芻議如何做好檔案管理工作

劉書

摘 要：社會經濟和科技水平的發展，推動了各行業領域的完善，檔案作為公司發展過程中一項不可缺少的內容，其重要作用及重要性是不允許忽視的。雖然現階段各公司都已經認知到檔案管理的重要性，也加強對檔案管理的重視，但是在很大程度上檔案管理過程中還是存在一定的問題，阻礙了公司服務能力的提升，因此只有不斷提升檔案管理水平，才能更好的推動公司發展。文章對現階段公司運營期間檔案管理工作中的不足進行分析，希望能夠有效提升檔案工作活力，使其本身服務水平得到提升。

關鍵詞：檔案管理；存在問題；解決對策

社會經濟發展的良好推動了各行業公司發展，使其發展更加正規和穩定，并且在一定程度上公司內外和外部環境都有了一定的完善及變化，所以導致公司檔案管理工作范疇、涉及內容以及復雜性都有了相應的提升。而實際經營過程中需要進行管理的檔案數量在不斷增加，工作量的劇增使得檔案管理過程中勢必存在一定的問題，因此想要提升檔案管理水平，就需要對其加以重視，然后在此基礎上對檔案管理工作進行完善。

1 現階段檔案管理工作中的不足

（一）檔案管理人員自身素養欠缺

就現階段各公司實際情況來看，從事檔案管理工作的大多數人員都不具備充足的專業和綜合素養，不少人員只是能看懂一些基本的檔案記錄，所以在進行管理時就會出現一定的問題。加之很多工作人員自身并沒有樹立起良好的管理意識，致使在工作期間非常隨意，甚至還存在未將檔案進行分類就進行歸檔的現象。而長時間的隨意使得具備專業素養的人員喪失對工作的熱情，出現人才流失的現象。此外，不少公司沒有對檔案管理工作進行重視，管理人員不被良好的意識，因此在對檔案管理人員培訓教育方面更是欠缺，導致檔案資源整合、利用效率極低。

（二）公司檔案管理制度的不完善

現階段，不少公司在對檔案收集、貯存、保密等方面還存在制度不完善、欠缺的地方，雖然現階段公司加強了對管理制度制度，但是在實際落實方面還不是十分規范，執行力度不足，導致檔案管理人員自身責任心缺失，在進行檔案管理工作時不能對文件和資料進行有效整理，檔案收集也不完善，嚴重的還會出現檔案丟失的現象，導致檔案自身價值作用沒有被充分發揮出來。

（三）檔案關系信息化水平不夠

就現階段實際情況來看，多數公司在對檔案進行管理時還是使用傳統的方式和方法來進行工作，致使檔案管理信息化嚴重不足，就其根本原因就是因為公司沒有根據自身實際情況構建檔案管理信息系統，導致檔案管理工作在開展期間沒有足夠的技術和資源進行支持，進而使檔案管理工作受到嚴重影響。

2 提升檔案管理工作水平的有效途徑

公司檔案管理不僅是保證其能夠正常發展的關鍵，也是公司經營管理工程中必不可少的一部分，同時還是公司發展過程的有效見證，因此一定要做好檔案管理工作。而隨著社會發展，公司各方面的完善，也對檔案管理工作提出了更高的要求，傳統形式的檔案管理不能再滿足其發展需求，所以需要對檔案管理工作水平進行提升，從而推動公司更好的發展。

（一）強化檔案管理意識，做好培訓工作

首先，要引導檔案管理人員對自身工作性質，職能等進行良好的認知，樹立起與時代發展相同步的管理意識，使其能夠重視自身擔負的責任，具備良好的事業心與責任心，加強自身法律意識。其次，公司管理人員一定要認識到檔案管理工作的重要性，然后聘用有責任心、專業能力強的人員來承擔檔案管理工作。定期組織相關人員進行培訓，激發他們的工作熱情。再次，檔案管理過程中一定要根據實際情況對檔案人員進行培養，提升他們自身的理論知識水平、政治素養，始終按照相應的工作原則來進行工作，進而確保檔案工作于公司發展相協調。第四，在提升檔案人員自身理論知識水平的同時，還要讓其掌握現代化的信息技術、公共關系以及現代管理等各方面知識，進而滿足公司檔案管理工作的發展需求。最后，公司還要有針對性的組織學習、交流以及考察等方式，學習其他同類型公司的先進管理方式，進而有效提升自身水平，做好檔案管理工作。

（二）完善檔案管理制度，構建健全的管理體系

由于檔案管理人員自身水平的差別，因此要制定完善的培訓制度，進而使相關人員能夠更好的進行工作。同時還要制定檔案管理規范，確保檔案資料在收集、匯總、、歸檔、保管等方面的完善性和真實性。此外還要做好獎懲機制，提升監管水平，在檔案管理工作過程中要將檔案管理責任制落實到每個人身上，做到獎懲分明，對檔案管理工作作出貢獻的人員要進行獎勵，而影響檔案管理工作有序進行的人員要進行處罰，這樣能夠激發公司員工的工作熱情，進而更好的進行工作。此外，還要提升公司領導對檔案管理工作的重視水平，強化公司領導的管理和指導職能，進而提升檔案管理工作整體水平。不僅如此，還要保證相應制度的約束雙向性，即對管理人員進行約束，又對員工進行制約，這是由于公司是由基層員工以及管理人員兩部分組成，而員工使公司組成中的主要群體，因此他們是各項制度的執行者也是約束者。因此這也就表明，只有對員工和公司領導進行統一約束，才能提升檔案管理工作的水平。

（三）提升檔案信息化水平

為了更好的滿足時代發展需求，檔案管理也要加強對信息化技術的融合，只有將信息化技術很好的應用到檔案管理過程中，才能有效提升檔案管理分類、檢索、歸檔以及安全保管水平。此外，公司還要建立起能夠滿足自身發展需求的數據庫，讓檔案管理工作更加的信息化，進而發揮其本身所具備的作用和價值，更好的推動公司長遠且良好的發展。

3 結論

總而言之，隨著時代發展，有效的推動了公司各項水平提升，在實際經營管理過程中需要管理的檔案越來越多，傳統形式上的管理模式已經不能滿足當下需求，因此一定要認清檔案管理工作的不足，對其進行優化，進而提升檔案管理工作水平，發揮其自身價值作用。

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