電子政務環境下政府檔案管理模式的轉變分析

張會寬

摘 要：網絡信息技術的推廣應用推動了政府檔案管理模式的改革。本文就政府檔案管理模式的理念、檔案載體、服務手段、主要工作流程、服務方式方面的轉變進行了探究，并提出了一些建議措施，以期為完善政府檔案管理模式提供一定參考。

關鍵詞：電子政務環境 政府檔案 管理模式 轉變

網絡信息技術的推廣和廣泛應用促進著政府檔案管理模式的深化改革，電子信息技術走進行政管理工作，使電子政務成為政府與時俱進的標志。政府電子政務已基本上擺脫時間、地點的限制，提供方便、快捷的服務。各部門在資料傳閱、資源共享、管理文檔等方面受到網絡信息技術的影響，也在發生著改變。政府檔案管理作為政府政務的組成，在電子政務的影響下，其模式也在轉變。

一、電子政務環境下政府檔案管理工作的轉變

1.政府檔案管理理念轉變。網絡信息技術的極大發展，政府電子政務的施行催生了政府檔案的科學管理理念，并逐步取代傳統的管理方式。政府檔案管理工作已趨向信息化、數字化和自動化，并由此變得更加科學和高效。政府檔案工作者轉變發展觀念，借助網絡信息技術，對檔案的儲存、傳輸、共享進行科學合理的管理。同時，充分發掘檔案資源的潛能，合法、合理開發利用。檔案資源從被收錄收藏，變為可以共享利用的、有開發價值的流動資源，這對現代檔案管理有極其重要的戰略意義。

2.政府檔案載體的轉變。傳統的政府檔案管理中，主要通過文字記載的形式來完成。政府辦公中引入電子政務的形式，加快了政府部門應用數碼技術、信息網絡技術及其他高科技現代化技術應用的步伐。同時，時下某些新型材料也應用到了政府檔案管理中。這在很大程度上豐富了政府檔案載體的形式，使得政府檔案管理能夠依靠聲音、圖像等方式，將管理對象生動地呈現出來，打破了傳統文字記載的政府檔案載體模式。儲存材料方面，也漸漸從紙質材料轉變為磁帶、光碟、U盤、移動硬盤等磁性材料，豐富了政府檔案資料收藏的形式，使檔案管理往多元化方向發展，并推進著檔案結構的轉變。

3.政府檔案管理服務手段的轉變。隨著政府網絡智能辦公系統及電子政務的推廣應用，政府檔案管理開始依賴數據庫及網絡，使得政府檔案管理的服務方式也在發生改變。傳統的政府檔案信息服務方式依靠管理人員對檔案進行收錄、整理以及存儲保管，較為被動，方式較為單一，也不夠靈活，存在著一定的局限性。電子政務的應用改變了政府檔案信息服務方式的被動局面，一改傳統服務的間接和靜態方式，依靠網絡信息技術與政府檔案管理的統一，逐步轉向主動服務，以網絡資源為主，向服務對象更多地提供直接的、動態的開發、編輯及參考咨詢，減少了因人員管理而出現的失誤。政府檔案管理的各個部門依靠網絡信息技術，加強了彼此之間的溝通和交流，并實現資源共享。政府檔案管理工作依靠電子信息技術，實現了服務手段的多樣化，為管理人員和服務對象都帶來了快捷和便利，從而將工作的中心轉移到服務上，打破了政府檔案傳統的管理模式，讓人們能夠及時、快速地找到需要的檔案資源。這不僅使政府檔案管理工作效率得到提高，也標志著政府檔案管理服務在向著便捷化方向發展。

4.政府檔案管理主要工作流程的轉變。政府檔案部門依靠網絡信息技術，改變了檔案收集的方式。政府各個部門結合本部門的實際情況，可以直接將檔案數據錄入存檔，也可以將檔案文件傳輸到檔案管理部門，并及時錄入到數據庫，從而對各類檔案文件進行分類歸檔，確保存儲的完整與準確，避免檔案文件的遺失，加強了各部門間的聯系與資源共享。同時，政府檔案管理人員還可以利用網絡信息技術，對各類檔案信息跟蹤服務，必要時調取各部門的檔案數據信息進行核對，這在極大程度上縮短了檔案管理周期，提高了工作效率。另外，在電子政務環境下，通過網絡信息技術來完成政府檔案管理工作，已避免了傳統紙質載體管理的安全問題，但網絡安全問題成為了檔案管理工作流程中重要的一個環節。政府檔案管理部門在工作中做好安全防范工作，對于確保檔案信息的安全具有重要意義。

