提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

摘 要：科學化的檔案管理工作，是當前檔案管理實踐的重要內容。本文以檔案科學化發展的作用為切入點，結合檔案管理人員素質提高、制度建設、評估管理以及技術發展等實踐內容，開展了科學化發展路徑研究，為檔案管理科學發展提供支持。

關鍵詞：檔案管理；科學化；作用；發展路徑

做好檔案管理科學化研究，將傳統的檔案管理工作納入科學系統的管理體系，是當前檔案管理工作者主要的研究內容。為此我們根據檔案管理實際內容，進行了各項理論化研究。其中如何更好地利用實踐工作方法，搭建檔案科學化發展路徑，就成為了檔案管理科學化發展的重要內容。在這一研究中，研究者以科學化管理在檔案管理中的作用為切入點，開展了科學化路徑選擇研究。

1 管理科學化發展實踐作用分析

檔案管理科學化研究開展，對于提高當前檔案管理質量起到了有力的支持作用。

（一）提高檔案數據利用率

新型檔案管理工作，在科學化發展理念下將檔案管理不再局限于單位內部，而是通過網絡平臺提供服務，提高了檔案數據的利用效率。（1）促生了檔案網絡化平臺。網絡化檔案數據平臺，是數字化檔案應用的新型方式。在這一平臺中，內部人員可以通過電腦、平板電腦、手機等各類網絡平臺，實現檔案的檢索、調用等過程，極大的提高檔案應用效率。（2）為大數據服務提供支持。大數據時代中各類檔案數據的應用，占據著重要位置。可公開性檔案中，各項數據內容在數據挖掘支持下可以跨領域的為大數據服務的開展提供支持。

（二）提升了檔案管理整體效率

檔案管理工作中，分類分檔、檢索、調閱等內容占據著重要位置。科學化的數字檔案，利用計算機進行自動化信息管理，極大的提高了這些工作的整體效率。如在檔案建檔中合理設置關鍵詞，就可以通過對關鍵詞的處理實現數字檔案自動分類分檔、關鍵詞搜索檢索以及調閱工作的順利完成，實現檔案管理自動化的完成。與傳統的檔案管理相比較，這種信息化管理模式具有高效高質的特點。

（三）降低了檔案保存管理難度

，如何做好紙質檔案、音視頻檔案的保存工作，一直是檔案管理中的重點與難點問題，其占用了管理的大量資源。而數字化的檔案是利用計算機硬盤儲存，無論是儲存空間，還是保存時限都有了很大提升。同時將檔案數字化后，管理者可以利用文件拷貝方式，將檔案文件進行復制，并將檔案的紙質原件妥善保存，提高了檔案保存質量，簡化了檔案復制過程。

2 當前檔案管理實踐中提高管理科學化水平的主要路徑

在當前的檔案管理實踐中，管理者利用各類有效的工作措施路徑，提高檔案管理的科學性。在此次研究中，研究者對這些實踐工作措施進行了分類研究，將其總結為以下工作措施。

（一）提高檔案工作者整體素質

檔案工作者是檔案管理的執行者，也是科學化管理操作者。為了確實提高檔案工作者素質，管理部門應開展以下培訓教育內容。一是做好檔案管理制度教育。檔案管理制度的執行，是確保檔案管理工作有序開展的基礎。為此管理者應確實做好制度教育工作。如定期進行制度抽查考試，考核工作人員是否熟記與了解制度內容。二是做好檔案專業與技術教育工作?？茖W化管理模式下，檔案工作者需要掌握的主要素質包括了檔案管理專業知識、檔案內容專業知識（如人事管理知識、專業技術知識等）以及信息化管理中需要的計算機網絡知識等。為此管理者應根據工作人員特點，進行有效的職業教育培訓工作，提高工作的職業素質。如對具有較多實踐檔案管理經驗的工作人員，管理者需要利用職業培訓工作，提高其計算機技術能力，進而保證其完成檔案的計算機處理。

