如何規范職業技術學院財務檔案管理，提高經濟管理水平

陳琳

【摘 要】職業技術學院的財務檔案管理是院校財務工作的重要組成部分，既是院校財務活動的重要依據，也是財務開支真實記錄的保存，同時對于院校分析資金開支情況是十分重要的。建立系統的管理體制，不僅有利于完善院校財務管理體系，還能有效的提高職業技術學院的經濟管理水平。

【關鍵詞】職業技術學院；財務檔案管理；經濟管理水平

財務檔案是指在財務核算過程中產生的具有一定保存意義和實際價值的財務記錄，起著保存信息、監督管理的作用，也是財務開支的重要憑證。職業技術學校在提高經濟管理水平的過程中，首先要做的就是加強學院的財務檔案管理，將院校的財務數據和情況整理分類，落實實際情況，從而保證職業學院財務開支的透明性和科學性。本文就是從規范職業技術學院的財務管理出發，提出具體的管理措施，促進技術學院的經濟管理水平。

一、職業技術學院加強財務檔案管理的作用

職業院校的財務檔案管理包括了院校財務開支的全部活動資料，是整個財務工作的具體反映和寫照。因此，高校的財務檔案保存可以作為日后研究院校財務狀況的重要憑證，對日后工作人員找尋資料也提供了方便的途徑，大大促進了高校的經濟管理。對于有些財務管理中的問題分析，院校財務檔案中的資料可以作為重要的參考，為事件處理提供可靠地數據資料，節省工作時間，提高效率。還有一些財務分析的工作，需要使用之前的財務檔案，此時數據保存完善的檔案就會發揮重要作用。

對于職業技術學院的財務開支，難以避免會有些問題的出現，挪用公款、支出不合理都是很可能出現的，為了避免這種情況的發生，加強職業技術學院的財務管理也是一種有效的途徑。對財務開支情況進行記錄，能有效的減少不正常財務開支情況的發生，從而加強職業院校的經濟管理。

通過分析職業高校的財務檔案還可以為工作人員工作質量的評定提供參考，在分析過程中，院校財務支出的具體情況都會體現出來，對于各項支出和領導者的決策是否合理，都能夠很明顯的體現出來。而且，職業技術學院通過建立完善的財務檔案管理體系，對于管理過程中的不足和缺陷都能及時發現，并且得到解決，促進財務管理的科學化、完善化。

在職業技術學院教學過程中，一些與經濟管理相關的專業，都需要大量的實踐和案例，與理論教學相結合，促進教學工作的提高。而本職業院校的財務檔案剛好可以作為教學的參考和依據，將實際引用到教學過程中，既為教學提供了大量的真實案例，又促進學生的能力提高，一舉兩得。

二、目前職業院校財務檔案管理中存在的問題

（一）對財務檔案管理重要性意識不夠

通過之前簡述，可知對職業技術學校來說，財務檔案管理有著重要的地位和作用。但是在大多數職業院校中，對財務檔案管理的重視性都不高，一般只重視財務工作的開展，對于具體的證明、數據并不重視，只要求有簡單的證明就可以了，并沒有將檔案管理工作落實到位。在之后的數據、資料整理過程中，大都只使用了財務工作中的簡單數據，并沒有將整個過程的數據收集完整，導致即使檔案管理工作開展落實后，整個資料檔案都并不完整，達不到預期的效果。

對檔案管理工作的重視不夠，從根本上來說，是由于領導者的重視不夠，在職業技術學院中，主要原因就是由于學校管理者對于檔案管理工作的重視不夠。由于管理者不重視該工作的開展落實，所以具體的工作人員更難以將管理工作很好的落實到位。在初期的財務開支證明時就缺乏統一的規范要求，在之后收集資料時，數據也就難以完善。

（二）財務檔案管理工作不夠規范

相關工作人員缺乏專業的知識技能是造成檔案管理工作不規范的主要原因之一。對于財務檔案管理工作，沒有統一的要求，不同的工作人員有不同的處理方法，造成檔案管理工作的秩序混亂，影響檔案管理工作的質量。其次，職業技術學院中沒有設置專門的檔案管理機構，很少有專門負責財務檔案管理的工作人員，大都是由其他職能的工作人員代理，更容易造成管理工作中的不完善問題。而有些職業院校中，雖然有專門的管理機構，但是由于各部分之間的權責劃分不明確，并且缺乏專業的知識技能培訓，難以對管理工作統一約束。除此之外，資源配置情況也是影響職業技術學院財務管理工作的重要原因，沒有具體的檔案存放地點，信息數據沒有具體的收集、保存途徑，即使工作人員有較好的職業素養，也難以將工作規范完善。

