改善高校儀器設(shè)備管理水平探索

張長遠

（北京航空航天大學(xué)，北京 100191）

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改善高校儀器設(shè)備管理水平探索

張長遠

（北京航空航天大學(xué)，北京 100191）

［摘 要］近幾年，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國教育事業(yè)不斷壯大。儀器設(shè)備作為高校的重要資源，在促進高校科研、教學(xué)和管理水平上的作用也日趨明顯，所以要不斷完善高校對儀器設(shè)備的管理水平。可是，目前我國高校儀器設(shè)備還存在著數(shù)量大而管理人員缺少、重復(fù)購置現(xiàn)象嚴(yán)重、閑置率高等一系列問題，需要通過學(xué)校各部門間加強溝通、建立共享機制等方法來改善。

［關(guān)鍵詞］儀器設(shè)備；高校；固定資產(chǎn)；共享機制

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，儀器設(shè)備作為高校的重要資源，在科研、教學(xué)和行政辦公上都扮演著越來越重要的角色。對高效儀器設(shè)備進行科學(xué)管理，不僅能提高儀器設(shè)備使用效率，而且對高校的穩(wěn)步運行有著十分重要的意義。

1　目前儀器設(shè)備管理的現(xiàn)狀及問題

1.1設(shè)備存量較大，分類覆蓋范圍較廣

多數(shù)擁有悠久歷史的高校的設(shè)備存量都比較大，而且每年也會有較多的設(shè)備增量。大量設(shè)備信息由設(shè)備經(jīng)辦人員通過儀器設(shè)備管理系統(tǒng)填報，再由校級設(shè)備管理員審核錄入，在錄入的同時要保證相關(guān)信息的唯一性、準(zhǔn)確性和真實性，因為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是報表統(tǒng)計的根源。將大量的信息入庫是一項龐大的工程，需要科學(xué)的方法才能高效率完成。

1.2儀器設(shè)備存在重復(fù)購置現(xiàn)象，且閑置率較高

很多高校中都存在以下兩種現(xiàn)象:第一，為了不斷滿足教學(xué)科研的要求，一些院系、研究所會購置新設(shè)備，去淘汰現(xiàn)有配置較低的設(shè)備，而這些被淘汰的舊設(shè)備卻可能滿足別的部門的需求；第二，一些課題組因為某課題項目的需要，購置了大型貴重儀器設(shè)備，但當(dāng)課題項目結(jié)束后，這些設(shè)備也就被停用封存了，當(dāng)其被再次啟用的時候可能已過多年，其規(guī)格參數(shù)早已無法滿足新的課題項目要求，所以又只能重新購置一臺新的設(shè)備，最終造成資源浪費。

1.3管理部門間的數(shù)據(jù)流通性差、文件關(guān)聯(lián)度不夠

業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員從采購到報銷，需經(jīng)歷過財務(wù)部、招標(biāo)采購部、設(shè)備管理部、檔案館和保密處等多個部門的業(yè)務(wù)審批流程。想要辦理完所有流程，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人最快也需要2～3個工作日，同樣的合同材料需要提交2～3個部門。長期以往，這樣大量重復(fù)的業(yè)務(wù)辦理流程會造成業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員和審批人員疲憊不堪，最終導(dǎo)致業(yè)務(wù)辦理效率低下。

