高職院校二級部門教學(xué)檔案管理體系的優(yōu)化研究

鄭影奇　彭筠

摘 要：加強(qiáng)院系二級教學(xué)檔案管理，有利于提升高職院校教學(xué)檔案考究和教學(xué)資料的有效綜合利用，對院系檔案的管理質(zhì)量有著非凡的意義。

關(guān)鍵詞：高職院校；二級部門；教學(xué)檔案；管理；優(yōu)化

教學(xué)檔案管理是高職院校院系二級管理的根本活動和中心環(huán)節(jié)，對高職院校的教學(xué)活動有著重要的意義。隨著我國職業(yè)教育的迅速發(fā)展，職業(yè)教育在高職類院校中也廣泛開展起來，職業(yè)教育趨向群眾化教育、多元化人才培育的方向。高職院校檔案管理體制變革也進(jìn)一步深化，逐漸向院系二級教學(xué)檔案管理轉(zhuǎn)變，職業(yè)教育綜合類高職院校逐步構(gòu)成院系體系。二級院系教學(xué)檔案管理工作是教學(xué)考究的根底工作，在整個(gè)學(xué)校檔案管理中起著舉足輕重的作用。

一、現(xiàn)狀

1.系部沒有完整檔案體系，資料的完整性和規(guī)范性不夠?，F(xiàn)階段，各系部自己部門資料的收集、整理、立卷、歸檔和檔案的分類、保管、鑒定、利用等均按自己的方式進(jìn)行，完整性比較差，沒有按時(shí)安排教學(xué)檔案管理員進(jìn)行收集整理。

2.檔案的合理利用率低。院系檔案的合理利用率都比較低，利用檔案巡查準(zhǔn)確度不夠。因此，提高教學(xué)檔案的利用率將是現(xiàn)在及將來必須大力研究的課題。我們可以依托目前強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對教學(xué)檔案立即收集、快速整理、全部存儲，使之高效地被利用。

3.加強(qiáng)對二級教學(xué)檔案管理人員的培訓(xùn)。二級教學(xué)檔案管理人員如果沒有經(jīng)過專業(yè)系統(tǒng)的知識、技能的培訓(xùn)，在從事內(nèi)容繁雜、涉及面廣、工作量較大的檔案管理工作時(shí)，很難在短時(shí)期勝任。……