這種方式更加高效、專業和節約成本，并且后續也能繼續接受數字化公司的各種質保和服務，讓高校檔案管理者更多的精力投入到“管”、“存”和“用”上，而把“制”交給更專業的人來做[1]。

3 結語

在數字技術高度發展的時代，縮微膠片存儲技術和數字存儲技術緊密的結合，利用數字技術快速、高效、便利的特點，結合縮微技術存儲的安全性、永久性、法律性、真實性，發揮出縮微技術長于“存”、數字技術長于“用”的特點，讓二者互為補充、互相轉換，解決了檔案資源長期保存和快速利用之間的矛盾。因此只有將多種存儲介質結合使用，實施數模整合系統存儲方案，才能有效提高檔案管理“存”與“用”的效率，在著眼全球的數字信息服務體系中，以網絡技術為依托、以縮微膠片、磁盤整列為載體的數模整合系統將具有更加廣闊的應用前景。

【參考文獻】

[1]尹群.數模整合技術——數字與縮微技術合理并存的橋梁[J].河南圖書館學刊，2012，12，32（6）.

[責任編輯：湯靜]