電子信息媒介下的機構檔案歸類創新性管理探析

劉丹

摘 要：隨著信息技術的快速發展和信息管理系統的極速普及，機構檔案管理工作由基本的人治到信息綜合分類管理不斷地進行過渡，從而形成了檔案分類管理的基本歸類管理模式，但是對于基本的區域機構及社群組織來說，在電子信息檔案綜合管理系統不斷普及的前提下基本的檔案管理工作發生了根本性的轉變，不僅是基本管理模式的改變，同時還圍繞著基本的信息歸類操作原則及信息分類細則的轉變，在多元化電子信息媒體介入的前提下，信息的基本歸類形成了多元化機制向集中化的系統操作集成轉變，從而導致了檔案管理的基本實踐變革。

關鍵詞：機構檔案管理；操作模式；信息分類原則，問題研究

1 區域機構整合化檔案管理體系的基本格局

在現代的機構檔案管理方面，包括著多種形式的組織結構模式。在管理模式方面，包括四個方面的經營形式，一是直接管理形式，對基本機構的行政及人事檔案進行垂直的管理。二是開放平臺管理，對企事業單位的操作及服務平臺進行規劃分析。三是資金服務性管理，利用一定的平臺服務進行收費保持機能正常運轉。四是趨勢發展管理，對管理的層次結構因素進行分析找出關鍵點推動其重點發展。在具體的實操化管理狀態中要結合相應的制度原則，創新原則，分析原則，對既定的管理目標進行相應的優化分析，得出科學有效的結論，推進管理效果的高效集中化，以發展為探討情況，針對特定的存在進行特定的管理，堅持一切從實際出發的管理態度，才能對實際檔案信息進行深刻有效的管理，從而提高管理機能的運轉效率。

2 基本檔案人事管理職能的主體地位凸顯

基本的機構檔案管理的過程中要以具體化、精細化的任務為整體導向，即在過程中建立任務具體責任模式，使人員在檔案的基本管理中能夠保證擁有與利用豐富的服務機會，以真正獲得真正的管理經驗。任務具體的模式是多種實現方式的集合體，包含著“以具體任務為定向、以管理為過程、以解決為目的”的共同特征。以任務為導向的管理還包括人員走出管理的理念，樹立精細化的管理理念。在具體過程中落實到每個人員、每個小組具體的責任，在保證進度和質量的前提下，優化管理結構，多方面進行管理搭配，提高效率。

3 機構信息化檔案管理體系主要問題

3.1 管理體系建設問題

深入分析現代的機構檔案管理模式，可以感受到在管理方面的核心競爭力的缺乏，但由于目前管理體系不夠完善，因而也導致管理模式的建設體系建設與飛速發展的信息趨勢不相適應，而組織結構化的管理體系建設與整體制度體系建設密不可分，據有關調查顯示：目前有82%的人們對基本的人事檔案體系建設不夠滿意，而有32%的個人和78.5%的產業用戶對機構檔案制度管理體系建設不夠滿意；目前還沒有建立科學、規范、高效的“管理機構”，有43.2%的社會群體對企事業單位的檔案信息管理的信用度不夠認可，這說明政府還么有把信用體系建設納入到機構整體事業管理發展戰略當中，這就會導致事業規模不斷擴大但由于管理體系不夠完善，因而會制約現代企事業機構單位的發展。

3.2 制度體系建設問題

盡管企事業單位的檔案信息化建設模式取得了長足進步，而且在未來也有很好的發展前景，但目前仍然沒有建立科學、完善、高效的運營管理制度。在管理方面，由于沒有相關的制度進行規制，就會使很多不法分子有機可圖，無論是社會還是個人的利益都有可能受損，因而會導致人們對管理失去信心。可以肯定的說，目前在管理服務中上當受騙的個人比比皆是，很多社會矛盾糾紛都無法順暢的解決，很多人也就只能忍氣吞聲、不了了之。這說明管理在運營制度方面仍然不夠完善，這是需要檔案管理未來發展戰略中必須認真加以考慮的問題，否則就會制約企事業單位的未來發展。

