淺析文書工作與檔案管理的關系

摘 要：文書工作與檔案管理具有內在同一性，文書是檔案的前身和基礎，檔案是文書的歸宿和精華；文書工作是檔案管理的前處理階段，檔案管理是文書工作的延續和深入。文書檔案記錄著企事業單位發展的優秀成果，因此，做好文書與檔案工作，明晰文書工作與檔案管理的關系，盡快實現文檔一體化，對企事業單位的健康發展有著至關重要的意義和作用。

關鍵詞：文書工作；檔案管理；關系

1 文書工作與檔案管理的含義

（一）文書工作的含義

文書工作是以文書寫作、辦理、立卷為業務內容，服務于機關、企事業單位領導和智能活動的行政輔助性工作，并通過相互銜接的一系列程序和手續，完成擬制處理和管理文件材料的工作。具體來說，文書工作的內容包括：文件的撰寫與處理；立卷歸檔和銷毀；整理記錄和參考資料等工作。

（二）檔案管理的含義

檔案管理也稱為檔案工作，宏觀上指檔案事業所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業管理工作、檔案教育、檔案科學研究、檔案的宣傳和出版等工作；狹義來講，檔案工作的基本內容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用、編研等八項工作，這些通常被稱為檔案工作的八個業務環節。

2 文書工作與檔案管理的關系

文書工作與檔案管理既有區別又有聯系，文書工作是檔案管理的前提和基礎，檔案管理是文書工作的延續和深入，二者聯系緊密，相輔相成。但是要理清文書工作與檔案管理的關系，必須首先清楚文書與檔案的區別與聯系。

（一）文書與檔案的區別與聯系

1.文書與檔案的區別

（1）性質不同

文書是具有現行效用的信息，在處理公務時具有針對性、指導性和可執行性；檔案是具有原始記錄性的信息，在工作和科研方面具有憑證性和借鑒性作用。

（2）形式不同

文書是為了處理現行的事物而產生的，是單份的、零散的；而檔案是具有查考利用價值的文書，是按照一定規律和方法組合起來的眾多文書的綜合體，是多份的，整體的。

（3）目的和作用不同

文書的目的在于發布政令、轉達指示、匯報情況、商洽工作等，它是信息交流的工具，也是各級各類機關執行政務的依據，具有法定的權威和效力；檔案的目的在于將處理完畢的文書有規律的組合起來，具有現實和歷史的價值，是歷史的見證者。

2.文書與檔案的聯系

（1）辦理完畢的文書才能作為檔案

正在承辦中的文書具有現行效用，不是檔案；檔案一般是完成了現行使命而備留查考的歷史文書。所謂的辦理完畢，指的是文書處理程序上告一段落，而不能理解為把公文中所說的事情全部處理完畢。

（2）具有存檔價值的文書才能成為檔案

檔案是由文書轉化而來的，但是只有那些經過人們鑒別、挑選而留存下來的，對日后實際工作和科學研究活動具有一定查考、利用價值的文書，才能成為檔案。

（3）具有內在聯系的文書體系才能成為檔案

文書是逐年、逐份產生的，只有按照其內在的規律性，將文書經過立卷歸檔集中保存后，才能全面反映各種活動和事件的原貌，才能形成檔案。

（二）文書工作與檔案管理的區別與聯系

1.文書工作與檔案管理的區別

（1）任務不同

文書工作的任務是組織好機關往來的文書，并及時做好處理工作，使文書能安全、有條理的運轉，從而正確發揮文書的作用，有效的推進機關的工作；檔案管理的任務則是堅持集中統一管理檔案的原則，建立健全全國檔案工作制度，科學的管理檔案，積極開發檔案信息資源，逐步實現檔案管理現代化，使檔案工作能更好的為建設社會主義服務。

（2）工作內容不同

文書工作的主要內容是文書處理、發文處理和文件的管理，是機關中心機構工作內容的一部分，是領導工作的助手；檔案管理的主要業務是檔案的收集、整理、鑒定、保管、提供利用等，前者處理的是單份的文件，而后者的處理對象是若干份按規律組合起來的案卷。

（3）具體作用不同

文書工作主要為領導履行職責起到重要的輔助作用，為各部門的工作聯系起到紐帶作用，是記錄社會真實活動的重要依據；而檔案管理的主要作用是整理和保存有利用價值和查考意義的材料，為社會各方面的工作提供檔案資料的查詢、參考和利用，滿足社會對檔案的需要。

2.文書工作與檔案工作的聯系

（1）文書工作是檔案管理的基礎

文書處理與檔案管理是相互銜接的兩個流程，是密不可分的兩個環節。文書工作的立卷環節目的就是為了檔案工作的實際需要。文書工作的最后一個歸檔的程序，與檔案工作的第一個收集環節是一致的。歸檔和收集是文書工作與檔案工作的臨界線和交界點。

（2）文書工作與檔案管理的工作對象相同

文書工作和檔案管理的工作對象相同，都是文字材料。文書工作是進行文字材料的前處理，完成擬制處理和管理文件材料的工作，以實現其現行效用；檔案工作是對文字材料進行后處理，完成對文字材料的收集、整理、鑒定、保管等工作，以實現其考查利用價值。

（3）文書工作與檔案管理工作相互影響與促進

文書工作與檔案管理工作相互影響、相互促進。文書工作的質量會直接影響檔案的質量，文書工作沒有做好，檔案工作就失去了良好的基礎；文書資料的不完整，也必然導致檔案資源的缺失。反過來，文書工作做的好，就能為檔案管理工作提供良好的條件和基礎，對保證檔案的完整性和可利用性提供了良好的前提條件。當然，檔案管理工作的完備與齊全與又能促使文書工作更加的規范和系統，從側面推動了文書工作的完善和發展。

3 加強文書工作與檔案管理的聯系，盡快實現文檔一體化

（一）文檔一體化的趨勢及其意義

文書工作和檔案管理在傳統的管理方式中，是兩項獨立的工作，分工明確。隨著社會的發展和信息管理的科學化，社會對于檔案工作已經從學術研究、歷史研究的需要轉向社會管理活動的需要。而文檔一體化就是從文書和檔案工作的全局出發，實現文件從制發到歸檔管理全過程控制?！拔臋n一體化是包括文件、檔案生成一體化、管理一體化和利用一體化在內的從現行文件到館藏檔案整個運動過程的全面控制和科學管理，其中貫穿著系統思維?！蔽臋n一體化不僅可以簡化工作程序，減輕文書和檔案工作的勞動強度，而且有利于工作質量和效率的提高，是今后文書工作和檔案管理的必然發展趨勢。

（二）實現文檔一體化的要求

實現文檔一體化，首先要求把具有密切聯系、相互滲透、相互制約的文書工作與檔案管理作為一個有機的整體來進行綜合管理。其實在實際工作中，已經有一些規模較小的單位已經在實行著文檔一體化。比如，在一些規模不大的機關單位和公司里，文書處理和檔案管理的兩項工作通常是由一個辦公室文員去承擔的。在這個過程中，不僅文書從生成、處理歸納的全過程形成了一體化，還從管理體制、組織機構和人員配備等方面也實現了文檔信息利用的一體化模式。其次，實現文檔一體化還需要現代信息技術的不斷發展和利用，從而解決手工模式下檔案收集和公文歸檔中出存在的問題，保證文書處理的結果能快速便捷的應用于檔案工作上。

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作者簡介

郭俊梅（1971-），女，漢，河南武陟縣人，本科，研究方向：檔案管理。