信息化時代林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案管理與對策探討

金國海

摘要：指出了隨著社會經(jīng)濟以及信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)逐漸被運用在林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案管理中。目前林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案管理面臨的一個重要的任務(wù)就是如何進行檔案信息化建設(shè)，從而促進檔案管理水平的提高。針對林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案的重要性和特點，分析了林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案管理存在的問題，并提出了相關(guān)對策。

關(guān)鍵詞：信息化；林業(yè)；調(diào)查規(guī)劃；檔案；管理

中圖分類號：G273

文獻標識碼：A 文章編號：16749944（2016）08023302

1 引言

隨著信息化時代的到來，林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案管理工作正在逐漸的從傳統(tǒng)的模式轉(zhuǎn)換成運用信息技術(shù)進行管理的模式。在信息化時代這樣的大背景下，林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案管理運用先進的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以經(jīng)變得非常重要，可以保證檔案管理工作變得更加的規(guī)范化，能夠有效的提高檔案的利用率，從而不斷的提高林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案管理的水平。

2 林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案的重要性和特點

林業(yè)調(diào)查規(guī)劃單位的檔案主要包括六個方面的內(nèi)容，即設(shè)備檔案、文書檔案、會計檔案、科技檔案以及基建檔案等。林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案來源于林業(yè)工作者們長期的實踐工作總結(jié)和從事林業(yè)活動的記錄，它能夠為林業(yè)單位比較科學和及時的進行林業(yè)資料的存儲。林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案中詳細記載著非常豐富的、容量巨大的、特別珍貴的林業(yè)方面的知識和內(nèi)容，可以為今后林業(yè)工作者們提供非常寶貴的參考資料，是林業(yè)工作者們進行林業(yè)活動的非常重要的基礎(chǔ)和依據(jù)。林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案的主要內(nèi)容有森林資源調(diào)查、林業(yè)開發(fā)規(guī)劃、林業(yè)區(qū)劃、森林資源監(jiān)測、森林資源規(guī)劃等，其中涵蓋了多種內(nèi)容的文字、圖片、照片以及關(guān)于樹木培育和保護的各種內(nèi)容和材料。隨著國家和社會對林業(yè)和森林的不斷重視，必須要加大對林業(yè)調(diào)查檔案管理的重視，要明確林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案的重要性，能夠給林業(yè)各個方面的工程以及活動提供寶貴的基礎(chǔ)資料，并且可以做為地區(qū)解決林權(quán)糾紛的主要依據(jù)和證據(jù)。

對比林業(yè)其他類型的檔案，林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案還是存在很大的差異的，林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案有著其他檔案沒有的三大突出特點：①具有較高的實用性。林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案在歸檔之后不像其他一般的檔案資料一樣退出現(xiàn)行使用過程，而是能夠充分的發(fā)揮并且長時期的發(fā)揮有效的作用；②專業(yè)性。林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案除了與普通的檔案存在較大的區(qū)別之外，也與林業(yè)科技檔案存在著一定的差異，因而可以說林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案的重要特點之一就是專業(yè)性；③多樣性。科技檔案的收集、分類、保管以及利用等環(huán)節(jié)都必須要將此特點作為依據(jù)，采取有效的措施做好科技檔案的管理以及有效的利用。

3 林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案管理存在的問題

3.1 重藏輕用

檔案的價值在于開發(fā)利用。就目前情況來看，林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案管理普遍存在“重藏輕用”的現(xiàn)象。在林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案管理工作中，單純的是進行檔案的收集、處理和保管，但是卻沒有采取有效的措施對檔案進行有效的開發(fā)和利用。僅僅是追求檔案的數(shù)量和規(guī)模，但是卻不能夠更好的重視檔案資料是否能夠得到充分的利用，是否能夠滿足社會對檔案資料運用的需求。甚至有一些檔案管理工作人員認為檔案都是比較過時或是沒有用的資料，對這些資料進行歸檔的管理主要就是進行看守，并沒有什么大的用處，只要保證歸檔資料不發(fā)生損壞和丟失就可以了，無法認清楚檔案對林業(yè)科研以及生產(chǎn)建設(shè)的重要的作用。

3.2 檔案服務(wù)方式被動

林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案存在的主要作用和目的就是為了能夠給林業(yè)調(diào)查規(guī)劃提供一定的服務(wù)和參照依據(jù)，給林業(yè)工作者提供他們所需要的信息和數(shù)據(jù)。但是事與愿違，很多林業(yè)檔案部門基本上處于半封閉狀態(tài)，不會主動向需要資料的林業(yè)工作人員提供資料，而是坐等需要資料的人員上門進行查詢和閱讀，因而導致很多人員因不熟悉檔案資料的檢索方法，花很大的力氣都很難找到自己需要的資料，導致林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案不能充分發(fā)揮作用。