（二）做好檔案管理制度建設

傳統的檔案管理制度已經不再適合科學化檔案管理工作。正因如此檔案管理者應在傳統制度基礎上，完善檔案管理制度。其重點制度建設內容應集中在以下三方面。一是安全制度。檔案安全是檔案管理的核心內容。為此檔案管理者應在傳統的安全管理機制上，針對新型檔案工作管理內容完善安全制度。如檔案數字化過程中的安全保密制度；計算機安全使用制度等制度的應用，都是安全管理完善的重要內容。二是責任制度。落實檔案管理中各項工作的責任者，將有利于科學化管理的開展。為此檔案管理者應樹立以人定崗、以剛定責的模式，建立崗位管理制度，實現科學化崗位管理模式。三是服務制度。發揮檔案管理的服務作用，是科學化檔案管理的主要內容。為此建立檔案服務制度，使工作人員樹立服務精神，促進檔案管理整體質量提高，是新型檔案管理中主要創新內容。

（三）建立高效的檔案管理評估平臺

檔案管理評估工作的開展，可以利用評估管理模式提高檔案管理質量。在實際工作中，檔案管理評估的內容包括了以下三點。一是技術評估。科學化檔案管理過程中，大量新型的網絡、文件、數據庫技術進入了檔案管理工作中。但是這些新型技術是否存在bug缺陷、是否具有改進空間都是管理者較為關系的內容。為此管理者需要集中技術人員、檔案工作者對新型技術進行評估，尋找技術性問題進行技術升級工作，降低技術問題對檔案管理工作的影響。二是檔案質量評估。對于數字化的檔案內容，管理應與技術人員、檔案專家進行聯合評估工作，評估內容包括了數字檔案文字、圖形、音視頻內容質量，以及數字化過程對檔案質量影響等，保障檔案質量完整有效。三是人員評估。對檔案管理人員進行有效的評估，發現其工作中的優勢與問題，進而合理安排其工作位置，其提高檔案管理效率的有效方法。同時人員評估工作的開展，還可以為職業培訓教育的開展提供參考，具有良好的教育制度作用。

（四）做好檔案管理技術發展

科學化檔案管理工作與檔案管理技術發展有著密不可分的關系。在實際的工作中，科學化檔案管理技術應包括以下內容。一是紙質檔案的數字化技術。利用掃描技術將紙質檔案進行數字化處理，是檔案數字化管理的首要環節。在這一過程中，如何更好地提高掃描清晰度，減少數字化失真情況的出現，就成為檔案管理技術研究的重要內容。其主要研究內容包括了新型掃描設備的研究、廣電技術等各項內容。二是新型數據儲存技術。檔案數據資源的儲存需要占據較大的數據空間，對于計算機儲存容量有著嚴格要求。特別是在大數據管理模式下，檔案數據所需容量將會越來越大。為此數據儲存技術的發展，直接影響了科學化檔案管理質量。其中網絡云數據庫技術，因其特有的理論無限空間特征，成為了提高檔案數據庫容量的重要選擇。三是網絡數據平臺的建立。無論是網絡檢索平臺的建立，還是檔案數據公開的進行，都離不開網絡平臺的支持。為此建立高效、溫定的網絡數據平臺，使之可以為檔案科學化管理服務，就成為了檔案技術研究的重要內容。四是檔案安全技術發展。無論是檔案管理數據庫，還是檔案網絡平臺運行中，計算機網絡安全問題的出現都會造成檔案遺失、泄密等問題的出現。為此檔案管理者應以提高檔案安全性為前提，優先做好檔案管理安全技術研究，如計算機安全軟件研究、秘鑰技術研究等，確保數字化檔案安全。

3 結束語

檔案科學化管理的開展，是新技術條件下提高檔案管理質量與效率的有效工作措施。正因如此，企事業單位檔案管理部門都應結合本單位檔案管理實際情況，以及檔案新技術特點，尋找有效的檔案科學化管理路徑，為檔案科學發展提供理論支持。

參考文獻

[1]楊永香.淺析檔案管理工作的創新和發展[J].新西部（下旬.理論版），2011（05）

[2]王維鋒.提高檔案管理科學化水平的有效策略分析[J].科技致富向導，2011（09）

作者簡介

李琳（1976-），女，山東省濰坊，山東省棗莊市薛城區商務局，研究方向：檔案類。