高校工資管理系統(tǒng)需求和解決方案

張希+李雄

摘要：高校相對(duì)于其他機(jī)關(guān)事業(yè)單位具有人員數(shù)量多，情況復(fù)雜等特點(diǎn)，本文通過(guò)對(duì)高校工資管理的現(xiàn)狀和需解決的問(wèn)題進(jìn)行分析，以L大學(xué)為例，提出了高校工資管理系統(tǒng)的需求和相關(guān)解決方案。

關(guān)鍵詞：高校；工資管理系統(tǒng)；需求；解決方案

中圖分類號(hào)：F272；G647 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）013-000-02

一、高校工資管理現(xiàn)狀

（一）信息孤島，協(xié)同性差。當(dāng)前高校的工資業(yè)務(wù)被分割為人事處的工資管理和財(cái)務(wù)處的工資發(fā)放，兩部門之間數(shù)據(jù)未能共享，人事部門缺乏完整工資數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)部門缺乏人事信息和政策指導(dǎo)。

（二）重復(fù)勞動(dòng)，易出差錯(cuò)。人事處將工資發(fā)放數(shù)據(jù)提交財(cái)務(wù)處后，財(cái)務(wù)處僅在數(shù)據(jù)錄入環(huán)節(jié)進(jìn)行審核，其實(shí)質(zhì)是人事處工資業(yè)務(wù)的重復(fù)。另外兩部門之間在數(shù)據(jù)提交和處理時(shí)還可能因?yàn)闇贤ㄕ系K或疏忽導(dǎo)致發(fā)放錯(cuò)誤。

（三）手工操作，缺乏系統(tǒng)。勞資業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)量大且復(fù)雜，具有很強(qiáng)的政策性和專業(yè)性，且需上報(bào)各類復(fù)雜的工資報(bào)表，目前大都依靠手工操作，效率低且易出錯(cuò)。

（四）缺乏監(jiān)督，透明度低。高校工資業(yè)務(wù)的審核和監(jiān)督的重點(diǎn)是審核工資標(biāo)準(zhǔn)確定過(guò)程中各項(xiàng)工資數(shù)據(jù)是否按相關(guān)政策進(jìn)行確定或調(diào)整，而對(duì)數(shù)字準(zhǔn)確性的審核基本上由電腦即可完成。

二、工資管理系統(tǒng)需解決的主要問(wèn)題

（一）建立人事處內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程，使工資業(yè)務(wù)智能化。提高人事部門工資過(guò)程管理的透明度，避免手工操作帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）增加二級(jí)單位的工資管理功能，為二級(jí)單位提供稅收籌劃等信息服務(wù)。

（三）規(guī)范人事和財(cái)務(wù)的工資管理業(yè)務(wù)流程，理順工資管理的職責(zé)權(quán)限；整合人事和財(cái)務(wù)相互獨(dú)立的工資數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)人事處和計(jì)財(cái)處工資系統(tǒng)數(shù)據(jù)的無(wú)縫鏈接。

（四）利用數(shù)據(jù)挖掘功能和專業(yè)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)全校和各二級(jí)單位績(jī)效工資項(xiàng)目的管控和水平的監(jiān)控，加強(qiáng)對(duì)工資發(fā)放數(shù)據(jù)的決策分析。

三、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)關(guān)系

L大學(xué)工資管理數(shù)據(jù)關(guān)系如圖1所示。

四、工資檔案的管理環(huán)節(jié)

（一）基本工資和基礎(chǔ)性績(jī)效工資檔案

1.工資項(xiàng)目和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)工資項(xiàng)目和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