3.3 缺乏足夠的經(jīng)費進行檔案管理工作

目前，在林業(yè)調(diào)查檔案管理工作中，普遍存在缺乏資金和經(jīng)費的現(xiàn)象，不僅導致無法較好的展開檔案管理工作，還導致從事檔案管理的專業(yè)人員不足。同時因為資金激勵不足，導致工作人員沒有足夠的熱情進行檔案管理工作。最終導致檔案編研工作成果差，質(zhì)量低，僅僅是停留在文獻的不斷重復加工上，不能滿足實際工作的需要。資金的不足也導致檔案管理工作無法運用先進的計算機信息技術(shù)，缺乏先進的設(shè)備，導致檔案管理停留在傳統(tǒng)的手工操作階段，沒有充分發(fā)揮計算機信息技術(shù)的便利性，導致檔案檢索速度慢、效率低下。

4 林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案管理信息化建設(shè)的重要性

4.1 可改善檔案管理工作

在林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案管理工作中，為了實現(xiàn)檔案的充分開發(fā)和利用，必須運用信息化技術(shù)，這樣才能夠保證檔案管理部門更加開放，從單純的檔案保管工作變成對檔案信息的采集、管理和服務(wù)，確保檔案資源能夠得到合理的配置和管理，從而為林業(yè)活動提供更加全面和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4.2 可用詳實的檔案信息支持決策和管理

在檔案管理工作中，運用信息化技術(shù)，可以使得檔案管理部門能夠得到完整和可靠的信息，同時具備非常快速的綜合處理和分析能力，保證相關(guān)決策的及時和正確，并且提出有效的管理措施。

4.3 提供智能化的服務(wù)

將信息技術(shù)運用到檔案管理中，可以使得檔案利用的服務(wù)工作變得智能化，可以實現(xiàn)遠程服務(wù)和資源共享的目標，從而能夠及時的對檔案資料進行利用。

4.4 有效管理電子文件

隨著信息技術(shù)和科學技術(shù)的不斷發(fā)展，在日常檔案管理工作中不可避免的需要使用到現(xiàn)代化信息技術(shù)，對電子文件的處理也變得十分的普遍。在檔案管理工作中運用信息技術(shù)，可以對電子文件形式的檔案進行有效的管理。

5 信息化時代林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案管理的對策

5.1 加強林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案數(shù)字化建設(shè)

隨著信息化時代的到來，林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)變得十分的迫切。運用以現(xiàn)代先進的計算機信息技術(shù)為載體的林業(yè)數(shù)字化體系，是對林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案信息實現(xiàn)共享的一項非常重要的任務(wù)。在近期要形成先進的信息化體系，之后再逐漸的建成集數(shù)據(jù)、圖像以及數(shù)據(jù)于一體的信息寬帶網(wǎng)絡(luò)，建成一個功能強大的數(shù)字化系統(tǒng)。

5.2 加強林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

在林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案管理工作中，檔案管理人員需要將網(wǎng)站作為基礎(chǔ)，加強對檔案資源的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，從而實現(xiàn)林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案資源的信息化和自動化。與傳統(tǒng)檔案管理不同的是，大量電子文件形式的檔案可以實現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上進行下載和傳播，改變傳統(tǒng)的工作方式，建立電子文件網(wǎng)絡(luò)自動上傳的工作模式，將需要歸檔的資料上傳給檔案管理員，檔案管理人員及時的將資料進行收集，之后在服務(wù)器上進行歸檔。對調(diào)查中收集到的紙質(zhì)文件可以使用掃描或者拍照的方式進行處理之后再進行上傳，檔案管理人員將整理好的檔案電子文檔發(fā)送給單位局域網(wǎng)的服務(wù)器窗口上，以不同的檔案調(diào)閱權(quán)限點擊允許查閱的檔案材料。這樣需要對林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案進行利用的人員就可以用身邊的計算機，不需要出門就能夠?qū)㈦娮游募螺d下來，進行資料的查閱，非常方便和快捷。

5.3 采用先進技術(shù)進行在線服務(wù)

在信息化時代，林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案的運用方式將會得到很大的改變，檔案服務(wù)方式將逐漸的從傳統(tǒng)的被動方式轉(zhuǎn)變成為主動的的方式。檔案管理部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題等服務(wù)方式，讓利用者和檔案室利用電子郵件在網(wǎng)絡(luò)上進行通訊和交流。

5.4 做好檔案資料的備份

在信息化時代運用計算機信息技術(shù)進行檔案管理的一個重要工作就是做好數(shù)據(jù)備份工作，因為一旦計算機遇到系統(tǒng)癱瘓、病毒侵害、人為破壞等因素的影響，就會導致檔案數(shù)據(jù)缺失，造成很大的損失。因而，檔案管理部門應(yīng)該需要信息的備份工作，將已經(jīng)信息化處理之后的林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案進行備份處理，主要方式有刻錄光盤和多鄉(xiāng)存儲等方式。這樣就可以保證在發(fā)生問題時，能夠迅速的對丟失的數(shù)據(jù)進行恢復，對檔案成果進行保護。

6 結(jié)語

隨著信息化時代的到來，林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案管理工作迫切需要從傳統(tǒng)的管理方式向先進的運用信息化進行管理的方式轉(zhuǎn)變。運用信息化技術(shù)進行林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案管理可以有效的提高檔案管理的利用效率，保證檔案資源能夠充分發(fā)揮自身作用。在今后的工作中，需要加大資金投入，加強檔案人員的技術(shù)培訓，充分運用計算機信息技術(shù)做好林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案管理工作，不斷提高林業(yè)調(diào)查規(guī)劃檔案管理水平。

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