3.3 檔案規劃制度的問題

檔案管理規劃制度的不合理和中途不斷地改變也是導致管理方案不斷改變的重要因素。整體的檔案規劃體系與整體的管理方案是相互配套實行的，一方面出現問題勢必影響另一方面的進度實施。但是在現實中配套管理方案的規劃往往成為了被忽略的重要因素，從而使整體規劃管理體系缺乏了整體管理方案的導航，導致進度的落后，不能如期完成管理工作。所以選擇一個完美合理的方案是解決整體信息檔案管理的首要因素。只有這樣才能為高效率的檔案管理實施打下堅實的基礎。

4 協調解決信息化檔案管理問題的路徑研究

4.1 創新性的組織搭配模式

創新性管理模式是一種新的理念文化。它是源于歐美發達國家的一種工程高校管理理念，同時，創新性管理業是社會分工的精細化的體現，是現代管理模式的必然要求，是建立在常規管理的基礎上實行的一種全新型管理運營模式，并將常規管理引向更加深入高效的管理模式，是一種以最大限度地減少技術管理所占用的時間和社會資源和降低時間成本為主要目標的全新的管理模式。

4.2 創新性工作管理方式的運用

現代創新管理有三個層次：第一個層次是制度規范化，第二層次是方案精細化，第三個層次組織分工協調化。創新化管理就是落實到每個人具體的分工管理責任，將管理精細化、方向化，它要求每一個管理者都要把工作做到位。要把具體的工作步驟化并保證每天的工作要完成，每天都要對當天的情況進行檢查，發現問題及時糾正，及時處理瑕疵等等。實質上的創新化管理是整個項目工作的運行核心。管理要做好，需要有效運用創新技術與手段來對整體管理工作進行精確指導、促進整體管理的有效運作。在實施創新化管理的過程中，最為重要的是邏輯性與創新思維相結合的意識。創新的境界就是將管理中的不確定性與可操作性完美地結合起來，從這個角度來講，創新化管理具有把整體管理引向成功的確定性方向。

4.3 信息檔案管理模式開發系統的規劃性操作

信息管理系統的結構設計本質上就是通過科學方法的綜合性分析，充分考慮外界的影響因素，進行機構設計的優化選擇從而提出符合實際情況的設計方案從而提高系統的安全性，可靠性。在具體細化分析背景的要求之下，通過系統設計師設計出合理的系統規范設計，充分考慮可變和工程可控性的因素從而提高系統工程的合理性，防止造成系統信息的混亂。其實系統工程的開發操控系數在很大程度上受項目設計師的設計水平和開發部門的開發能力決定的.要充分考慮系統模式的規范性要求，而且還要兼顧到信息管理系統的經濟適用性和使用功能耐久性。一般情況下，系統的設計要滿足以下的性能規范：

1.系統結構設計的安全性

所謂系統結構的安全性設計是指在不影響信息系統正常工作的前提下，系統結構能夠承受各種外界環境因素的影響，有一定的防災害性能。并且能夠在一定的突發狀況下面前有一定的防控強度。安全性是系統建設的剛性要求，任何系統的建設都要將設計的安全性作為第一考慮因素。

2.系統結構設計的經濟性與適用性

經濟性建立在安全性的前提條件之下的，只有保證了系統結構模式的安全性，才能夠考慮建筑系統工程的經濟性和適用性。在一般的情況下，系統工程首先要有良好的內部穩定條件和設計前景規劃，進而創造出良好的檔案信息服務系統。

5 結語

滿足于趨向化多元化的檔案信息服務要求是滿足于檔案信息基本服務的有效前提，對于在信息媒介影響下的機構檔案的信息管理在滿足于檔案信息高效率操作的前提下，對于既定和傳統的檔案管理模式進行有效的創新，充分提高檔案信息的適用性和信息系統的操作完善性。

參考文獻

[1]楊恩紅.人事檔案工作發展思路的探索[D].山東大學 2008

[2]韓曉偉.數字化干部人事檔案管理系統設計[D].山東大學 2008