淺談高校文檔一體化管理

陳麗伊

（瓊臺師范學院，海口 571100）

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淺談高校文檔一體化管理

陳麗伊

（瓊臺師范學院，海口 571100）

［摘 要］目前眾多高校都存在此情況：文書工作因為與檔案管理工作歸屬于兩個部門，在工作過程中常常被分開處理，兩個部門之間沒有很好地溝通和結合，從而影響了檔案信息的完整性和準確性。筆者在7年的檔案管理工作中也遇到了因為未能實現文檔一體化從而對檔案信息收集、整理造成很大影響的問題。所以本文重點探討高校文檔一體化管理，并找出提高高校文檔管理水平的方法。

［關鍵詞］高校；文檔；一體化管理

文檔一體化，就是文件生成和檔案管理的一體化。文檔一體化的意義在于從整體上組織控制文件、檔案信息，加強各部門對文件管理的超前管控，這樣能保證入檔質量，減少重復勞動，又能節約人力、財力、物力。對于高校而言，現行公文及其處理是日后學校檔案的主要來源，同時，檔案也是立卷文書的重要歸宿。因此，高校必須了解文件管理與檔案管理之間的關系，并且在實踐工作中實現文檔一體化管理。

1　文檔一體化管理存在的問題

我國許多高校在20世紀90年代就提出了將文件管理與檔案管理一體化的思想理念，但很少有高校在實踐工作中實現，其存在的主要問題有以下幾個方面。

1.1文書和檔案工作各為其陣

目前，許多單位都使用將文件和檔案分開的管理模式。就高校而言，檔案工作業務更多在檔案部門完成，而文件管理則由校辦秘書科指導完成。這就使領導更多把目光放在文件運轉上面，而檔案工作人員很難對文件管理部門進行規范管理和業務指導。文件和檔案設在兩個不同的部門進行管理勢必會造成文書工作和檔案管理工作在方法上、標準上不統一，也會造成信息收集的缺失和內容的不完整等情況出現，這種管理模式無法實現文檔一體化管理的前端控制。

1.2文件和檔案管理之間存在很多未解決的矛盾

由于文件管理和檔案管理的業務和行業標準的不統一，造成了高校文件管理和檔案管理之間存在著很大的矛盾。雖然文件管理和檔案管理息息相關，但是由于文檔分離管理，造成文件處理工作與檔案工作的標準不統一。在高校的文件管理過程中常常出現文秘工作人員因工作不當造成文件材料遺失的情況，但是在這過程中檔案管理人員是不知情的。這就會造成本單位文件資料形成、積累和歸檔工作受到極大限制。

2　在高校實行文檔一體化管理的必要性

2.1高校發展所需

首先，國內高校的辦學規模不斷擴大，學生人數增多，職能部門也不斷增加。隨著部門職能的轉變，高校檔案的收集難度、工作量都加大了。其次，高校檔案的載體越來越多樣化，各種電子文件，紙質文件大量產生，檔案管理部門從傳統的立卷管理已經變為以“件”為單位來收集整理。最后，學校擴大后，檔案的利用率也隨之提高了。學校的教學、科研以及各種評估，都必須有檔案材料的支撐，而傳統的管理方式已經不能適應，所以改革文檔管理是關鍵。

2.2高校文檔一體化管理，是信息技術的必然性要求

現階段，各高校在文件和檔案管理處理上，從擬稿、審稿、簽發、打印、校核、發文到最后歸檔，都采用信息技術，速度大大提高。但是由于高校檔案管理中仍然存在著手工操作方式，使檔案查找和利用的速度很慢，導致檔案信息利用率低下。隨著社會的發展，信息化技術已經普遍應用于許多領域，而文件和檔案管理隨著工作量的增加，非常需要信息化手段來提高工作效率。這就要求高校的文件工作與檔案管理必須以信息技術為主要手段。因此，高校文檔一體化是信息網絡技術的必然要求。

3　實現高校文檔一體化管理的對策

高校實施文檔一體化的必要性，讓各大高校檔案工作人員深刻體會到文檔一體化管理對檔案收集工作的重要作用。現階段，信息技術發展迅速，各大高校在檔案工作中不斷地摸索和總結經驗，文檔一體化管理被高校視為日后發展的重要手段。對于如何實現高校文檔一體化，筆者提出以下幾方面的措施。

3.1“收發文”和“歸檔”合一

把文件的“歸檔關口”提前，使收發文登記“合一”。不管是本單位發文、內部文件，還是外單位來文，只要收到文件就要先登記歸檔，然后再進行公文的運轉處理。這樣就不會使一部分現形文件在現行期剛開始時就已歸檔，而另一部分等到現行期完了才歸檔，這樣便保證了檔案部門歸檔材料的完整性。而檔案部登記歸檔，就會讓檔案管理和文件管理兩個部門在進行不同工作的同時把其中的相同點銜接起來合為一體，由一個控制中心一步到位，同時簡化了工作程序，精簡了機構，有效控制了整個文件運轉的過程。

3.2高校實現檔案管理信息化

隨著我國高校各項管理工作向信息化發展，高校檔案信息在高校日常管理中地位越來越重要。所以，實現高校文檔一體化關鍵在于實現檔案信息化。在檔案信息化應用方面，工作人員通過使用檔案管理特有的系統軟件，可以對已有的信息進行相應的歸檔操作，并實現檔案信息的瀏覽、著錄、查詢、借閱及檢索等，能最大化利用檔案信息資源。學校檔案信息管理系統建成后，通過與其他檔案管理系統、軟件的無縫連接，用信息化手段對整個檔案業務的流程進行有效管理，即可實現真正意義上的文檔管理一體化。

高校文檔一體化不僅是一種先進的管理手段，也是檔案管理工作的發展趨勢。總之，文檔管理一體化建設工作不是一蹴而就的，在建成后也需要文書工作部門與檔案管理部門合作，不斷對管理制度進行補充、完善。另外，在人員的培訓、管理及傳統檔案工作模式的轉化等方面也需要做很多的工作。

主要參考文獻

［1］金慧珠，王儉，等.文件登記、立卷、著錄三位一體［J］.檔案工作，1989（4）.

［2］陳兆祦.六十國檔案工作概況［M］.北京：中國檔案出版社，1995.

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.134

［中圖分類號］G271；G647

［文獻標識碼］A

［文章編號］1673-0194（2016）12-0197-01

［收稿日期］2016-05-20