加快檔案信息化建設(shè)?提升醫(yī)院檔案管理實效

賈戎

摘 要：社會經(jīng)濟的發(fā)展推動了醫(yī)療行業(yè)的改革，醫(yī)院管理逐漸朝著系統(tǒng)化、體系化方向發(fā)展，并取得了一定的成就，服務(wù)水平有了很大的提升。醫(yī)院整體服務(wù)水平的提升，也對醫(yī)院的檔案管理提出了更高的要求。為適應(yīng)時代的發(fā)展，醫(yī)院亟需加快檔案信息化建設(shè)，借助高度發(fā)達的信息技術(shù)提升檔案管理服務(wù)水平，以促進醫(yī)療事業(yè)更快更好的發(fā)展。本文通過論述醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的意義，分析其目前發(fā)展中存在的問題，探討了加強醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的有效方法，以供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；信息化建設(shè)；意義；現(xiàn)狀；有效方法

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成，在醫(yī)院建設(shè)與管理工作中發(fā)揮著重要作用。醫(yī)院檔案是對醫(yī)院日常工作的記錄，主要包括行政管理檔案、財務(wù)管理檔案、人事檔案、患者檔案、重要的科研成果、醫(yī)院重大事項及決策的記錄等等，醫(yī)院檔案主要以紙質(zhì)文件、電子文檔、視頻資料等形式為主，既是醫(yī)院日常工作的重要憑證，也是醫(yī)療科研的重要基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案紛繁復(fù)雜，加強信息化建設(shè)，既可降低檔案管理成本，提高檔案利用率，又可加強資源共享，提升醫(yī)院工作效率，促進醫(yī)療事業(yè)的進一步發(fā)展。

1 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的意義

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)能夠改變傳統(tǒng)檔案管理方式，提升檔案管理實效，改善醫(yī)患關(guān)系。信息化檔案管理能夠促進醫(yī)院內(nèi)部各部門之間的交流，實現(xiàn)信息共享，方便醫(yī)生調(diào)閱患者信息，同時也能降低管理成本，提升醫(yī)院整體服務(wù)形象。具體而言，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)具有以下三方面的重要意義：

一是，有利于提升醫(yī)院的管理水平。檔案信息化建設(shè)既順應(yīng)了時代發(fā)展的要求，也符合醫(yī)院改革創(chuàng)新的客觀需要，是醫(yī)院發(fā)展進步的標志之一。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)能夠充分利用信息化網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)檔案信息的共享及傳遞，方便各部門、各科室對檔案的調(diào)取與利用，節(jié)省檔案存儲與使用的人力、物力及財力成本。同時，檔案信息化建設(shè)能有效解決醫(yī)院日常管理中的一些難題以及為一些疑難病癥的病例提供信息參考，既能方便醫(yī)院管理人員通過查閱檔案信息解決問題，也有利用醫(yī)務(wù)人員參考醫(yī)療檔案找尋解決疑難雜癥的方法，有利用提升醫(yī)院的整體管理水平。

二是，有利于提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量。檔案信息化建設(shè)能使醫(yī)院檔案信息獲得及時有效的利用，提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量及工作效率，為醫(yī)院各項業(yè)務(wù)的順利開展提供保障。當今社會，科技迅速發(fā)展，人們對醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的要求也越來越高，檔案的信息化建設(shè)能使醫(yī)院內(nèi)部檔案資料實現(xiàn)共享，方便各醫(yī)務(wù)人員的調(diào)用，同時也可在一定范圍內(nèi)實現(xiàn)與社會的交流和資源共享，為廣大醫(yī)務(wù)人員和患者提供更好的服務(wù)，實現(xiàn)醫(yī)院資源的最大化利用，提高醫(yī)院的整體服務(wù)質(zhì)量。

三是，有利于為醫(yī)院的決策制定提供參考信息。檔案的信息化建設(shè)能夠方便醫(yī)院決策層及時了解醫(yī)院的發(fā)展動態(tài)及面臨的問題，從而有針對性地制定決策，提出意見。醫(yī)院的管理及醫(yī)療活動等信息通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行保存，可為醫(yī)院管理層提供真實有效的資料信息，為醫(yī)院管理人員相關(guān)決策的制定提供有益的參考信息，促進醫(yī)院更快更好地發(fā)展。

2 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)發(fā)展現(xiàn)狀

（一）信息化建設(shè)管理體系不健全

醫(yī)院檔案管理還沒有形成統(tǒng)一的管理標準，致使檔案信息化建設(shè)的管理體系不健全，不利于檔案的管理與使用。一方面，檔案管理人員的職責不明確，致使檔案收集、整理不及時，檔案信息化建設(shè)不規(guī)范；另一方面，缺乏一定的檔案管理模式，各部門檔案管理缺乏統(tǒng)一標準，致使管理分散，信息資料不完整，檔案信息化建設(shè)緩慢，許多信息未實現(xiàn)共享，信息查找困難，難以統(tǒng)一有價值之資料，不利于信息的開發(fā)利用。

（二）對信息化建設(shè)重視程度不高

醫(yī)院檔案是對醫(yī)院各項活動的記錄，是醫(yī)院歷史的見證，不僅能為醫(yī)院的發(fā)展提供經(jīng)驗借鑒，也有助于醫(yī)療糾紛的解決，為病例研究提供參考。這就需要醫(yī)院檔案管理者具有長遠眼光，重視檔案的信息化建設(shè)。而目前，各醫(yī)院檔案人員普遍缺乏信息化管理意識，對檔案信息更新不及時，保存不完整，致使信息傳輸受阻，重要檔案資料不能及時錄入計算機系統(tǒng)造成資料受損，嚴重制約檔案管理信息化建設(shè)的科學、有序開展。

