淺議新形勢下的企業(yè)會計檔案管理

何小璉

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淺議新形勢下的企業(yè)會計檔案管理

何小璉

摘要：信息技術的日益發(fā)展與科技治理理念的的深入對企業(yè)的會計檔案管理提出了更高的要求，為適應新形勢，轉變觀念、規(guī)范基礎、加快會計檔案信息化建設成為財務工作與檔案管理工作的目標。

關鍵詞：新形勢；檔案管理問題；對策

一、新的形勢及要求

2015年12月11日財政部與國家檔案局聯(lián)合發(fā)文宣布自2016年1月1日起實施新修訂的會計檔案管理辦法《中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號（2015）》。該辦法主要從完善會計檔案的定義、范圍；電子會計檔案；會計檔案銷毀程序；會計檔案出境管理；調整會計檔案定期保管期限等五個方面制定31條新規(guī)，從新的視角對會計檔案管理辦法進行了完善，為適應“互聯(lián)網(wǎng)+”和節(jié)約環(huán)保的新形勢提供檔案管理方面的制度保障。

新的管理辦法是適應新形勢應運而生，與原來的辦法有差異，新舊銜接辦法于2016年3月8日剛剛下發(fā)。微觀層面各單位的檔案管理也正在磨合期，對我們的工作也提出了挑戰(zhàn)。

二、企業(yè)會計檔案管理中存在的主要問題及原因

1.會計檔案管理基礎不規(guī)范

按照79號會計檔案管理辦法所述，會計檔案包含會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、其他會計資料。會計檔案管理工作分為會計資料收集、整理、裝訂、歸檔、保管、借閱、銷毀等方面。由于會計檔案專業(yè)性強，檔案管理部門認為主要環(huán)節(jié)是財務部門的工作內容，檔案部門只負責接收會計檔案和保管、借閱、銷毀。因此，對前面環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查不夠，存在入庫會計檔案組卷質量不高、裝訂不美觀等問題。另一方面，會計檔案雖然是財務工作的重要環(huán)節(jié)，但由于它處在最后一個節(jié)點，不像開具發(fā)票、申報稅、交稅、貨款支付、工資發(fā)放那樣與眾多部門聯(lián)動性強，時效性高，而是相對來說更像部門內部工作。因此，無論單位領導、檔案部門、財務部門領導、會計人員對這項工作的重視程度都會弱一些。認識上的不足導致檔案管理沒有很好地納入內控框架下，會計檔案收集、整理、裝訂、移交、保管各環(huán)節(jié)規(guī)章制度不完善。對傳遞時間、附件要求、裝訂格式缺乏硬性約束和績效考核。工作上的倦怠也因為沒有其他部門的催促而更頻繁。

2.會計檔案管理人員素質不高

隨著信息技術的發(fā)展，會計檔案既有紙質也有電子版。會計檔案管理不僅需要熟悉會計業(yè)務流程及編制要求，還要掌握檔案的分類、排列、編號、銷毀，同時，對電子會計檔案的保管介質、傳輸系統(tǒng)等軟硬件設施了解。這就需要檔案管理人員具備會計、檔案管理、計算機技術綜合素質。隨著互聯(lián)網(wǎng)+與綠色可持續(xù)發(fā)展理念的深入，會計檔案管理必然要向深化發(fā)展，急需一批高素質的綜合人才。但由于領導的認識停留在：檢查的時候有東西，查找資料的時候能翻出來，導致人員、經(jīng)費、場地的欠缺。因此，會計檔案管理在很多單位都沒有專職人員，財務部門也很少專職檔案崗。一般是月底做完憑證，月初全員集中裝訂放柜子里后萬事大吉，告一段落。或者每月像排值日一樣，輪流排班裝訂、蓋章、裝盒，有人放進文件柜就可以。好一些的單位會讓一個相對清閑的崗位兼職檔案管理崗，但又常常出現(xiàn)讓業(yè)務量不太大的出納兼任檔案管理的不當情形。崗位分工的隨意性和頻繁調換導致會計部門內部人員不重視，也抱著得過且過的態(tài)度敷衍了事，或者抵觸這個崗位，很少鉆研如何收集資料；如何使憑證整齊美觀，不出現(xiàn)鼓肚、大頭針、曲別針存留憑證內現(xiàn)象；如何裝訂、粘貼牢固，不出現(xiàn)兩年后拿出憑證，單單片片亂飛的現(xiàn)象。另外，從財務部門到檔案部門，甚至政府管理部門都缺乏專業(yè)培訓。缺少專業(yè)知識講座、沒有相關書籍的研讀、也很少去其他單位觀摩學習。許多單位的財務大檢查中，雖然將會計檔案管理管理納入財務基礎范圍，但檢查時領導的關注點也往往集中在該單位是否有檔案室存放會計檔案。具體操作的會計人員對會計檔案管理的認識也最多停留在老會計的傳幫帶。若單位比較年輕，又沒有老會計的傳授，很多新人對會計檔案實務操作與責任認識都很隨意。還有就是會計檔案崗很少有專職會計，領導一般也不會像對待資金、稅務崗那樣仔細挑選一名專業(yè)技能、性格特點更合適的人選，該崗位的技能培養(yǎng)、知識積淀甚至傳幫帶都很難有一個好的效果。長此以往，會計檔案管理工作也很難有起色。

