基于流程管理的電子文件歸檔系統(tǒng)研究

張才千+楊樺

摘要：本文通過對(duì)電子檔案管理情況分析，采用流程管理的思想，通過對(duì)電子文件歸檔流程的分析，依據(jù)電子檔案管理的要求，利用面向方面和MVC多層架構(gòu)的思想，設(shè)計(jì)提出了一個(gè)基于流程管理的電子文件歸檔系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案。

關(guān)鍵詞：流程管理；電子文件；電子檔案；歸檔

1 流程管理概述

流程管理源于1993年美國麻省理工學(xué)院邁克爾·哈默（Michael Hammer）與CSC管理顧問公司的董事長(zhǎng)詹姆斯·錢皮（James Champy）提出的管理流程再造（BPR）概念，它是一種以規(guī)范化的構(gòu)造端到端的卓越業(yè)務(wù)流程為中心，以持續(xù)地提高組織業(yè)務(wù)績(jī)效為目的的系統(tǒng)化方法，其實(shí)質(zhì)在于構(gòu)造卓越的業(yè)務(wù)流程[1]。流程的類型分別是戰(zhàn)略性流程、經(jīng)營(yíng)性流程和輔助性流程，并且所有組織的核心流程基本上是相同的，其數(shù)量及復(fù)雜程度與組織的規(guī)模無關(guān)[2]。

近幾年來，流程管理不僅成為管理界學(xué)術(shù)研究的熱點(diǎn)，更在國際企業(yè)界形成討論和應(yīng)用的熱潮。美國、日本以及西歐一些國家的企業(yè)都爭(zhēng)先恐后開始了這方面的實(shí)踐。與傳統(tǒng)管理方式比較，流程的管理方法在以下幾個(gè)方面實(shí)現(xiàn)了突破[3]：（1）信息和交流更加通暢；（2）為員工授權(quán)；（3）新的領(lǐng)導(dǎo)方式；（4）新的協(xié)作方式；（5）更加重視知識(shí)要素資源的有效運(yùn)用。

2 電子文件歸檔流程建模

歸檔作為檔案管理的一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，是文書工作的終結(jié)，檔案工作的起點(diǎn)。在紙質(zhì)文件管理過程中，一般要求業(yè)務(wù)或文書人員將處理完畢的文件整理好后，向檔案人員移交歸檔，其工作方式與方法已經(jīng)普遍為大家所接受[4]。而電子文件因其容易修改、難以區(qū)分原件和復(fù)制件。通過對(duì)電子文件歸檔過程進(jìn)行流程分析，設(shè)計(jì)電子文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)流程，保證電子文件歸檔后的原始性，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的憑證價(jià)值，對(duì)電子檔案管理工作顯得十分重要。

在實(shí)際工作中，電子文件歸檔主要采用的是前端控制模式，這主要是根據(jù)目前我國對(duì)文件連續(xù)體理論的運(yùn)用，按照檔案管理部門的要求，對(duì)電子文件的控制管理、創(chuàng)建以及設(shè)計(jì)都是在前端控制模式下進(jìn)行的。電子文件歸檔使用前端控制模式可以實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，從以前的電子檔案后端控制的半程管理覆蓋到電子文件歸檔的全程管理[5]?；诖耍瓿呻娮游募w檔工作，不能簡(jiǎn)單將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的歸檔流程照搬到電子文件歸檔中，必須從電子文件產(chǎn)生的業(yè)務(wù)系統(tǒng)開始，提取除電子文件內(nèi)容本身以外的憑證信息，同時(shí)進(jìn)行歸檔，這樣才能在真正意義上實(shí)現(xiàn)從電子文件到電子檔案的歸檔工作，使電子檔案能夠像傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一樣，起到其憑證價(jià)值的作用，具備同等的法律效力。

依據(jù)電子文件歸檔全程管理的要求，設(shè)計(jì)電子文件歸檔整體流程模型如圖1所示：

首先從各業(yè)務(wù)系統(tǒng)采集接收電子文件及相關(guān)信息。這部分工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，因?yàn)椴煌瑔挝凰褂玫臉I(yè)務(wù)系統(tǒng)多種多樣，所產(chǎn)生的電子文件格式同樣五花八門，這就需要將不同格式電子文件按照分類進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，為歸檔做好準(zhǔn)備。

接著對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件及相關(guān)信息進(jìn)行采集篩選，確定電子文件類型、范圍等信息，然后按照檔案管理要求進(jìn)行電子文件鑒定工作，鑒定完成后確定資源清單并進(jìn)行審核，審核通過就進(jìn)行歸檔處理，否則要重新完成上面工作。

通過鑒定、審核的電子文件就可以歸檔了，首先，為了檔案的利用、存儲(chǔ)，要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，主要由檔案管理人員著錄標(biāo)引元數(shù)據(jù)、對(duì)需要數(shù)字化的資源進(jìn)行數(shù)字化處理。標(biāo)準(zhǔn)化處理完成的電子文件進(jìn)行檢測(cè)后沒有問題就成為一份電子檔案，可以加密后入庫保存，到這里就完成了基本歸檔工作。

