基層事業單位兼職檔案管理人員工作困境與應對策略

唐金鳳

摘 要：現今我國基層事業單位不少檔案管理人員是以兼職的方式存在的，即一人多崗，兼職檔案管理人員雖掌握了一定的檔案管理知識，在實踐中也累積了大量經驗，不過這與專業檔案管理人員相比整體業務能力仍存有一定差距，因此要提高基層事業單位兼職檔案管理人員工作質量，還應結合他們在工作中所遇種種困境，摸索出可行的應對策略。

關鍵詞：基層事業單位；兼職檔案管理人員；工作困境；應對策略

基層事業單位兼職檔案管理人員與專職檔案人員相結合組成了檔案隊伍，共同承擔或獨自承擔著單位的各類檔案資料收集、整理、保管與利用重任，保證了檔案工作穩步發展，在規范檔案管理工作中發揮了不可替代的作用。但兼職檔案管理人員在實際工作中也遇到了種種問題，亟待解決。

1基層事業單位兼職檔案管理人員工作困境

在科技飛速發展的21世紀，基層事業單位產生的檔案資源越來越多，且對檔案管理規范化提出了更高要求，檔案工作外延進一步擴大，兼職檔案管理人員的作用日益凸顯，但大多基層事業單位兼職檔案管理人員都存在專業不對口現象，檔案管理相關專業知識掌握不到位，檔案規范化管理難度相對比較大。同時，他們除了要做好單位內的檔案管理工作，還要做好自己的本職工作，時間和精力較有限，顯得力不從心[1]。此外，兼職檔案管理人員待遇低、工作環境差、事業單位崗位設置上不同等級崗位間結構比例受到嚴格控制，不利于晉升，領導對兼職檔案管理工作重視力度不足等困境，均不利于檔案管理工作的有序推進。

2 基層事業單位兼職檔案管理人員現存困境的應對策略

（一）領導高度重視，創造良好工作環境

兼職檔案管理人員工作不到位，大部分原因還是領導對檔案管理工作不夠重視，支持力度不足，使得基層事業單位兼職檔案管理員工作不好干，難開展。因此兼職檔案管理人員應學好業務干好工作，以看得見的工作業績來贏得領導與大家的認可；通過多請示勤溝通的方法（多與領導溝通，所有重大活動、重要項目等均向領導匯報，力求將檔案管理工作納入整體工作計劃中同步開展），來提高檔案管理工作實效；通過提高服務水平來做好檔案查詢服務工作，做到檔案管理工作的“快速、熱情、高效”，進而吸引領導注意力，得到領導的支持，如此更利于檔案管理工作的開展。同時，兼職檔案管理人員還可結合事業單位現有的檔案資源，搞好檔案編研，編寫《組織機構沿革》、《大事記》、《利用成果匯編》等，為領導決策、工作總結等提供參考依據。另外，若要更好落實建檔工作，事業單位應結合實際情況，為檔案兼職人員創造良好工作環境建設，如軟、硬環境建設，所謂的硬環境即加強檔案管理系統開發，配齊打印機、復印機等多種設備，樹立現代檔案管理理念，完成檔案管理網絡化，將電子文檔管理系統研發融入至網絡大系統中，將檔案管理計算機化納入至事業單位信息化建設整體方案中，實現檔案收集、整理、檢索、利用一體化。并依照基層事業單位信息化建設整體需求，定期對檔案部門新技術、新方法利用情況進行檢查，解決存在的整體信息化系統接口、技術接口等問題。而軟環境即摒棄一刀切、大而化之管理策略，制定更靈活且人性化的管理措施，提高兼職檔案人員待遇與福利，確保他們所發放薪酬與專業檔案管理人員相同，對表現出色的兼職檔案管理人員，應從物質上、精神上給予獎勵，增強兼職檔案工作人員工作積極性，提高他們工作熱情。

（二）化解崗位晉升與各等級崗位間結構比例矛盾，提高人員工作積極性

檔案系列職稱評審相關政策大多是針對專業檔案管理人員，要求他們能掌握與檔案相關的理論知識與相應科學文化知識，對檔案學有一定的研究，可承擔專業科研課題與項目，但兼職檔案管理人員管理水平與專業檔案管理人員間本就存有差距，加之《事業單位崗位設置管理試行辦法》中將管理崗位分為10個等級、專業技術崗位分為13個等級、工勤技能崗位分為5個等級，且各等級崗位間結構比例受到嚴格控制，兼職檔案管理人員即使滿足評聘要求，且順利通過評審，也可能因崗位比例限制而晉升無望，也就無法享受應有待遇，這也是當前需解決的主要困境之一[2]。因而事業單位崗位設置應嚴格按照《云南省專業技術職務經常性評聘工作若干問題的暫行規定》規定原則與要求，結合單位檔案工作實際，不斷摸索、創新，適當放寬限制要求，為滿足評審要求、在崗位上作出特殊貢獻且表現出色的兼職檔案管理人員創造晉升條件，這在提高他們的工作積極性與創造性，全力做好本職工作上具有重要意義。

（三）提高兼職檔案管理人員綜合素質，維護檔案資料真實性

2013年4月任太原市質量檢驗協會秘書長的王紅英，從1991年開始，先后3次涂改檔案中記載的出生日期；2013年，廣西查處自治區林業廳林業社會保險事業中心副主任柳鐵建檔案造假案，該人在2010年4月任職河南禹州市萇莊鄉黨委書記，2010年疑因煤礦偷生產事件被撤銷黨內職務處分，2014年3月任職廣西自治區林業廳管理的林業社會保險事業中心擔任副主任，在任期間，與他人共同偽造虛假干部檔案，把自己的出生日期從1970年7月更改到1976年7月。同時，在檔案中，還更改了自己妻子與兒子的姓名、工作、年齡、學習單位……，一連串檔案資料失真事件發生后，全國專項整治審核工作逐漸提上日程，依照中央組織部的統一安排與部署，各個省市均積極響應黨中央號召，逐級、分批開展專項整治審核工作。單位的所有干部檔案均被歸入到專項審核范疇，并將干部的三齡兩歷一身份”作為審核的重中之重。基層事業單位兼職檔案人員也應全力完成上級下達的審核任務，按照相關法律法規、制度要求，認真做好檔案信息審核，確保檔案資料真實。同時，兼職檔案管理人員也應不斷提高自身綜合素質，不受金錢、權利等誘惑，不收受任何賄賂，充分了解到新形勢下做好檔案保密工作的重要性，腳踏實地做好單位文件材料形成、保管、累積與整理立卷歸檔工作，主動接受單位內領導的業務指導與監督檢查，確保歸檔文件材料更準確、完整。

總之，檔案管理紛繁復雜，基層事業單位兼職檔案管理員應妥善處理本職工作與兼職工作的關系，進一步獲得單位領導與同事的支持，堅持不懈，必然能將兼職檔案工作做好，為機關檔案工作出一份力。

參考文獻

[1]黃小珍.兼職檔案管理員與企業檔案工作[J].中國檔案，2015（10）：54-55.

[2]莫燕.兼職檔案員隊伍建設之我見[J].廣東檔案，2008（04）：15-16.