3.會計檔案管理信息化進程緩慢

隨著電算化會計的全面推進，信息化時代在會計管理上面的烙印無處不在。訂單傳遞、網(wǎng)銀匯劃、電子匯票、實時結算、電子發(fā)票、ERP進庫、發(fā)料、結轉、網(wǎng)上報稅一系列工作都在計算機系統(tǒng)完成。FMIS、SAP、ERP各種系統(tǒng)的上線使用以及互聯(lián)網(wǎng)+的全面推進，會計工作的介質發(fā)生了完全不同的變化，帶來了單據(jù)、憑證、賬簿、報告、申報表的存在形式也是紙質、電子版并存。大量數(shù)據(jù)資料的涌現(xiàn)，需要我們改善管理方法，節(jié)約空間、時間的同時還能為下一步大數(shù)據(jù)處理做鋪墊。新的會計檔案管理辦法對符合電子會計資料來源真實有效、會計核算系統(tǒng)準確有效、電子檔案管理高效、電子檔案信息系統(tǒng)安全維護到位、備份制度健全、有合規(guī)的電子簽名等七項內容的會計資料進行電子形式歸檔保存。電子會計檔案只是會計檔案中少量的一部分，還有大量的紙質會計資料也需要上線，這對于方便查找和信息化管理都有積極的作用。但這一信息化建設需要人、財、物等軟硬件的配套。過去的會計檔案管理是以紙質管理為唯一方式的，大量的憑證、報表無序存放在檔案柜中，編寫的檔案保管清冊也非常的粗略，只有檔案名稱，年度、冊數(shù)，在哪個柜子也沒有注明，檔案柜的排列也雜亂無序，有些單位甚至連檔案室也沒有，各種資料都在辦公室找的空房間堆積。因此需要安排防水、防火、防盜、防蟲等具備防護條件、承重條件的檔案室。一些單位會計部門檔案管理崗、檔案部門工作人員的計算機水平不夠，對會計檔案的信息安全維護、電子平臺管理常常疏漏；會計檔案在收集、整理、裝訂、蓋章、裝盒、編冊、分類后又要適應信息化要求延伸出預歸檔、錄入、提交、審核、電子歸檔、生成檔號、生成檔案交接文據(jù)、生成二維碼、生成企業(yè)檔案目錄、電子移交等一系網(wǎng)上操作流程。由于很多單位檔案管理系統(tǒng)的信息化平臺還處于初步開發(fā)、利用階段，培訓不夠、上機操作能力弱、一些有用的會計資料未納入電子歸檔范圍，系統(tǒng)的故障也頻繁發(fā)生。

4.會計檔案管理的經(jīng)濟效果、社會價值未引起重視

很多部門，包括財務部門一些人員對財務工作的認識仍停留在“賬房先生”層面。認為像客戶資料、研發(fā)資料這類檔案具有經(jīng)濟價值，而會計檔案只是對已發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務的記錄而已，當時有效，未來會隨著時間流逝而愈發(fā)沒有價值。這其實是對會計檔案作為單位經(jīng)濟資產價值認識的缺失。隨著社會經(jīng)濟活動深入，有用的信息都在發(fā)生時隨著單據(jù)產生、憑證制作被保留、定格在會計檔案中。隨著云計算、大數(shù)據(jù)挖掘技術的應用，這些散落在每個會計檔案中的價值信息將會以新的方式呈現(xiàn)給它的使用者，也更有利于單位管理乃至社會經(jīng)濟數(shù)據(jù)運算管理中。另外，對于治理貪腐也能追本溯源；其次，現(xiàn)在的很多經(jīng)濟糾紛從發(fā)生到起訴立案再到審理到執(zhí)行，甚至重審反反復復很多年，人員變化很大，許多資料遺失，會計檔案資料往往能夠提供重要的物證，再次，社會轉型，企業(yè)重組改制，關停并轉，職工個人身份命運也發(fā)生重大變化，他們的社保、退休涉及的一些工齡、工資類資料已很難找到，往往在會計檔案中留有痕跡，提供重要的人力資料，對安撫情緒，維護社會和諧穩(wěn)定具有重要作用。