另外，各個管理部門間的相關(guān)文件中的規(guī)定關(guān)聯(lián)度不夠，導(dǎo)致儀器設(shè)備管理系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)信息不夠準(zhǔn)確、更新不夠及時，尤其體現(xiàn)在所屬使用單位和所屬設(shè)備負責(zé)人的信息上。例如:在校內(nèi)人員的工作調(diào)動時，其辦理了相關(guān)人事手續(xù)后卻沒有辦理設(shè)備變更手續(xù)，導(dǎo)致原設(shè)備管理人員已經(jīng)離職但設(shè)備管理系統(tǒng)內(nèi)的相關(guān)信息依然沒變。類似情況導(dǎo)致設(shè)備管理部門對設(shè)備的管理的難度增加了很多。不僅如此，在設(shè)備完成其使命進行報廢銷賬的時候，按照學(xué)校相關(guān)文件的規(guī)定是設(shè)備負責(zé)人申請?zhí)幹茫驗樵O(shè)備管理系統(tǒng)內(nèi)的相關(guān)信息沒有變更，其原負責(zé)人早已調(diào)離本單位，所以此業(yè)務(wù)需交給學(xué)校授權(quán)的二級設(shè)備管理員進行申請?zhí)峤唬蛴稍O(shè)備管理部門核實完情況后直接幫助現(xiàn)設(shè)備使用人提交申請。如果此情況大量出現(xiàn)在業(yè)務(wù)當(dāng)中，就會造成業(yè)務(wù)辦理效率低下，并影響管理水平。

2　改進方法和建議

2.1加強部門間的溝通協(xié)作

第一，建議連接人事管理部門和設(shè)備管理部門的業(yè)務(wù)，實現(xiàn)文件規(guī)定之間的關(guān)聯(lián)性，以便強制工作調(diào)動的人員辦理設(shè)備交接手續(xù)，及時更新設(shè)備管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的信息。第二，建議實現(xiàn)校內(nèi)管理部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接，讓數(shù)據(jù)能夠在封閉的系統(tǒng)之間傳遞和流動起來，真正意義上實現(xiàn)動態(tài)管理模式。只有這樣，才能提高業(yè)務(wù)辦理效率，即使面對每年數(shù)以累計的設(shè)備增量，業(yè)務(wù)辦理人員和業(yè)務(wù)審核人員也能夠從容面對，讓數(shù)據(jù)在部門之間流動，不讓業(yè)務(wù)辦理人員在業(yè)務(wù)部門之間跑動。第三，建議實現(xiàn)縱向業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)對接。作為學(xué)校的設(shè)備管理部門，每年都要上報各類報表和數(shù)據(jù)，如果能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)校和上級部委的系統(tǒng)對接，讓數(shù)據(jù)高效準(zhǔn)確地傳遞，不僅能節(jié)省大量人力和財力，更能提高管理水平和辦事效率。

2.2建立設(shè)備共享機制

面對高校設(shè)備使用率低下和設(shè)備重復(fù)購置的現(xiàn)象，建立設(shè)備共享機制可以說是解決病癥的一味良藥。但目前我國多數(shù)高校的設(shè)備共享平臺運行情況并不理想，原因有很多，例如，設(shè)備使用部門的積極性差，設(shè)備購置經(jīng)費的分?jǐn)倷C制不完善等。想要扭轉(zhuǎn)這個資源浪費的態(tài)勢，就需要所有工作人員的積極參與和支持，讓設(shè)備共享機制成為一種常態(tài)，讓設(shè)備共享平臺成為教學(xué)科研必不可少的一個工具。

具體而言，應(yīng)先從校內(nèi)共享做起，逐漸形成規(guī)范的、高效的運行機制，保證科研教學(xué)的順利進行。然后再開放校外共享，為周邊的兄弟院校和企業(yè)敞開一扇共享大門，減少資源浪費，實現(xiàn)社會服務(wù)的目的。

3　結(jié) 語

高校的儀器設(shè)備管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及諸多方面。應(yīng)繼續(xù)探索高校設(shè)備管理信息化，不斷創(chuàng)新管理模式與體制，注重人才培養(yǎng)，力爭構(gòu)建高校設(shè)備管理的理想平臺，實現(xiàn)信息資源共享，提高高校設(shè)備管理部門的管理效率，創(chuàng)建一流的高校設(shè)備管理信息化模式。

主要參考文獻

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doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.164

［中圖分類號］G647

［文獻標(biāo)識碼］A

［文章編號］1673-0194（2016）12-0239-01

［收稿日期］2016-05-08