信息技術在學校檔案管理中的運用策略

鄢虹英

摘要：隨著科學技術的發展，信息技術在我國的各行各業中得到了廣泛而深入的應用。運用現代信息技術替代傳統的圖書館管理不但能夠通過網路信息技術對信息和資料進行及時的收集和整合，擴大圖書館的館藏，還能夠使圖書館的管理和運行效率得到大幅度的提高，為廣大用戶提供更為方便、快捷的文獻和資料的查閱服務，極大的提高了圖書館館藏的使用率。本文對學校圖書館管理的現狀進行了分析，針對網絡信息技術的優勢，提出幾點將網絡信息技術運用于學校圖書館管理工作中的建議和策略。

關鍵詞：學校圖書館；網絡信息技術；運用策略

中圖分類號：G27 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）002-000-01

引言

隨著我國社會的不斷進步，社會各界對人才的要求逐漸趨向于高素質和高技能，這對高校的人才培養方案提出了更大的挑戰。高校作為綜合性人才的搖籃，加強圖書館的管理，為用戶提供更加豐富的文獻和資料是高校發展自身核心競爭力的重要途徑。將網絡信息技術應用到圖書館的管理工作中，不但能夠使圖書館的管理走向智能化，還能夠為廣大用戶提供更加豐富的文獻資料。同時，智能化的管理模式能夠大幅度降低圖書館管理工作的成本和難度，極大的提高了圖書館管理的工作效率。

一、學校圖書館管理工作的現狀分析

1.傳統的管理理念無法適應學校的發展

隨著信息技術的不斷發展和完善，網絡信息技術在圖書館管理的工作得到了一定的應用。許多高校雖然引入了網絡信息技術，但是并沒有及時的更新圖書館的管理理念，沒有建立一個完善的網絡信息管理體系。這使得許多信息沒有得到及時的整合，雜亂無章，查找和閱讀較為困難，導致資源的有效利用率大大的降低[1]。因此高校圖書館只有運用創新的管理理念，積極創建一個健全、完善的管理體系，才能實現信息資源的及時收集和整理，對于學生的檔案信息的管理以及網絡圖書館的完善起到促進和優化的作用。從而實現信息資源的高效利用，為廣大用戶提供更為全面、更為優質的服務。

2.圖書館管理機制的不完善

大多數的高校圖書館都采用分類陳列館藏的方式，將閱覽室根據期刊書籍的類型分為理工閱覽室、溫室閱覽室等等，這種分類式的管理方式雖然條理清楚，方便管理，卻限制了資源的共享，從而阻礙了高校圖書館網絡信息化的建設和發展。因此，高校圖書館只有增進各個閱覽室之間的聯系，實現資源共享，才能夠不斷完善圖書館管理工作的信息化發展，從而實現高校圖書館管理工作的信息化和數字化。

二、信息技術在圖書館管理工作中的優勢

1.提高圖書館管理的工作效率

傳統的圖書館管理工作中，主要以紙質書籍期刊的借閱登記以及統計陳列為主，這對于管理人員來說是一項較為耗時費力的工作。將信息技術引入到圖書館管理工作中后，可以使管理人員通過網絡技術迅速的了解圖書館的館藏以及借閱記錄，網絡信息技術的應用使得圖書的管理更加方便和規范，節約了大量的人力成本，縮短了借閱登記所耗費的時間，在提高圖書館管理的工作效率的同時，也為廣大用戶提供了更為方便快捷的服務。

2.方便學生信息確認和查閱資料

傳統的圖書館管理工作中，對于學生的信息確認效率很低，需要管理人員對學生的證件進行一一確認[2]。引入信息技術后，學生可以通過刷卡的方式來確認自己的信息，使得圖書館的管理更加科學化。

此外，傳統的圖書館管理中，由于圖書館的館藏書籍的數量十分巨大，使得用戶在查找資料時需要耗費大量的時間和精力，還會導致許多有價值的資料無法及時找到，這給用戶帶來了極大的不便。隨著網絡信息技術的深入應用，用戶可以通過網絡平臺上提供的關鍵詞搜索等功能，迅速找到想要查閱的書籍期刊，降低查找資料所耗時間的同時，還能夠實現資源的共享。不但為用戶提供的了快捷的查找資料的服務，同時極大的提高了圖書館管理的工作效率。

3.擴展服務方式

傳統的圖書館管理中，為用戶提供的文獻資料絕大多數是紙質的書籍和期刊，用戶在借閱時受到了圖書館的開館時間以及地域上的限制[3]。信息技術的應用，能夠幫助圖書館建立一個數字化的閱讀平臺，使用戶隨時隨地都能夠登錄網絡平臺對自己所要查找的資料進行閱讀。同時，信息化圖書館還可以根據用戶所設置的服務項目來提供更加人性化的服務。此外，用戶還可以將自己的資料上傳到網絡平臺上，允許他人閱讀，極大的提高了文獻資料的共享率，也在一定程度上豐富了圖書館的館藏。

三、信息技術在學校圖書管理工作中的應用策略

1.創新管理理念

首先，應遵循與時俱進的管理原則，不斷引入先進的信息化技術完善高校圖書館的管理體制；其次，樹立開放與合作的精神，逐漸形成全新的服務態度和服務方式，從而實現管理模式的信息化和科學化；最后，對管理工作中的每一個環節進行改革和創新，繼而實現整體的改革和創新，最終達到整體和部分之間的和諧發展。

2.完善管理機制

借助于網絡信息技術充分挖掘不同種類圖書之間的內在聯系，通過多元化的信息管理機制建設來完善信息資源的共享。可以在圖書館內部架構管理中進行整合規劃，通過局域網絡平臺的建立實現小范圍的資源共享，此外，還可以通過網絡平臺建立與其他高校圖書館之間的信息共享，以此來豐富圖書館的館藏。

3.培養用戶的自助服務能力

目前，許多高校的讀者沒有充分認識到信息化管理圖書館的優勢，不能充分利用網絡平臺的自助服務項目來完成自助式查找和閱讀資料。因此，高校可以開展一些講座、設計一些宣傳冊以及使用說明等，幫助用戶培養自助服務的能力，從而提高網絡信息平臺的利用率，方便用戶查閱資料的同時，減輕管理人員的工作負擔，提高圖書館管理工作的工作效率。

四、結論

隨著網絡信息技術的發展，高校圖書館的管理工作效率也隨之得到了大幅度的提高。因此，在圖書館的管理工作中，應及時更新管理理念，加強圖書管理人員的專業技能，同時采取與信息技術相適應的管理機制，從而實現圖書館管理工作的科學化和信息化。

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