三、解決現(xiàn)存問題的對策

1.轉變觀念，重視會計檔案管理，規(guī)范會計檔案管理基礎工作

單位領導應該意識到檔案管理工作是內控的主要一環(huán)，會計檔案管理工作是檔案管理的重要內容；財務領導也應該將會計檔案管理視為財務管理的重要組成部分和完整價值體現(xiàn)；在領導重視的氛圍下，會計人員也會對檔案工作有新的認識，改進工作方式。這對規(guī)范會計檔案管理基礎工作意義深遠。在此思想指導下，對會計檔案管理工作進行調整分工，明確會計檔案范圍；編制歸檔計劃；設計會計憑證封面、檔案目錄表、賬簿封皮、經(jīng)管人員一覽表、會計資料借閱審批表、會計檔案移交清冊等圖表；完善會計檔案的收集、整理、裝訂、歸檔、借閱、保管、移交、銷毀等一系列規(guī)章制度。

2.培養(yǎng)具備綜合素質的會計檔案管理人員

會計檔案管理人員培養(yǎng)從兩方面著手。首先要明確管理人員角色設定，財務部門要有專職會計檔案管理崗，在財務部門內部挑選熟悉會計工作、了解財務軟件的人員從事會計檔案管理工作，同時學習檔案管理知識和計算機知識。人手緊張的單位，檔案管理崗兼職時要避免出納兼任的情形。盡量選擇做事風格細致的有一定會計工作經(jīng)驗的財務人員兼職，這對后期傳幫帶也會有有幫助。在檔案管理部門，也要培訓檔案員對會計知識的基本了解。其次，檔案管理部門要積極參加本地檔案館開展的各類培訓，組織單位檔案員和會計部門檔案管理員到先進單位參觀學習。同時，組織本單位同事輪換式學習檔案管理知識。

3.加快會計檔案管理信息化建設

單位在進行會計電算化、升級財務軟件、庫存管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)的同時，應投入資金使用檔案系統(tǒng)管理平臺，實現(xiàn)檔案資料的上線工作。加強檔案管理人員信息安全培訓，購買質量過硬的存儲介質。實行異地備份制度，設置內控制度對電子會計檔案信息進行授權處理，防止病毒入侵與信息泄露。未來大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展將給會計檔案的數(shù)據(jù)挖掘帶來全新的發(fā)展，會對現(xiàn)行的紙質與磁性介質、光盤為主的存儲介質提出挑戰(zhàn)。會計信息利用也會從現(xiàn)在簡單的原始數(shù)據(jù)查向跨系統(tǒng)、多請求數(shù)據(jù)統(tǒng)計、智能化方向發(fā)展。大數(shù)據(jù)技術甚至會對現(xiàn)行的檔案處理流程提出新的要求，面對海量數(shù)據(jù)前景，電子會計檔案需要將文件鑒定工作前置于歸檔、檢索環(huán)節(jié)。信息化、實時、智能化也對會計處理系統(tǒng)、檔案管理平臺、會計檔案管理工作、會計檔案管理人員素質提出更高的要求，在各環(huán)節(jié)都要推進信息化建設以保障未來工作的順利開展。

綜上，會計檔案管理是公司治理的重要內容，結合新技術發(fā)展以及國家最新《會計檔案管理辦法》，創(chuàng)新會計檔案管理方式，規(guī)范會計檔案管理基礎工作，加快信息化建設，培養(yǎng)具備會計、信息、檔案知識的綜合會計檔案管理人員，才能不斷提高會計檔案管理工作。

參考文獻：

［1］段東升.會計檔案整理.

［2］郭丹丹.大數(shù)據(jù)在會計檔案管理中的應用前景［J］.內蒙古科技與經(jīng)濟，2014，（11）：69-72.

（作者單位：北京海泰石油新技術開發(fā)中心）