新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策

董文革

【摘要】科學技術(shù)不斷發(fā)展的今天，科學技術(shù)在人們的日常工作和生活過程中廣泛普及，并為人們帶來了大量的便利。在檔案管理工作中，現(xiàn)代科學技術(shù)也逐漸應(yīng)用于其中，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案也開始朝著電子信息檔案的方向轉(zhuǎn)變。然而由于科學技術(shù)中存在著一些弊端，使得現(xiàn)在電子檔案管理工作中存在著許多不容忽視的重要問題，從而影響整個檔案管理事業(yè)的發(fā)展。因此本文主要通過分析新形勢下檔案管理工作中面對的各種問題，進而提出一些解決方式，希望能為相關(guān)部門提供一些參考。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；存在的問題；應(yīng)對的對策

隨著科學技術(shù)不斷發(fā)展的今天，科學信息技術(shù)水平不斷提高，大量科學技術(shù)用于人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ髦校粌H提高了生活的便利程度，更加提高了工作效率。并且這一新興技術(shù)的運用為傳統(tǒng)檔案管理方式中帶來了大量的挑戰(zhàn)，從而推動著傳統(tǒng)檔案管理當時朝著電子化的方向發(fā)展。因此，檔案開始呈現(xiàn)出新的電子信息的新形勢。然而科學技術(shù)中的弊端也在電子檔案管理中存在著，并且導致了大量不容忽視的問題。這就要求相關(guān)部門要高度重視這些問題，并且加以改正。

一、現(xiàn)階段電子檔案管理中存在的問題

（一）相關(guān)部門對檔案管理中作重要性認識存在著偏差。檔案起著十分重要的作用，現(xiàn)代社會對檔案的管理提出了更高的要求。可是相關(guān)部門并沒有給予檔案管理工作的重視。他們在日常的工作中，認為檔案管理工作十分簡單，并且不是重要的工作，是一項不需要浪費大量精力的工作。然而這匯總觀念是絕對錯誤的，我們要深刻地認識到檔案管理工作的重要性。在現(xiàn)代社會中，檔案管理工作與社會飛速發(fā)展的經(jīng)濟有著密切的關(guān)系，是企業(yè)改進自身管理以及提高自身經(jīng)濟水平的重要內(nèi)容。相關(guān)部門必須要提高自身對檔案管理工作的重視程度，必須要在檔案管理工作中強調(diào)與時俱進的思想觀念，拋棄傳統(tǒng)錯誤的思想觀念，從而實現(xiàn)檔案真正的價值。進而為我國經(jīng)濟飛速發(fā)展提供大量動力。

（二）檔案管理工作制度不完善。現(xiàn)代檔案管理工作能力與傳統(tǒng)管理方式相比有著明顯水平的提高，但檔案管理工作中的存在的隨意性卻仍然管理工作中出現(xiàn)。因此從這一角度來看，我國檔案管理工作在制度方面仍然存在著許多不完善的方面。這就要求相關(guān)部門必須要針對這一問題進一步完善檔案管理工作制度，并且推動著管理工作制度朝著規(guī)范化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

（三）檔案規(guī)范化程度低。現(xiàn)代化檔案管理工作遵循著正確的原則，是規(guī)范進行檔案管理工作的必要性條件。我國早在二十世紀八十年代就開始實行規(guī)范化檔案管理方式，并且這是有專門的工作部門制定的標準化文件。然而由于檔案管理工作自身所具有的復雜的特殊性質(zhì)，使得我國檔案管理工作也存在著一些復雜的特性。尤其是檔案管理中的分散管理是檔案管理的突出性特點。受到我國傳統(tǒng)歷史遺留問題的影響，我國檔案管理走的是單獨成政的發(fā)展道路，不同單位有著不同的信息系統(tǒng)來開展電子檔案的管理工作。不同檔案管理系統(tǒng)沒有按照一定的標準開進行，從而使得我國檔案存在著無主題索引，共享性差等問題。并且國家也沒有始終一致的發(fā)展目標和發(fā)展標準，從而使的檔案在管理過程中存在著大量的盲目的特性，這一定會給整個檔案管理發(fā)展帶去了阻礙。

（四）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。為了保障檔案管理工作穩(wěn)定高效進行，就要對檔案管理人員提出更嚴格的要求。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和道德素質(zhì)必須要提高，有些檔案管理人員玩忽職守，在工作中做好自己本職工作，給檔案管理工作帶來了很多的問題。所以培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員對于檔案管理工作十分必要。

二、解決檔案管理現(xiàn)存在問題的相關(guān)舉措

（一）提高大家對檔案管理的重要性認識，預(yù)防檔案管理工作的的被邊緣化。現(xiàn)今世界的發(fā)展速度已經(jīng)打破了人們計劃性工作的格局，特別是科學技術(shù)的發(fā)展日新月異，這更要求我們提高對檔案管理的重視度，預(yù)防檔案管理被邊緣化。所以這就要求檔案管理人員提高對檔案管理的時代性認識，努力做好自己的本職工作，轉(zhuǎn)變思想觀念，清除錯誤的觀念以及改正不積極的工作態(tài)度，打破檔案管理工作的邊緣化格局，提高檔案管理工作在社會上的地位。

（二）提高檔案管理的標準化程度，這是提高和優(yōu)化檔案管理工作的必要舉措。檔案標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要舉措。在當前和今后一段時期，積極推行檔案管理標準化應(yīng)是各級檔案管理部門的重點工作。對于國家和省級檔案管理部門應(yīng)制定和完善各項標準，使檔案管理的各個環(huán)節(jié)都有標準可以遵循，并采取措施，積極推行檔案管理標準化工作。

（三）管理思想的科學化教育是檔案管理的靈魂所在 。管理思想的科學化，既是指檔案的基本理論思想的先進科學性，又指檔案利用指導思想的先進科學性，檔案工作的根本目的是通過檔案利用取得最大的經(jīng)濟效益和社會效益。如果一味地追求經(jīng)濟效益或單位的經(jīng)濟效益，勢必放松廣泛的社會利用。這一問題涉及到許多傳統(tǒng)觀念的改變。檔案工作是一門科學，要掌握檔案的規(guī)律，以科學的精神辦事，才能使檔案工作較快地向現(xiàn)代化管理發(fā)展。

（四）加快高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，為現(xiàn)代化的檔案管理提供優(yōu)秀的人才隊伍。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實踐知識， 還必須具有一定的經(jīng)濟、信息技術(shù)和寫作等綜合方面的知識。要始終提高檔案工作人員的素質(zhì)， 大力加強檔案管理隊伍建設(shè)，從選拔優(yōu)秀檔案管理人才為起點，把具有復合知識型人才充實到檔案現(xiàn)代化管理中。還要加強繼續(xù)教育培訓，采用多種形式、實施全方位的培訓，優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理人員的知識結(jié)構(gòu)，培育現(xiàn)代化管理急需的技術(shù)操作、維修及科學管理人才。

三、結(jié)論

電子檔案是社會進步和發(fā)展的產(chǎn)物，確保電子檔案管理的安全是新形勢下應(yīng)該關(guān)注的重大課題。通過不斷地研究、探索這方面的工作，及時發(fā)現(xiàn)計算機操作系統(tǒng)的不足，改進電子技術(shù)措施，增加電子檔案的安全性，使檔案資源在社會發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻

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