各類工資項(xiàng)目主要包括基本工資（崗位工資、薪級(jí)工資）、績(jī)效工資（基礎(chǔ)性績(jī)效工資、獎(jiǎng)勵(lì)性績(jī)效工資）、其他津補(bǔ)貼、公積金等。其中基礎(chǔ)性績(jī)效工資包含崗位津貼、生活補(bǔ)貼、工齡補(bǔ)貼；獎(jiǎng)勵(lì)性績(jī)效工資包含學(xué)院獎(jiǎng)勵(lì)性績(jī)效工資、機(jī)關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)性績(jī)效工資、高層次人才津貼、考核評(píng)優(yōu)獎(jiǎng)勵(lì)和其他獎(jiǎng)勵(lì)性績(jī)效工資。其他基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括：學(xué)歷學(xué)位、工齡信息、崗位等級(jí)、任職年限、薪級(jí)工資套改和晉升等。

2.幾類常見(jiàn)的工資變動(dòng)處理

主要包括：入職起薪、崗位調(diào)整、晉升薪級(jí)、增加工齡補(bǔ)貼、學(xué)歷變動(dòng)、離職停薪、退休待遇等。

3.幾類和工資變動(dòng)協(xié)同的業(yè)務(wù)

（1）入職——起薪

（2）離職——停薪

（3）崗位聘用——調(diào)整工資，含職務(wù)任命、轉(zhuǎn)崗、聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)、續(xù)聘等。

（4）出國(guó)進(jìn)修——留職停薪

（5）考勤——病事假扣款

（6）退休——計(jì)算退休費(fèi)

4.工資審核和復(fù)核機(jī)制流程

系統(tǒng)工資審核和復(fù)核機(jī)制流程如下：薪資變動(dòng)——選擇薪資模板——確定人員——編輯人員薪資信息——計(jì)算；若薪資調(diào)整計(jì)算有誤則手工調(diào)整，若無(wú)誤則報(bào)批至上級(jí)審核，審核通過(guò)后系統(tǒng)再次確認(rèn)正確無(wú)誤則將數(shù)據(jù)提交和歸檔，若有誤則返回再次編輯人員薪資信息。

（二）機(jī)關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)性津貼工資檔案

L大學(xué)機(jī)關(guān)、直屬單位人員（含參照管理人員發(fā)放的專業(yè)技術(shù)人員和工勤人員，下同）的獎(jiǎng)勵(lì)性津貼平時(shí)由人事處按所聘校內(nèi)崗位和職務(wù)級(jí)別對(duì)應(yīng)分值和單價(jià)預(yù)發(fā)，在工資檔案中維護(hù)變動(dòng)（轉(zhuǎn)崗、晉升等）。年終根據(jù)工資檔案生成每位教職工全年的分值結(jié)算表。

（三）其他功能

其他實(shí)用功能包括：特殊人員（長(zhǎng)期病休、離崗?fù)损B(yǎng)和停薪留職人員等）工資檔案管理、各類表單（如工資變動(dòng)審批表、工資轉(zhuǎn)移信、退休人員登記表等）的自定義生成和打印、各類預(yù)警管理等。

五、工資發(fā)放環(huán)節(jié)

（一）基本工資和基礎(chǔ)性績(jī)效工資的發(fā)放

基本工資和基礎(chǔ)性績(jī)效工資由人事處根據(jù)工資檔案系統(tǒng)生成發(fā)放數(shù)據(jù)，同時(shí)按照學(xué)校的相關(guān)政策進(jìn)行補(bǔ)發(fā)。

（二）獎(jiǎng)勵(lì)性績(jī)效工資的發(fā)放

L大學(xué)機(jī)關(guān)、直屬單位管理人員由人事處平時(shí)根據(jù)所聘崗位的分值和預(yù)發(fā)單價(jià)預(yù)發(fā)獎(jiǎng)勵(lì)性績(jī)效工資。年終根據(jù)每個(gè)教職工全年每個(gè)月的所聘崗位分值和結(jié)算單價(jià)結(jié)合年度績(jī)效考核結(jié)果和考勤情況進(jìn)行結(jié)算。年終應(yīng)發(fā)=1-12月分值之和*結(jié)算單價(jià)-病事假扣款，應(yīng)發(fā)減去已發(fā)即為年終補(bǔ)發(fā)。