（三）缺乏統一的要求和標準

我國高校的財務管理工作發展較晚，目前還沒有統一的規范標準，所以職業技術學院在財務檔案管理工作中更是難以達到預期要求，將財務檔案管理的有益作用完全發揮出來。有部分職業技術院校雖然對財務檔案管理制定有一定的要求，但是都只在小范圍或者自己學校里實行，并沒有擴展到整個行業，沒有形成有規范的行業標準。

三、規范職業技術學院財務檔案管理

（一）加強職業技術學院財務檔案管理的意識

出于財務檔案管理的重要性，和目前職業技術學院財務檔案管理的意識不強，要重點落實增強職業技術學院對此管理的意識。職業院校要在充分意識到財務檔案管理的重要性的前提下，改變之前對財務支出證明和資料收集的不重視情況，致力于完善院校財務檔案管理體系。先從領導者抓起，引導院系領導者認識財務檔案管理對學校財務支出和日后工作的重要性，建立注重學校財務檔案管理的意識。在學校領導者的帶領下，增強管理工作人員的重視，從而保證學校財務檔案管理工作的重視程度提高和工作的落實，促進職業技術學院的財務開支科學化，促進職業技術學院的經濟管理水平提高。

（二）提高管理人員的專業素養

專業的管理人員不僅能提高財務檔案管理的效率，而且還能保證工作開展的有序和質量，因此，提高職業技術學院的管理人員具有重要意義。財務檔案管理不是單純的一項管理工作，對于工作者還有一定的專業要求，才能保證工作的高效率和高質量。對于從事財務檔案管理的人員應定期的進行技能培訓，保證管理人員的專業能力，同時將要求和標準及時傳授給工作人員及時落實到工作中。對于提出要求的落實情況對管理人員進行考核，保證財務檔案管理的工作人員的專業素養達到標準，保證財務檔案管理能隨著發展不斷進步。

（三）健全院校檔案管理制度

每個職業技術學院，要設立專門的財務檔案管理機制，促進財務檔案管理體系的完善。對于財務檔案管理的支出證明，規定要有詳細的數據說明，既是為了之后檔案收集的便利，也是為了保證職業技術學院的財務支出合理，避免財務問題的出現。在之后的數據收集階段，要將各種資料收集完善，保證數據的真實性。職業學院在建立管理機制的前提下，對于各部門的分工，也要劃分明確，將各個階段的具體工作劃分到部門或者人員，保證每項工作都有專業的負責人。除此之外，對于財務檔案管理過程中需要的資源也要配置到位，檔案存放需要的空間、信息處理需要的計算機等其他資源，都要滿足工作人員的需要。將各部分都要落實完善，保證整個職業技術學院的財務檔案管理制度完善，促進財務檔案管理工作的正常運行。

（四）提高財務檔案管理的信息化

隨著科學技術的發展，目前我國的網絡信息化技術逐漸完善，人們的工作和生活都離不開網絡信息，對于職業技術學院的財務檔案管理工作，也要與時俱進，將計算機網絡技術運用到檔案管理工作中來。相比傳統的財務檔案管理的各種紙質資料，使用網絡技術之后，各種財務檔案管理工作將更加簡便快捷。特別是在進行數據整理保存的階段，信息化的手段將大大提高工作效率。因此，在新時期，職業技術學院財務檔案管理的信息化是發展的必然趨勢。

四、總結語

加強職業技術學院的財務檔案管理規范工作，不僅能有效的保存各種財務交易數據，促進之后檢查管理工作的開展，而且對于保證職業技術學院的財務開支透明合理也具有重要意義。通過提高管理意識、工作者的職業素養、數據管理的信息化和健全管理機制，提高職業院校財務檔案管理工作的科學化，從而促進職業高校的經濟管理水平。

參考文獻：

[1]時立針.試析改善職業院校財務檔案管理的措施.經濟與發展，2006（3）：112-113.

[2]孔文.學校財務檔案的優化管理與服務能力的探討.現代交際月刊，2011（7）：63-63.