高職院校內部控制建設的幾個重要風險點及應對措施

王亞軍

(北京京北職業技術學院,北京　101400)

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高職院校內部控制建設的幾個重要風險點及應對措施

王亞軍

(北京京北職業技術學院,北京101400)

[摘要]高職院校隨著自身的快速發展，在經營辦學、資金使用中存在的問題也越來越復雜。化解高職院校發展中的瓶頸問題,建設內部控制機制,規范運營和改革辦學模式,是當今高職院校發展的必然選擇。文章對高職院校內部控制建設中的風險點進行討論,并提出相應的應對措施。

[關鍵詞]高職院校；內部控制建設；風險點

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.28.235

高職院校經過十幾年發展,迎來了鼎盛時期。隨著擴疆動土,設備更新,高職院校在經營辦學、資金使用中存在的問題也越來越復雜,如何化解高職院校發展中的瓶頸問題,建設內部控制,規范運營和改革辦學模式,是當今高職院校發展的明智選擇。但是內部控制體系建設的重點和難點在于如何準確的找到風險點并制定相應的控制措施,這也正是本文所探討的問題。

1高職院校內部控制中幾個重要的風險點

針對高職院校目前的管理狀況,以及在運行和管理中遇到的問題,現梳理高職院校主要業務活動和風險點。高職院校的業務活動主要有教學活動和日常管理活動,具體可以分為：教學、招生、采購、收費、科研、人力資源管理、財務管理、專項資金使用、后勤托管項目等。下面就選擇幾個目前相對薄弱且重要的環節作為重點,探討相關的風險點。

1.1學生收費風險控制點

學生學費是高職院校除財政撥款以外重要收入來源,然而現階段高職院校在學費收取業務中存在較多的風險漏洞,導致財政資金流失。這些風險主要有：缺少定期核定實際在校學生人數和學籍變動情況；缺乏對學生繳費單據的復核；未對學生收費標準的依據進行公示,缺乏收費合法性和合規性的內部審核；沒有具體核實學生是否住宿；沒有對符合收費減免條件學生進行審查并實行統一公示；收費單據、注冊學籍人數和實際應收費學生人數核對不清。

1.2固定資產采購與報廢的風險控制點

固定資產在高職院校中一直占有相當大的比重,尤其是最近幾年隨著中央大力發展高等職業教育的政策出臺,固定資產的專項資金投入與日俱增,同時也帶來較大的管理風險。

1.2.1固定資產采購過程存在的風險點

固定資產采購申請單的詳細信息列示不全,尤其是采買原因不予說明或理由不充分；資產采購流程簡單化,沒有設立專門的采購機構,采購申請——執行——審核職能未做到相分離；缺乏重大固定資產采購可行性論證和會議集體討論記錄；存在突擊使用專項資金購置固定資產,對于固定資產購置后的重復率和使用頻率不高等因素考慮不全；固定資產驗收缺乏有效的組織實施,參與驗收人員結構單一；采購合同、驗收清單和實物資產存在不一致的情況。

1.2.2固定資產報廢過程存在的風險點

資產報廢時缺少專業的技術鑒定,對報廢的依據和原因說明不清；資產報廢清單上對需要報廢固定資產登記的信息不詳細；資產使用與管理部門相關負責人對資產使用現狀并不了解或者了解不清就進行審批；沒有對資產處置形式和處置結果進行公示,處置環節的參與人員單一；缺乏重大資產處置的集體會議討論記錄和處置程序公開化。

1.3教學活動風險控制點

教學是高職院校主要的業務活動,大量頻繁的專業技術實習更是高職院校的特色體現,然而實習必然會涉及經費的支出,教學經費支出的合理與否影響著教學質量的好壞和高職院校辦學聲譽,因此構建教學活動內部控制時應注重以下風險點：教學計劃的制訂——執行——監督是否相分離；教學經費預算制定標準；教學質量評估考核機制；教學督導的獨立性。

1.4科研活動風險控制點

科研是高職院校逐漸開始重視并且投入經費也逐漸增多的業務活動,經費增加也加大了財務風險,因此科研活動內部控制應考慮以下風險點：課題立項申請評審會聘請專家結構的組成；科研經費各項支出的標準,經費支出是否有票據的審核；科研經費支付與審核是否相分離；科研階段性成果和最終成果的驗收制度；科研實施過程的監督檢查。

1.5貨幣資金支付風險控制點

大部分高職院校執行的是事業單位財務制度,以收付實現制為記賬基礎,涉及的大部分支付業務都是銀付和現付,因此貨幣資金的支付業務應該作為內部控制的重點。那么在設計內部控制時應考慮的風險點為：費用支付報銷時的多級審核；支付流程的分項控制；資產耗材報銷的驗收記錄；大額費用支出的可行性論證和特別審批手續；專項資金是否專款專用,有無績效審計；培訓、會議、公務用車的“三公經費”支出的特別審批憑據。

2針對高職院校存在風險點的控制措施

高職院校性質上屬于事業單位,但在業務活動方面又不同于事業單位,因此在內部控制方面不能照搬行政事業單位控制規范,而應根據自身特殊業務活動和存在的風險點,設置符合自身需要的內部控制措施。

