中小學檔案管理工作存在的問題及應對措施

徐霞霞

【摘要】檔案管理作為學校文化建設的重要組成部分，對于學校的長足發展有著重要作用。學校成立、發展等都需要通過檔案資料反映，中小學要加大對檔案資料的管理，充分發揮檔案資料的重要作用。本文筆者就當前中小學檔案管理工作中存在的問題及應對措施進行了闡述。

【關鍵詞】中小學校 檔案管理 重大意義 存在問題 措施辦法

【中圖分類號】G633 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）05-0028-01

檔案管理作為學校文化建設的重要組成部分，是學校發展歷史的載體。檔案管理就是對平時學校資料的收集、分類、管理，有利于學校歷史資料的保存，有利于了解學校以來的發展狀況，可以說是學校的發展史料的重要重要部分，也有利于資料的查閱，確保學校檔案資料的最大化的運用。

一、搞好學校檔案管理的意義

檔案就是把一所學校從無到有，從小到大的發展，進行了文字化的濃縮，隨著計算機、多媒體等高科技的應用，檔案又增添了聲、影功能，更加生動地再現了學校歷史的真實感。圍繞檔案的利用，搞好管理很有意義，首先能發揮借鑒作用。學校的管理、科研和教學每天都在與時俱進的發展，借鑒歷史，我們會在發展中少走彎路。有句詩寫得很好，就是“歷覽前賢國與家，成由勤儉敗由奢”，說的是歷史的功能和作用，學校檔案，作為一種更具體，更實際的歷史，對學校發展中的借鑒作用更直接、利用率更高。其次，提供證據保障。學校的檔案資料，非常豐富，貫穿學校組成的各個環節，不但，記錄清晰，圖文并茂，而且，存放大量的原始證據，諸如，花名冊，規章制度，各種活動錄像等等，有很強的證明作用和說服力，保存完好的原始證據，對解決歷史遺留問題，幫助很大。第三、為地方史志的編篡提供資料。隨著地方志、專業志的相繼編篡出版的越來越多，教育志的編篡對學校檔案資料的利用率很高。沒有完好的中小學校的檔案資料，地方志的教育部類的編寫就空洞無物，因此，把學校的檔案室（館）建好，把資料系統整理好，有積極的歷史意義。

二、學校檔案管理亟待解決的問題

從多數中小學的調查情況來看，檔案管理不同程度存在缺陷和問題，具體如下：

一是重視不夠，管理意識不高。檔案管理是一件極不易引起重視的重要工作，處于學校工作的邊沿，在年度工作考核、經費使用安排等環節名不見經傳。學校領導班子幾乎沒有開會專門研究檔案管理問題。二是檔案室（館）建設標準低、條件差。從目前的調查情況來看，很多學校沒有專門的檔案室，沒有配備標準的檔案柜，資料存放不規范，不系統，不全面。三是資料不全。沒有專門的檔案室，沒有定期回收資料制度，導致了學校各個處室分頭保管自己的資料。存放無序，失散較多。四是管理手段不專業。縱觀學校的檔案建設，很少聘請上級檔案主管部門進行專業指導，高科技設備利率用率很低。

三、做好學校檔案管理的建議

加強檔案管理不是嘴上重視就能做到的，面對中小學校的實際狀況，應該從以下五各方面著手，抓緊抓好。

1.強化宣傳工作，提高對檔案管理重要性的認識。通過多形式、多途徑的宣傳，提高檔案管理意識，完善檔案管理責任，使檔案資料的收集、編目、存放規范化、制度化、現代化。

2.各個中小學校要從基礎抓起，完善檔案信息資料收交制度，建立健全檔案資料收集體系，定期整理資料，并交由學校檔案管理人員，由學校的檔案室統一保存。檔案管理人員要專人專職，配備現代化資料搜集工具和設備，力求資料搜集的及時、準確、簡要。

3.要強化檔案的規范管理。要選擇通風、防火、采光好、不潮濕的房間，購置物優價廉的檔案柜，建立檔案室。抽調專門人員，定期回收各類資料，按目錄，有序存放。

4.規范檔案管理業務。做好檔案工作，說著容易，做起來難，檔案資料的齊全，不是憑一腔熱血的沖動就能完成的，是長年累月積攢的結果，檔案管理很難出成績，必須牢固樹立耐寂寞、甘淡泊、不名利的工作理念，扎實開展資料收集和整理工作，對特殊資料，要采取特殊的保管措施，按照長久卷，臨時卷的要求，分類建檔，編排目錄，有條件的學校，要給檔案室配備計算機，開拓資料保存渠道。充分挖掘學校的歷史資料，聘請老校友撰寫回憶錄，提供證據資料，不斷豐富檔案的內容。最后、實現檔案管理信息化。從查閱檔案資料實踐，我們都能感覺到，傳統的手工整理的紙質檔案，不能直觀形象地表達信息的本來面目，只是間接地粗放的傳承和介紹，準確度，與原來發生的事情的本來面目，不同程度的出現誤差，有的甚至，得請專家，進行鑒別和判斷，大大減弱了檔案資料的利用功能。黨的十八大提出，到2020年，我國要全面建成小康社會，這就需要學校的檔案管理，必須升級改造，充分利用計算機、多媒體、衛星技術，實現檔案管理和資料收集信息化。滿足人們日益提高的利用水平的需要。

參考文獻：

[1]王惠新；；如何做好中小學檔案管理工作[J]；蘭臺世界；2010年S2期

[2]文必勇，孫景霞；中小學教學管理存在的十大問題[J]；教學與管理；2001年01期