淺談加強電子檔案的管理意義

穆曉燕

【摘 要】當前，新疆電網建設投資大，電網工程檔案數量也逐年遞增，電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。

【關鍵詞】電子檔案；電子檔案管理途徑；意義

電子檔案，是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料。當前，由于電網建設投資大，項目不斷增多，電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。

一、電子檔案使用的主要途徑

電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統的紙質檔案相比，其查全率和查準率是紙質檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上。目前，關于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。

目前工程檔案管理信息化已融入辦公自動化網絡系統，檔案移交需通過檔案信息管理系統進行，在移交紙質文件的同時，移交同步形成的電子、音像資料，實現檔案信息資源的共享。通過信息化建設實現檔案集中存儲并借助數據庫技術進行集成整合，將原有不同載體的檔案資源轉化成數字化信息，對已有紙質、照片及聲像檔案進行數字化處理工作，使紙質載體向數字栽體轉化，為企業提供檔案信息網絡化服務。

二、加強電子檔案管理的重要意義

加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統的管理模式向現代化管理模式的轉變。

（一）加強電子檔案管理，有利于節省人力物力

在傳統檔案管理中，由于紙質檔案存儲的特殊性，需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險。計算機及其網絡的出現，為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節省大量的人力物力，大大提高了檔案管理的工作效率。

（二）加強電子檔案管理，有利于提高服務質量

檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，也是今后電力工程運行、改造、維護不可替代的權威憑證。資源信息實現電子化，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中。

（三）加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求

隨著地方經濟的發展和人民生活水平的不斷提高，電網建設的發展也按照地方區域規劃和電網規劃不斷進行新建、改建、擴建，在規劃建設中，歷年電網建設工程檔案利用率加大。規劃設計人員不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與電網建設發展程度有著密切的聯系，隨著社會發展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發生變化，加強電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。

三、做好電子檔案管理和利用的主要措施

由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。

1.健全檔案管理制度，做到有章可循。

建立檔案利用管理制度，從組織領導、管理體系、網絡體系、職責分工、獎勵處罰等方面作出明確規定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。嚴格執行國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《國家電網公司電網建設項目檔案管理辦法》（試行）（國家電網辦[2010]250號）、《關于強化輸變電工程施工過程質量控制數碼采集與管理的工作》（基建質量〔2010〕322號）、《關于印發10千伏及以下配網工程檔案模板（試行）的通知》（電農〔2012〕11號）、《關于檔案數字化掃描及檔案歸檔有關問題的通知》（電辦〔2012〕37號）等管理制度。在電子檔案的收集和編制時做到有章可循、標準一致。用規范的檔案管理行為來推動各參建單位檔案規范化管理，從而有效地控制電子檔案的歸檔質量。

2.建立“雙套制”模式，確保重要信息完整。

所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔。電網工程建設已實行工程投運后一個月內完成檔案資料的移交，要求同時移交紙質和電子檔案。“雙套制”管理模式要求檔案人員按照標準化手冊完成紙質檔案的建檔后，進行電子檔案的掃描并掛接檔案系統內。要求檔案人員必須熟練掌握計算機信息技術，熟練運用電腦及現代通訊技術，否則就無法介入文檔的形成和保管。

3.加強工作人員管理，提高檔案保護意識。

電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的管理，提高檔案管理工作人員的業務水平和道德素質。定期對檔案管理部門工作人員進行有針對性的專業系統培訓。從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。總之，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。