2.1設置流程控制

設置流程可以幫助梳理每個業務活動存在哪些風險點,把風險點按照可能發生的先后順序用流程的形式串聯起來,將有助于識別風險并加以控制。

2.1.1學生收費內部控制流程設計

①學生處發出收費申請；②教務處整理注冊學籍的學生名單,經由教務處負責人審批,財務處負責人復審,交學生處和財務處；③學生處通知學生繳費,并組織收集學生銀行卡信息交財務處做劃卡準備；④財務處安排人員以劃卡為主要收款方式進行收繳學費；⑤收費會計申領票據、打印票據并發放票據,將票據存根交記賬會計進行記賬；⑥記賬會計復核票據存根與學籍名單無誤后進行賬務處理,并登記學費備查賬。

2.1.2固定資產內部控制流程設計

(1)固定資產購置內部控制流程設計。①資產使用部門相關經辦人提出購置申請,提交處室負責人審核；②資產管理部門的資產管理員對資產使用部門提交的購置申請進行可行性審核,報主管領導審核和單位負責人審批；③對于重大資產購置(例：單價超過10萬元,批量超過20萬元)需經校委會集體討論通過,報同級財政部門審批,進行公開政府采購；④資產采購部門(或資產使用部門)負責固定資產采購,交資產管理部門驗收入庫；⑤資產管理部門根據驗收單登記固定資產卡片賬。

(2)固定資產報廢內部控制流程設計。①資產管理部門發出固定資產盤點申請； ②各資產使用部門盤點固定資產,發現有需要報廢資產,提出報廢申請,經本部門負責人審批；③資產管理部門匯總全部需報廢資產,組織技術人員進行現場鑒定,提交報廢申請報告；④限額以上固定資產報廢還需提交校委會審議,報同級財政部門審批；⑤已報廢固定資產報財務部門銷賬。

2.1.3科研活動內部控制流程設計

①科研項目負責人編制本科研項目經費預算；②科研處匯總全校科研項目編制經費總預算,報主管領導審核；③科研處組織由財務處和相關領域專家組成的校委會審議,并報相關部門審批；④財務處負責科研經費的管理和報銷,科研處負責每個科研項目的經費統計；⑤課題結題時由科研處、相關專家、主管領導、財務處等進行成果鑒定及審查預算執行情況。

2.1.4教學活動內部控制流程設計

①各系任課教師制訂教學計劃,編制教學經費預算；②各系主任審核教學計劃和教學經費預算的可行性；③教務處匯總教學計劃,編制教學經費總預算；④各系任課教師實施教學計劃,并使用經費；⑤教學督導檢查教學計劃執行情況和評估教學質量,財務處審查教學經費預算執行情況。

2.1.5支付報銷的內部控制流程設計

①各系、處室業務經辦人持待報銷的原始單據先到財務處對票據的完整性、核算金額和財務可行性進行審核；②系、處室負責人審核票據的合理性、合法性,并簽字；③經系、處室負責人審核簽字的原始單據再經主管領導審核簽字；④對大額支出項目還需經校委會審批并簽訂合同；⑤最后經單位負責人審批簽字的票據到財務處復審,交出納報銷。

2.2注重制度控制

內部控制制度建設可以規范內部活動的各項行為,為高職院校存在的風險查缺補漏。目前已有的內部控制制度包括：《內部控制基本規范》《內部會計控制規范——基本規范》《內部會計控制規范——貨幣資金》《內部會計控制規范——固定資產》《行政事業單位內部控制規范》《行政事業單位內部控制規范應用指南》和《行政事業單位國有資產管理暫行辦法》,在此基礎上,可以設置《高職院校內部控制規范》《高職院校內部控制規范應用指南》,同時結合本單位的具體業務特點及崗位設置情況,訂立相關的內部控制制度。一般需訂立的制度有：《貨幣資金崗位責任制度》《貨幣資金授權審批制度》《非稅收入征收責任制度》《支付結算細則》《會議費、差旅費和餐費報銷制度》《票據管理辦法》《收費管理辦法》《固定資產崗位責任制度》《固定資產授權批準制度》《固定資產請購審批制度》《固定資產使用管理辦法》《固定資產維修保養制度》《固定資產清查盤點制度》《科研經費使用管理辦法》《教學質量評估辦法》等。

2.3加強預算控制

預算控制應該是財務內部控制的重要方法,通過編制預算可以控制各部門資金使用的合理性和支付金額合規性。目前高職院校內部控制薄弱的主要原因之一是未建立各部門的預算控制,也就是高職院校內部各部門的各項支出沒有相應的約束限制,只要領導審批同意了就可以支出,而沒有考慮是否有該項目的預算。這也增加了整個學院資金使用的風險。那么加強預算控制可以規避財務風險,進而降低業務風險。現行的行政事業單位預算編制方法是兩上兩下的預算管理體制,兩上兩下主要是學院與上級主管部門之間的上報數與下發的控制數的兩上兩下,是主管部門用來控制預算單位的。我們可把這種預算管理體制應用到整個學院與二級院系、各職能部門,用核批的控制數達到對二級院系和職能部門的財務活動進行控制。通過設定預算,控制二級院系和各職能部門的經濟業務活動,提高資金使用效率,降低高職院校財務風險。

參考文獻:

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[3]編委會.企業內部控制配套指引[M].北京:法律出版社,2010:3-56.

[基金項目]本文受懷柔區委組織部“行政事業單位內部控制體系構建與實施研究”課題資助。

[作者簡介]王亞軍(1981—),女,漢族,北京人,碩士,北京京北職業技術學院,高級會計師、講師。研究方向：會計理論與實踐。