（三）缺乏專業(yè)的檔案信息化管理人才

當前，醫(yī)院檔案信息化管理人才不足，檔案工作人員專業(yè)性不強，很多人員未接受過專門的檔案管理知識培訓(xùn)，部分人員是由護士或行政人員轉(zhuǎn)崗而來，人員任用隨意性強，流動性大，缺乏檔案管理專業(yè)知識，且計算機技術(shù)不強，不利于檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。醫(yī)院檔案資料繁多，內(nèi)容繁雜混亂，因而，其信息化管理具有一定的復(fù)雜性，若相關(guān)管理人員微機操作不熟練，對于網(wǎng)絡(luò)平臺的管理能力不強，極容易造成檔案信息化管理不規(guī)范，甚至威脅到檔案信息的安全。

3 加強醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的有效方法

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要組成部分，也是醫(yī)療事業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展之有力保障，能有效提高醫(yī)院的綜合實力以及競爭力。因此，醫(yī)院應(yīng)把握好現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展之機遇，更新管理理念，優(yōu)化管理方法，將先進的信息技術(shù)引入檔案管理工作中，通過建立健全醫(yī)院檔案管理制度、培養(yǎng)專業(yè)管理人才、加大資金及技術(shù)支持力度來加快醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的步伐，提升檔案管理實效。

（一）建立健全醫(yī)院檔案管理制度

醫(yī)院檔案管理工作需貫徹落實國家醫(yī)療衛(wèi)生改革之精神，在分析本醫(yī)院實際情況的基礎(chǔ)上，建立健全醫(yī)院檔案管理制度，使醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的各項工作有章可循、有據(jù)可依，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、科學化發(fā)展。一方面，醫(yī)院檔案管理部門可根據(jù)《檔案法》、《保密法》、《醫(yī)院檔案管理制度》等文件制定適合本醫(yī)院檔案信息化管理的規(guī)章制度，包括檔案的收集、歸檔、存儲、借閱、保密、銷毀等一系列制度措施，以明確檔案管理目標、管理職責、管理內(nèi)容及管理要求，確保檔案信息化建設(shè)有序開展。另一方面，醫(yī)院檔案部門應(yīng)制定規(guī)范的檔案信息化管理績效考核制度以及獎懲制度，以充分調(diào)動相關(guān)工作人員的工作積極性，保障檔案信息化管理的安全，以形成完善的檔案信息管理體系。

（二）提高管理意識，培養(yǎng)高素質(zhì)專業(yè)人才

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)對醫(yī)院的發(fā)展具有重要意義，應(yīng)引起醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員的高度重視。一方面，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要在決策上支持檔案信息化建設(shè)工作，以政策制度加強人員管理，提升工作人員的檔案信息化管理意識，促進檔案工作人員加強責任意識，提高工作積極性，盡量避免因粗心大意或操作失誤而造成數(shù)據(jù)的刪除或丟失；另一方面，應(yīng)加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升其專業(yè)素養(yǎng)，使之不僅具備專業(yè)的檔案管理知識，還具有較強的計算機技能，能熟練操作計算機系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)平臺，以加快檔案信息化建設(shè)，提升檔案管理水平。此外，醫(yī)院檔案管理部門還應(yīng)優(yōu)化人員的選聘，以打造一支素質(zhì)高、專業(yè)強、懂技術(shù)的檔案管理團隊，提升檔案管理實效。

（三）加大檔案信息化建設(shè)的資金及技術(shù)支持力度

醫(yī)院在檔案的信息化建設(shè)進程中，必須加大資金投入，加強技術(shù)支持，在保證資金充足、技術(shù)過硬的前提下，積極引進并培養(yǎng)人才，以促進檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，最大化發(fā)揮檔案管理工作的價值。通過強化技術(shù)，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，能使醫(yī)院檔案資源得以發(fā)揮最大效用，提高檔案利用率。醫(yī)院管理部門應(yīng)加大檔案信息化建設(shè)的資金及技術(shù)支持力度，一方面，要將檔案信息化建設(shè)的預(yù)算納入醫(yī)院總體財務(wù)預(yù)算中，并適當增加檔案管理部門經(jīng)費撥付的比例，以使其能引進先進的現(xiàn)代化管理設(shè)備，加快檔案信息化建設(shè)步伐；另一方面，要加快網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，幫助解決網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)難題，避免檔案信息網(wǎng)絡(luò)遭受病毒入侵及黑客攻擊，提升檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的安全性。

4 結(jié)語

總之，醫(yī)院檔案是對醫(yī)院信息的真實記錄，加強醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)，既是時代的要求，也是醫(yī)院發(fā)展的自身需要。此外，加快醫(yī)院檔案信息化建設(shè)也是實現(xiàn)醫(yī)院檔案科學化、規(guī)范化管理之必然選擇，是醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的必由之路。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員必須加強對檔案信息化建設(shè)的重視，加快完善醫(yī)院檔案管理制度，打造專業(yè)化人才管理團隊，加強檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，不斷解決醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中的問題，多角度、全方位開發(fā)檔案信息資源，使檔案更好地發(fā)揮價值，服務(wù)于醫(yī)院建設(shè)，為醫(yī)院的發(fā)展作出貢獻。

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