論檔案管理工作內容與模式的轉變

詹秀梅

摘 要：文章將化工設備檔案管理工作作為重點研究對象，對現階段化工設備檔案管理工作中的問題進行了深入地分析，并且提出了具有可行性的解決措施，希望能夠在今后化工設備檔案的管理工作中受益，充分利用化工設備檔案。

關鍵詞：化工設備；檔案；管理；利用；體會

目前，在企業化工設備的安全運行方面、在化工設備日常維護檢修及大修理、在設備的更新改造與報廢等多個生產環節，化工設備檔案都發揮著關鍵性的作用，是十分重要的技術資料信息。保證化工設備檔案的完整性，不僅對設備各階段運行的狀況予以真實地記錄，同時還能夠準確地記錄設備故障及原因、所采取的檢修方法和安全控制的措施等等。通過對化工設備檔案資料的運用，能夠對化工設備的現狀予以全面分析和評價，進而在技術工作人員開展工作的時候，為其提供強大的技術支撐，促進生產運行及設備管理活動的開展。

1 對化工設備檔案管理工作現狀的解構

（一）檔案漏存問題嚴重

由于化工裝置本身的工藝十分復雜，而且設備種類很多，所以，設備檔案數量也同樣很多。但是，受到管理制度、流程和工作人員責任心等多種因素的影響，使得化工設備的檔案不完整，所以，有部分設備并沒有與之相對應的檔案資料。而究其原因主要有以下三點：第一，檔案管理工作未參與到化工設備的開箱過程中；第二，檔案管理工作人員未對化工設備的開箱資料進行檔案的及時建立，所以導致資料的遺失；第三，在借閱的過程中，因為管理不合理而導致資料的遺失，同時也未補充并建立檔案。

（二）設備檔案的內容不完整

第一，設備基本資料不完整。對于化工設備來說，其基本資料主要包含的內容有：設備采購前期的文件、具體的設計圖紙和說明書、制造和檢驗資料、使用說明與安裝調試的資料以及試車考核等其他相關資料等。而在設備檔案管理工作中，收集并管理資料是十分重要的內容，而且，對檔案的合理利用也同樣重要。然而，化工設備檔案很容易出現資料缺失的問題，這樣一來，對檔案進行利用的技術工作人員所了解的內容并不完整，所以，難以真正地發揮檔案自身的功用。

第二，檢修維護操作資料不完整。化工設備在生產的過程中，設備檔案也同樣需要隨具體的服役情況進行變化，并對其真實的狀況予以反映，確保檔案和設備本身是一致的，進而在利用檔案方面提供更為準確的信息資料。然而，在化工設備檔案內容中，并不包括企業本身所編制的操作規程，也沒有詳細的檢修維護和檢驗的記錄，甚至缺少改造與總結的資料內容。上述這些資料一般都由技術工作人員個人持有，所以，一旦管理制度不成熟，或者是受到工作人員變動的影響，就會使這些內容遺失。但是，在利用設備檔案方面，需要保證原始檔案和設備使用以后所產生的檔案資料內容相互結合才能夠保證其利用的效果。

（三）設備檔案管理不到位

第一，文字記錄資料不到位。按照化工設備檔案管理要求，在進行書寫的時候，應當保證使用黑色或者是藍黑色的墨水，并且不容易褪色，同時，要求資料的來源是真實而且可靠。然而，很多設備檔案都沒有按照具體要求進行，而是使用圓珠筆進行書寫。另外，還有很多資料是沒有進行整理的，僅僅保存草稿形式，所以，資料內容的完整性不強。還有很多設備的資料中沒有記錄詳細的日期或者是人員姓名，甚至審核人員的簽名也不具備。

第二，資料歸檔不到位。因為各個單位對于檔案管理工作的重視程度不同，很多單位在化工設備新建或者是改建等項目中，特別是在完成項目與設備檢修工作以后，未及時地移交檔案的資料內容，甚至都沒有移交，并未對化工設備歸檔的重要作用予以重視。此外，還存在施工過程修改的情況，但是未詳細記錄，所以，最終歸檔并不是竣工圖紙內容。以上這些問題都會導致原有的檔案資料失去利用價值，給企業的檔案管理工作帶來嚴重的經濟損失。

（四）設備原始資料和運行維護資料存儲分離

化工設備的原始檔案資料由檔案管理工作人員負責保存，而運行維護資料的檔案則由化工設備管理工作人員來保存，兩者的分離嚴重影響了化工設備檔案完整程度，無法滿足檔案動態管理的要求，同樣影響了檔案工作人員工作的開展，使得化工設備檔案的實際利用價值降低。

2 完善化工設備檔案管理工作的具體措施

（一）貫徹落實化工設備檔案管理體制

因為化工設備當資料十分復雜，而且在其整個壽命周期中貫穿始終，所以，一旦資料的收集不及時，或者是管理工作不到位，就會導致資料遺失。同時，若沒有制度作為保障，具體表現在檔案管理與設備管理部門和技術管理工作人員的職責不清晰，化工設備各個環節資料的收集與歸檔等缺少明確的規定，這些都會增加后期化工設備檔案收集與歸檔管理工作開展的難度。為此，化工設備在資料的收集與移交方面，一定要將其滲透于設備整個壽命周期的各環節當中，并且在制度的嚴格約束之下予以固化并嚴格執行，使得化工設備的檔案創建完整并準確。

（二）加大化工設備檔案管理的宣傳力度

由于檔案管理工作始終未得到人們關注與重視，所以，一定要加大檔案管理相關法律法規及管理的重要作用和意義的宣傳力度，使得企業內部的各個部門與管理工作人員在檔案管理方面增強意識，使其了解化工設備的檔案歸檔工作在日常技術管理當中的重要性，全面掌握檔案資料歸檔的范圍、時間與內容要求，進而自覺地履行檔案的管理工作。

（三）化工設備檔案收集和歸檔作業流程的有效創建

在化工設備檔案資料收集和歸檔過程中，有很多部門與管理工作人員會參與其中，所以，積極構建檔案收集和歸檔作業流程，能夠使得化工設備的檔案收集與歸檔工作更加全面與完整。與此同時，在流程約束作用之下，還能夠使設備檔案管理制度增強執行力度，強化該項工作的管理效果。

（四）化工設備檔案管理績效考核的全面完善

化工設備的檔案管理工作是設備管理中的重中之重，能夠有效地保障設備檔案管理的質量，所以，一定要積極地建立并健全化工設備檔案管理的績效考核機制。其中，應當重視各個單位與管理工作人員檔案管理工作的績效，并且全面保證企業積極地收集設備技術文件資料并展開管理工作，有組織與制度的約束，進而推動化工設備檔案管理工作逐漸向著科學、規范方向發展。

3 結束語

綜上所述，在化工設備管理工作中，檔案管理工作始終占據主要地位，不僅對設備管理的整個過程進行了詳細地記錄，而且還能夠為設備的管理提供相應的服務。而設備檔案管理的質量與水平還能夠對設備管理效果予以真實地反映，所以，應當不斷強化化工設備的檔案管理工作，并且有效地增強其實際利用的效果，全面提升化工設備的管理水平，進一步推動化工設備檔案管理工作的發展。

參考文獻

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