淺談電子檔案管理工作中存在的問題與對策

劉創芬

摘要：近年來，隨著信息技術的迅猛發展，成熟的信息及電子技術被迅速應用到檔案管理中。在這種情況下，新型的檔案形式--電子檔案應運而生。電子檔案管理是檔案管理和時代接軌的產物，是檔案管理中的一種新型模式。由于電子檔案具有機讀性、檔案信息存儲的高密度性、檔案信息的數字化性等特點，不但使檔案的存儲載體面臨重大挑戰，而且賦予了檔案工作新的特征和內涵。

關鍵詞：檔案；管理；電子

一、電子檔案管理過程中的存在問題

（一）電子檔案自身的安全性問題

檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲介質對信息安全因素的影響。電子檔案通常以移動硬盤、光盤為載體，這類載體成分比較復雜，性能有時不穩定。而且對環境溫度、濕度、防機械損傷等條件要求較高，易損壞變質，保存年限存在不確定性。傳輸安全性也就是網絡安全性， 網絡的發展使電子檔案在更大的范圍內得到共享，同時，無孔不入的網絡黑客和防不勝防的計算機病毒也給電子檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外， 電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的電子文件材料上簽發，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。如果有人出于自己的目的將內容進行了刪改，也難以發現和確定。

（二）面對電子檔案的沖擊，紙質檔案的處理問題

在多年的管理過程中形成各類紙質檔案是最原始、最直接、最真實、最權威的記錄和依據，是彌足珍貴的資源。然而電子檔案的產生并非是紙質檔案的消亡之日。不可能全面拋棄傳統檔案的運行方式，因此絕對不可忽視傳統檔案工作的統籌安排，需要盡快實現紙質檔案的數字化。使電子檔案和紙質檔案盡快接軌。

（三）辦公自動化與電子檔案管理無縫結合問題

在新的辦公模式下，辦公自動化逐步占主導地位，每天處理的公文數量急劇增加，雖然電子文件有逐漸替代紙質文件的趨勢，但在現階段，文件的歸檔依然應以紙質文件為主。由于設計和開發人員手段不統一，使得電子檔案系統和辦公自動化系統不能無縫結合，電子文件歸檔相對滯后，即使歸檔后文件的準確性也無法保證。

（四）電子檔案管理工作人員知識結構單一的問題

文檔一體化的推行，使電子文件的管理超出單純的學科范圍。使檔案工作成為一門集計算機科學與檔案學于一體的綜合性的學科。電子檔案管理人員除了要掌握檔案管理專業知識，還要不斷提高現代化管理技能，同時還要掌握其他相關學科的知識，這樣才能適應檔案工作現代化需要，才能從根本上保證在電子時代人類活動的真實記錄得以長期保存。目前檔案管理人員的素質普遍較低，知識面較窄，特別是對網絡安全、計算機技術、數據庫技術、等相關知識幾乎一片空白，面對新的需要顯得難以適應、無所適從，盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用。

二、加強電子檔案管理的對策和建議

（一）加強電子檔案的保管

電子檔案的存貯內容具有不穩定性，存儲介質易受磁場、溫度、濕度、物理損環等因素影響，電子文件本身還易受到計算機病毒、電腦黑客的破壞，必須建造專用庫房、檔案柜存放電子檔案，配備專業電子檔案機房和較高的安全性的電腦設備。使用一次性寫入光盤較好，比硬盤等有更好的穩定性，又只有只讀性。保持良好的溫度和濕度，并能滿足避光、防塵、防蟲、以及防機械磨損和強烈震動等條件。

（二）做好電子檔案數據備份恢復工作

備份技術是一種安全策略，是確保電子檔案信息安全的一個非常重要的技術手段。備份對象主要為文書、照片音頻、視頻等電子檔案和傳統檔案數字化后的文件，最好實行雙備份制，一份封存，一份提供借閱。針對網絡的不安全性，要建立數據備份和恢復系統，確保關鍵信息能在計算機和網絡發生災難性故障后得以恢復。

（三）要加強網絡的安全管理

通過驗證用戶信息、輸入調閱口令和限制訪問、閱讀權限。安裝先進的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改。積極采用密匙管理、數字式簽名等先進技術手段，保證電子檔案管理網絡的正常運行。同部門、不同人員的查閱權限，并對所利用的電子檔案進行全程監控并自動記錄，防止電子檔案被篡改而造成不可挽回的損失。

（四）對文件進行安全監控

在一般電腦系統中，文件內容若有任何改變，電腦并不會加以記錄，因此更改文件的動作會不留痕跡，這使得事件發生后，追查毫無線索。因此要讓電腦詳細記錄在存取電子文件時候留下的所有異動記錄。

（五）處理好檔案管理的投入問題

電子檔案的應運而生是現代化的標準，然后現代化的辦公就要求有現代化的設備，檔案工作要適應新的形式、滿足計算機網絡辦公條件下的信息接受、處理、存儲和利用，就必須有相應的現代化的設備投入。與傳統檔案管理相比，現代環境下的檔案工作的投入應超出以前一倍以上甚至幾倍。

（六）采取“雙軌制”歸檔法

由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件拷貝存檔，以確保數據的安全。

（七）盡快完成對紙質檔案的數字化

紙質檔案電子化可以改善檔案管理工作，才能盡快適應信息時代的要求。因此需要盡快將現有紙質檔案通過掃描實現原文件數字化，建立文件目錄和掃描后的電子文檔一一對應關系。

（八）做好對辦公自動化系統和電子檔案無縫集成的開發工作

使電子文件能及時歸檔，增強文件利用的時效性。要嚴把電子信息歸檔關，做好電子信息動態管理，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。

（九）提高檔案工作人員綜合素質和創新能力

隨著檔案信息進程推進和現代檔案事業的發展，對檔案工作人員的要求也越來越高，電子檔案在操作過程中存在很大隨意性，難免出現一些失誤，所以要樹立檔案工作者的風險意識，提高政治素質、職業道德水平，強化保密意識、加強對密碼、口令、機房安全管理及應用軟件、數據庫管理的維護工作，系統掌握現代管理知識和檔案專業知識，努力優化知識結構，以適應信息時代檔案工作的需要。同時電子檔案管理作為檔案事業發展進程中的新生事物，注定了它的發展要“摸著石頭過河”。因此只有檔案工作人員勇于探索、敢于創新，才能探索出一條新時期電子檔案管理工作發展的新路子，取得新的成果。

總之，電子檔案的出現，給傳統檔案工作帶來了諸多的挑戰，檔案工作要適應未來的工作環境迎接新技術革命的挑戰，必須盡快加強對電子檔案管理問題的研究和創新，并盡快掌握現代化管理的有關知識和技術，以適應檔案事業的發展要求。