各二級(jí)教學(xué)單位負(fù)責(zé)發(fā)放本單位管理人員和專任教師的獎(jiǎng)勵(lì)性績(jī)效工資。其中學(xué)院管理人員的獎(jiǎng)勵(lì)性績(jī)效工資管理模式和機(jī)關(guān)、直屬單位相似，專任教師的獎(jiǎng)勵(lì)性績(jī)效工資由學(xué)院預(yù)發(fā)，年終根據(jù)業(yè)績(jī)分值進(jìn)行結(jié)算。

（三）個(gè)人所得稅的計(jì)算和籌劃

高校發(fā)放工資的職能部門和二級(jí)單位較多，缺乏統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺(tái)對(duì)教職工個(gè)稅的籌劃造成了一定的難度。工資管理系統(tǒng)可整合各部門發(fā)放的工資、津貼等數(shù)據(jù)，從而預(yù)知個(gè)稅、或根據(jù)稅率倒算得出合理的預(yù)發(fā)方案。

（四）二級(jí)教學(xué)單位的工資管理權(quán)限

1.負(fù)責(zé)本單位教職工崗位津貼的發(fā)放

2.負(fù)責(zé)本單位教職工獎(jiǎng)勵(lì)性績(jī)效的管理和發(fā)放

3.查詢統(tǒng)計(jì)和分析工資的功能

4.教職工個(gè)人稅收籌劃功能

六、工資統(tǒng)計(jì)和分析

（一）工資統(tǒng)計(jì)功能：按照不同的統(tǒng)計(jì)口徑（如按權(quán)責(zé)發(fā)生制統(tǒng)計(jì)和按收付實(shí)現(xiàn)制統(tǒng)計(jì)）不同時(shí)間段的工資數(shù)據(jù)。

（二）工資發(fā)放情況的分析：根據(jù)工資統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)自動(dòng)對(duì)全校工資發(fā)放情況進(jìn)行分析。

（三）全校工資水平在線監(jiān)控：為相關(guān)職能部門和校領(lǐng)導(dǎo)提供全校工資發(fā)放水平的實(shí)時(shí)監(jiān)控。（四） 數(shù)據(jù)切片功能：提供所需看的任一時(shí)間點(diǎn)的工資數(shù)據(jù)。如：全校教職工2015年12月31日的基本工資和基礎(chǔ)性績(jī)效工資標(biāo)準(zhǔn)。

（五）制作復(fù)雜工資報(bào)表和高級(jí)花名冊(cè)的功能：包含各類格式的工資報(bào)表的自動(dòng)輸出以及各種自定義花名冊(cè)的導(dǎo)出。

七、與財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)對(duì)接

人事處工資管理系統(tǒng)在整合全校工資數(shù)據(jù)的同時(shí)要和財(cái)務(wù)處財(cái)務(wù)軟件和工資發(fā)放軟件做好數(shù)據(jù)接口，二級(jí)單位和人事部門共同使用該系統(tǒng)，其在工資管理過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)統(tǒng)一在人事部門形成一個(gè)工資數(shù)據(jù)平臺(tái)，并由財(cái)務(wù)處的工資發(fā)放讀取；而由財(cái)務(wù)處處理的各類住房補(bǔ)貼、租房補(bǔ)貼、水電費(fèi)、電話費(fèi)，二級(jí)單位或課題組的勞務(wù)費(fèi)等數(shù)據(jù)，系統(tǒng)應(yīng)將回讀至工資數(shù)據(jù)平臺(tái)，以便于人事部門進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。

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[4]陳晶.高校工資管理系統(tǒng)的需求與分析[D].云南：云南大學(xué)，2015.

作者簡(jiǎn)介：張 希，浙江理工大學(xué)人事處，研究實(shí)習(xí)員，研究方向：高校薪酬管理研究；

李 雄，杭州宏服軟件有限公司，經(jīng)濟(jì)師。