探析高校教務秘書隊伍的建設工作

郭亞麗

【摘 要】教務秘書在高校教學管理中起著非常重要的作用，由于目前高校擴招、工作任務繁重、人員素質(zhì)要求高、發(fā)展目標不明確，必須采取有效措施加強高校教務秘書隊伍的建設，建立起一支適應新時代、現(xiàn)代化管理要求的教務秘書隊伍。

【關鍵詞】高校；教務秘書；隊伍建設

教務秘書是從事高校教學管理的工作人員，詳細定義為：教務秘書工作從屬于學校教學管理部門和院系領導，受雙重領導，直接參與教學活動的工作組織、安排，管理本院系的教學行政事務，貫徹執(zhí)行院系的教學指導思想和具體指示，保證院系教學正常運行，圍繞教學活動主體（教師和學生）做好管理、協(xié)調(diào)和服務工作[1]。因此，教務秘書是執(zhí)行者、參謀、助手、服務員、管理者、協(xié)調(diào)聯(lián)絡人，具有多重角色。

一、高校教務秘書隊伍現(xiàn)狀

（一）目前教務秘書存在的問題

目前教務秘書存在的問題主要是：隊伍不穩(wěn)定，崗位要求高。不少學校的教務秘書是剛畢業(yè)的大學生或者兼職、臨時人員，變換極為頻繁。這些臨時、兼職人員素質(zhì)參差不齊，既沒有作為教務秘書應有的技能和責任心，也不知道什么時候該做什么、如何做。而這個工作恰恰是需要主動性和靈活性的。凡是教學的事都要主動去處理、不能靠等。因此，臨時、兼職人員不僅難以勝任常規(guī)教學管理工作，還會造成教學管理的脫節(jié)、混亂，更不用說去思考、解決高校教學中的難點和熱點問題。在學校中學習永遠是第一位的，任何事情都是為教學服務的，在部分院系中可能有很多的學生，但是卻只有—名教務秘書，因此教務秘書是高強度的工作崗位。每件事都有時間要求，有時候還要加班處理突發(fā)事情，因此，在相當長的一段時間里不少高校教務秘書隊伍很不穩(wěn)定，真正愿意長期從事這項工作的人并不多。這對高校教學管理是非常不利的。

（二）教務秘書工作職責

教務秘書工作要涉及到組織與協(xié)調(diào)，教務秘書在學院主管教學的院領導和教務處長的領導下進行工作，同時還要協(xié)調(diào)本系領導、教師、學生之間的關系。如協(xié)調(diào)本系教師與學生、教師與教師、教師與領導之間的關系，如協(xié)調(diào)本系教師與外系教師，本系教師與外系學生之間的關系。具有協(xié)調(diào)上下、左右之間關系的作用。

具體教育任務的執(zhí)行者：作為系部教學秘書，更多的足與教務處下屬的各個職能科室聯(lián)系。如教材科、實訓科、教學科。接受職能科室直接下達的命令后，教務秘書直接處理事情。例如四六級英語考試，從接到教務處的報名通知、學習文件、通知學生報名及繳費、報名信息確認簽字、發(fā)準考證、培訓監(jiān)考老師、通知學生查成績、發(fā)成績單。一項任務的完成是很繁雜的。

工作頭緒多、任務重：教務工作者的工作很具體、很繁雜、任務重。常有的任務有：教學計劃安排、人才培養(yǎng)方案編寫、學生學籍管理、學生日常考勤、教師工作量統(tǒng)計、教師課表編排、教學評估材料準備、教學檢查、數(shù)據(jù)平臺采集、教研論文統(tǒng)計、學生補考、四六級考試。所有的工作都要求嚴格，比如一次考試，從通知考試、教師出卷、制卷、分裝卷、考場與監(jiān)考教師安排、成績管理、試卷管理等一系列工作，有很多工序。任何一個環(huán)節(jié)的拖后，都將影響整個工作進度與任務的完成。為了按時完成任務，教務秘書不得不加班加點，白天不能完成，晚上必須加班。而有的老師，對這個工作并不理解，缺乏全局觀念，只看到教務秘書經(jīng)過大量工作以后的結(jié)果，殊不知為了這個結(jié)果，教務秘書要付出很多辛勞[2]。

二、高校教務秘書隊伍建設的對策

（一）按需設崗、合理調(diào)配

根據(jù)崗位設置要求，按工作內(nèi)容和工作量，在人員數(shù)量等方面進行合理配置，改善教務秘書隊伍的知識結(jié)構(gòu)，提高專業(yè)水平，使他們成為一支素質(zhì)合格、結(jié)構(gòu)合理的隊伍。隨著大學門檻的降低，大學的師生比壓力越來越大，系部教務秘書成為了教務處的二傳手。工作量也越來越大。但是教務人員并沒有隨著學生數(shù)量的增加而增加。有條件的學校可以安排2名教務秘書。相互配合，協(xié)調(diào)工作。沒有條件的可以安排輔導員、實驗員、專任教師兼職協(xié)助系部教務秘書，或者可以安排勤工助學的學生幫幫忙，有些跑跑腿的工作可以交給學生，歸檔的材料交給學生去做。既安排好了工作又讓學生得到了鍛煉。所以必須科學地安排好人員，合理配置人員，才能使在有限資源下，使得教學工作有所突破。

（二）努力提高自身素質(zhì)

為了適應繁雜的教務工作，教務秘書必須不斷學習、不斷創(chuàng)新，提高自身素質(zhì)。秘書工作是一項有自己規(guī)律和規(guī)范的工作，不學無術(shù)、腹中空空是無法勝任這項工作的。此外，還要了解高等教育學、高等管理學和心理學方面的知識，懂得高等教育管理的規(guī)律和方法。教學秘書必須是工作認真負責、頭腦清醒、動手能力強的人。熟悉自己所在系部的專業(yè)設置、課程劃、課程設置、實驗、實訓環(huán)節(jié)。對各專業(yè)的課程開設、教學計劃、教學大綱要非常熟悉。努力提高自己的計算機水平，熟練運用辦公軟件。對教務系統(tǒng)各個模塊牢記在心。目前，高等學校工作遇到的難點問題很多，許多重大的理論與實踐問題需要我們?nèi)フJ真研究和思考，作為一個教學管理者，要自覺研究教育教學規(guī)律，把握教學改革的方向，認真學習高等學校教育管理知識，及時解決教學工作中出現(xiàn)的新問題，提高自己解決問題的能力。要善于總結(jié)，做事細心。這樣才能不斷改進工作方法，保證教學秩序有序地進行，更好地發(fā)揮其在教學管理中的作用[3]。

總 結(jié)

教務秘書在工作中要不斷創(chuàng)新，準備工作要提前做好。要不斷學習新的知識，熟悉各個崗位的工作要求，善于總結(jié)歸納。提高自身素質(zhì)和教務管理水平，提高工作效率，推進高等學校教學管理水平不斷發(fā)展。

參考文獻：

[1]魏章友.淺談教務秘書如何做好高校教學管理工作[J].科技信息，2014.

[2]袁東華.對大眾化階段高校教務秘書隊伍建設的思考[J].中國電力教育，2014.

[3]張恩旭.高校院系教務秘書工作的實踐與認識[J].安徽電子信息職業(yè)技術(shù)學院學報，2015.