5.政府檔案管理服務方式的轉變。政府檔案管理傳統的服務方式制約了檔案管理的發展，已經不能很好地滿足時代對檔案管理的需求。由于受到網絡信息技術在政務工作中應用的影響，政府檔案管理的服務空間得到拓展，服務方式因此而轉變。政府檔案管理部門利用現代網絡技術，通過將檔案信息進行錄入、調取、歸檔等方式，提供更加及時、簡便、快捷的服務給用戶，并且能及時收到用戶的反饋信息，時效性相當高。另外，政府檔案管理部門還可以根據實際需要，利用相應的軟件系統，對使用者查詢檔案資料所處的時間、地點、內容等進行數據的統計分析，根據使用者的反饋等，合理地調整服務內容與方式。同時，及時配給各部門所需要的檔案資料，滿足各部門所需，確保政府部門工作的順利開展。政府檔案管理的服務方式經過長期的發展轉變，已具有當前時代的特點。然而目前的政府檔案管理服務方式還不能完全拋開傳統的服務方式，需要與傳統檔案管理的服務方式相結合，才不至于脫離實際。兩種服務方式各有所長，政府檔案管理人員在工作中應取二者所長，避二者所短，才能在檔案管理工作中更好地為服務對象服務。

二、電子政務環境下完善政府檔案管理的建議

1.加強政府檔案管理人員隊伍的建設。電子政務環境下，檔案管理工作作為政務工作的重要組成，受到高度重視。檔案管理工作的直接操作者是管理人員，因此管理人員需要保持較高的學習積極性，不僅要學習專業的檔案管理知識，還要總結工作中的經驗。上級領導除了重視檔案管理人員的學習和培訓外，還要進行必要的思想教育，比如開設思想培訓課等方式，引起管理人員對檔案管理工作思想上的高度重視，發揮良好的敬業精神和奉獻精神。

2.確保經費充足，硬件設施完善。政府檔案管理人員依靠網絡信息技術，對檔案信息進行科學管理，為用戶提供便捷的服務，從而提高政務工作的效率。政府應加強對檔案管理部門的重視，將檔案管理部門的經費納入到財政預算中，加大經費的投入。購置檔案收集、搶救、保護、編纂等所需的硬件設備，如電腦、空調、抽濕機、監控設備、裝檔案的器具等，以確保檔案館的環境安全。

3.重視信息安全建設。網絡信息技術為政府的工作帶來便利時，也存在一些安全隱患，檔案資料涉及到政府機密，管理人員應高度重視保密工作。首先應加強日常網絡維護工作，及時更新電腦設備中的殺毒軟件及防火墻，嚴禁不當上網帶來的病毒攻擊和泄密等。其次，數據庫服務器可以采用雙主機形式，主用和備用主機之間相互鏡像備份，并使用U盤、移動硬盤等設備進行存檔備份，確保備份安全。

4.重視檔案管理部門的管理人員編制。根據《地方各級檔案館人員標準》等相關規定，結合自身的實際情況，妥善處理好檔案管理人員的編制問題。不僅免去了管理人員不必要的憂慮，還能增強其歸屬感與認同感，工作積極性和學習積極性都極大提高。

5.加強檔案管理信息化建設。對于館藏的紙質檔案，可以開展數字化工作，將其中一些適合電子存檔的檔案進行數字化處理。對于電子檔案信息，應統一其使用和管理的標準及制度。

三、結語

網絡信息技術的應用，推動著電子政務的發展。政府檔案管理的傳統模式受到信息網絡的沖擊，發生了重大轉變，當前的政府檔案管理已趨向信息化模式。充分利用網絡信息技術快捷、便利的優點，通過規范化和標準化的管理模式，為政府檔案管理創建一個安全、便捷、高效的管理平臺。

參考文獻：

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