對(duì)歸檔后的電子文件，如果允許網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，可以解密、確定可公開的目錄、添加水印后提供給用戶進(jìn)行檢索、使用。

3 電子文件歸檔實(shí)現(xiàn)

通過對(duì)電子文件歸檔流程分析，我們發(fā)現(xiàn)，整個(gè)電子檔案歸檔管理過程十分復(fù)雜，依據(jù)電子文件歸檔流程要求，采用面向方面和組件化的思想以降低業(yè)務(wù)邏輯各個(gè)部分耦合度，提高項(xiàng)目的可維護(hù)性，整個(gè)電子文件歸檔系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)如圖2：

整個(gè)電子文件歸檔系統(tǒng)整體分為應(yīng)用功能模塊和系統(tǒng)基礎(chǔ)模塊。下面對(duì)兩個(gè)部分分別進(jìn)行說明。

3.1 系統(tǒng)基礎(chǔ)模塊。系統(tǒng)基礎(chǔ)模塊主要實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔流程中涉及系統(tǒng)安全管理、數(shù)據(jù)保存、訪問控制、共用組件等基礎(chǔ)性功能。這些功能在整個(gè)電子文件歸檔流程中會(huì)隨時(shí)調(diào)用，且是整個(gè)系統(tǒng)健康、穩(wěn)定運(yùn)行的基礎(chǔ)，對(duì)系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)起到支撐作用。這里將這些功能獨(dú)立開發(fā)封裝成各個(gè)基礎(chǔ)模塊，一方面可以提高代碼的復(fù)用，另一方面又可以降低電子文件復(fù)雜歸檔流程處理難度，使得更加容易地開發(fā)出功能完善的系統(tǒng)。

這里共設(shè)計(jì)了8個(gè)基礎(chǔ)模塊，下面分別加以說明。

權(quán)限控制模塊：以基于用戶角色的權(quán)限控制模型為基礎(chǔ)，結(jié)合電子文件歸檔中對(duì)用戶訪問控制的要求，加入時(shí)間、地點(diǎn)等環(huán)境要素，形成完善的訪問控制模型，滿足系統(tǒng)訪問控制要求。

數(shù)據(jù)存儲(chǔ)模塊：用于完成電子文件、憑證信息，以及相關(guān)著錄信息的保存工作。

數(shù)據(jù)加密模塊：主要完成有保密要求的電子文件及其相關(guān)信息的加密、解密功能。這里采用公鑰加密算法和對(duì)稱加密算法相結(jié)合的方法完成該模塊，在保證數(shù)據(jù)安全的同時(shí)，又照顧到系統(tǒng)的性能需求。

PKI認(rèn)證模塊：主要采用數(shù)字證書技術(shù)來完成電子文件憑證價(jià)值的功能。

持久層模塊：是系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能的底層實(shí)現(xiàn)，在實(shí)際系統(tǒng)開發(fā)實(shí)現(xiàn)中采用軟件開發(fā)中的持久層框架實(shí)現(xiàn)，完成關(guān)系數(shù)據(jù)庫和面向?qū)ο蟪绦蛟O(shè)計(jì)語言之間的轉(zhuǎn)換。

水印生成模塊：主要為電子文件利用提供方便，在電子文件發(fā)布檢索時(shí)，對(duì)文檔內(nèi)容加上水印。

日志管理模塊：完成系統(tǒng)日志的生成、查看等功能，通過該模塊可以很好地查閱系統(tǒng)使用情況。

公共組件：主要放置系統(tǒng)開發(fā)中會(huì)大量重復(fù)使用的基礎(chǔ)性功能代碼，如字符串轉(zhuǎn)換等。

3.2 應(yīng)用功能模塊。應(yīng)用功能模塊用于實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔流程中具體的業(yè)務(wù)功能，在系統(tǒng)每個(gè)應(yīng)用功能模塊的實(shí)現(xiàn)都是按照MVC多層架構(gòu)的思想，分為視圖層、控制層和模式層，層與層之間采用標(biāo)準(zhǔn)化的接口實(shí)現(xiàn)耦合，為系統(tǒng)提供更好的可維護(hù)性和健壯性。從電子文件歸檔流程開始到最后的發(fā)布檢索，共設(shè)計(jì)了資料接收、鑒定審核、檔案標(biāo)準(zhǔn)化、檔案著錄、檔案歸檔、檔案發(fā)布、檔案借閱、載體管理和數(shù)據(jù)維護(hù)9個(gè)功能模塊。在流程建模部分對(duì)業(yè)務(wù)流程已經(jīng)做了比較詳細(xì)的說明，各個(gè)功能模塊的業(yè)務(wù)邏輯已經(jīng)比較清楚，限于篇幅，這里就不再一一說明。

4 總結(jié)

通過對(duì)電子文件歸檔流程的基本分析，依據(jù)檔案管理工作的實(shí)際要求，完成了電子文件歸檔系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作。

參考文獻(xiàn)：

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