大數據時代背景下的檔案管理探討

張運梅

摘 要：計算機網絡的技術在不斷發展，在這個過程中，人們已經進入了大數據的時代（下文將簡稱為TEOBD，即英文The era of big data的縮寫）。在TEOBD的背景之下，各個領域都在進行一定程度的變革，主要就是提高信息化的水平，那么對于管理檔案這個工作來說，利用TEOBD中的技術進行改革，有重要的現實意義，但是當前這個改革的工作還有一些問題，本文將對這些問題和如何解決進行合理思考，為提高我國管理檔案工作的效果和效率做貢獻。

關鍵詞：大數據時代；檔案管理；探討

計算機網絡的技術在不斷發展，在這個過程中，人們進入了TEOBD，從而無論是生活還是生產，都發生了非常大的變化，而且各個領域也都在進行著變革，通過提高信息化的水平對工作的效率和效果予以保證。對于管理檔案這個工作環節來說，也進行了相應的變革，通過努力，現在管理檔案的各個工作環節都已經依靠網絡方面的技術，取得了很大的成績，但是通過分析發現，還是存在一些問題，國家和相應人員需要重點研究，找到解決的方法。

1 應用TEOBD相應技術進行管理檔案工作具有必然性

第一，網絡的技術在不斷發展，人們對于各個工作的要求正在逐漸提高，對于管理檔案這個環節來說，人們要求提高其效率和效果；第二，在現代化的社會里，檔案已經不能只是記錄在紙張上了，需要電子版本的內容，而這就必須要求管理檔案的工作利用技術，這樣可以實現存儲的數量多、時間長久、內容不發生變化的效果；第三，在TEOBD的背景之下，人們希望可以減輕不必要的體力勞動，所以要利用技術來進行檔案的管理，提高管理檔案信息化的水平具有必然性。

2 在TEOBD的背景下應用相應技術管理檔案存在一些問題

在TEOBD的背景之下，提高管理檔案整體的信息化水平，具有必然性，所以國家和相關人員已經注意到了這個問題，并且開始進行技術提升的工作，現階段已經實現了基本的功能，實現在網絡上的操作，總體上工作的效率和效果都在提高，但是仔細分析發現，這個技術提升的過程中還是存在一些問題。一方面，我國總體上對于這個工作沒有法律層面的條文，所以提高管理檔案的信息化程度，出現了嚴重的不同步現象，也就是每一個地區、每一方負責人開展的工作，取得的成績不同，而還有一些并沒有開展，而且也沒有一個一致的標準，技術的水平也不高；另一方面，因為我國整體上的技術還有一些缺失，導致現在管理檔案的系統有缺失，檔案中的信息容易發生被盜取、破壞等情況，被居心不良的人員使用，會對信息的所有人造成非常大的傷害[1]。如2016年高考之后，河北省一個考生父母，利用自己的權利，將自己考生同學的檔案盜取，修改了考試的志愿，讓自己的孩子上大學，而那個學生則一直認為自己沒有被學習錄取。

3 關于如何在TEOBD的背景下做好檔案管理工作的幾點思考

3.1 國家完善相關內容的法律法規，負責人員提高重視的程度

通過上文中提到的問題我們發現，現在管理檔案的信息化過程中，主要的問題就是沒有一個標準，所以解決的第一步就是明確這個標準。一方面，國家要調查不同類型檔案管理存在的問題，然后分析原因，有針對性地完善相關內容的文件或者是規定，逐漸將其上升到法律的層面，為管理檔案的信息化技術提高工作提供正確的方向，也便于負責人員進行管理；另一方面，在這個基礎上，各類別檔案管理的負責人，要提高自己重視的程度，解決其他工作提高信息化水平的經驗，做好自身的改進工作，選用先進的設備，而且要根據人們的實際需求，制定網絡化管理的方案，屬于專門負責管理檔案的國家級別、省級、市級的檔案管理中心，如省級人才市場、國家檔案局，就要設計將網絡系統進行連接，實現共享，如果是單位、私人企業等級別的話，就要設計在自己的內部，將需要查閱檔案人員的網絡與檔案部門連接起來[2]。

3.2 利用TEOBD的技術做好管理檔案工作的系統

那么有了總體上的標準和規劃之后，就要對具體的系統進行要求。第一，在TEOBD的背景下，要求數據數量非常多，所以在檔案管理方面，就要針對這個要求，做好管理檔案的系統，利用TEOBD相應的技術，使檔案庫的設計和編程工作都可以順利地完成；第二，設計出來完備的系統之后，運用網絡自動掃描的技術，將檔案進行掃描，編程電子版本，然后系統自動進行整理，可以根據檔案人員的年齡、工作的時間長度等進行整理，便于有針對性地管理，全部錄入之后，工作人員要進行檢查，發現有掃描不全面的及時補救；第三，建立電子檔案的系統，提供半公開的功能，也就是沒有賬號和密碼的人員，可以查看檔案的基本信息，也就是姓名、學歷和工作單位，而注冊賬號的人員，可以查看自己檔案中的全部內容，便于一些工作環節要求復印、電子掃描文件等，這樣就可以不用再去存檔案的地方查詢然后再儲存，節約工作的時間[3]。這里需要強調一點，提高管理檔案的信息化水平需要人來進行，而且TEOBD中對技術的要求又比較高，所以負責部分要整合負責的人員，建立專門負責的團隊，并且提高他們的專業能力和綜合素質，使管理檔案的系統更加穩定、安全，避免被不法人員偷盜、破壞等。那么對于管理的工作人員來說，要讓他們規范地進行操作，避免出現錯誤。

4 結論

總之，在TEOBD的背景下，提高管理檔案整體上的信息化水平，可以保證工作的效率和效果，國家和相應人員需要重點研究。除了文中提到的內容外，設立相應專業的學校，一定要提高教學的水平，為管理檔案各環節的改革做好人員儲備。

參考文獻

[1]張霞.大數據背景下高校人事檔案管理面臨的挑戰及應對策略探討[J].辦公室業務，2016，06：165-166.

[2]張海燕.大數據時代用戶需求視角下高職檔案信息服務模式應用的研究[J].電子技術與軟件工程，2015，07：208+263.

[3]袁亦方.檔案管理的網絡化和信息化建設探討——以重慶生產力促進中心為例[J].黑河學刊，2013，10：172-173.