信息化背景下強化人事檔案管理工作改革研究

蘇斌

摘 要：本文根據人事檔案管理工作是一項系統性工作的特征，借鑒相關檔案理論研究思路，提出應該加強人事單位檔案法律意識，并不斷擴大社會公眾的參與。同時提出利用計算機進行信息化綜合一體化管理檔案，積極推進計算機檔案管理文件一體化的應用的理論和方法。

關鍵詞：人事；檔案；文檔管理；信息化

1 引言

目前電子人事文件只是紙張的數字記錄和配件，沒有能力和獨立存在的價值，在管理上也有與紙質載體相一致。但是，計算機和網絡技術的實現和管理是一樣的。首先，要建立一個基于文檔生命周期理論和運動規律的綜合管理系統，使其具有相應的管理功能。例如，根據文件生命周期理論，需要的文件讀寫功能，文件管理功能和文件管理功能；根據漸進的和連續的管理規則，確定運行通道系統管理流程和電子文件；根據對文件的形成規律，生產周期的文件只讀編輯功能修改，在文件發布功能，根據管理標志相同的規則，但也有信息共享的功能，包括文件和目錄管理的內容；根據現有的變異形式，具有自動組卷、紙的排序功能和輔助功能文件歸檔工作；根據數量的變化，增加建立和破壞的功能等。然后，通過管理系統的應用，對電子文件的管理及其運動過程進行了研究。可以看出，公文流轉的規則對于公文的管理，也就是說，管理的整合有著特別重要的作用。

2 強化檔案人員的意識與業務水平

（一）加強檔案意識

一般人檔案法律意識還比較薄弱，尤其是在一般的事業單位，工作的中心并不是檔案工作，行政人員的檔案意識是一種普遍現象。加強檔案意識必須從現實出發有效果。如果你準備好增加層到辦公樓，但施工的圖紙找不到如何找到，不知道的承載能力的住房基地是多少，但整個房子都從新的調查，即勞動力成本和更多的錢。這說明檔案意識不強，檔案館的資金投入成本和精力，有時比建設資金和能源的記錄更大。教育我們的一些現實，加強檔案意識做好檔案建設是與各教職工有著緊密聯系的事。現在的檔案部門普遍提高認識，從領導，基本上按要求進行歸檔。并嘗到了使用檔案的甜頭，并在職稱評審或評估的時候，教師要到記錄室查自己的教學工作量，查一下教學時間。當然，收集各部門，整理、歸檔、完整性、準確性是各部門的文件質量，狠抓檔案人員的培訓，是培養骨干檔案法的實施，讓檔案第一次知道，理解，法律可以真的檔案管理網絡，社會檔案意識。

（二）提高檔案管理的業務管理水平

檔案一般不是檔案專業的畢業生，不受專業培訓檔案，和流量大，所以定期對檔案專業培訓檔案，檔案管理工作中的一個事件。與檔案工作者的非檔案專業畢業生相比，它不僅是一個問題，而且還具有一定的優勢。的優點是，他們一般都熟悉本部門的工作，具有專業技術知識的部門，知道文件操作程序；計算機專業的檔案管理人員了解基本的電腦知識，能使用計算機處理文件，這些條件都比舊的一個全職的記錄。缺乏只是需要加強對檔案專業知識的培訓。事實上，部門檔案員不需要詳盡的學習“歷史記錄”、“檔案系列篡奪了檔案知識的科學體系，應該是最需要的位置檔案知識的工作，如規定的操作技術方法的基本要求的實用知識和電子文件的歸檔格式。

總之，檔案工作是一項系統性工作，需要大量的支持。從社會和服務到社會的文件管理。所以我們的目標是加強社會檔案意識，擴大社會參與，而不是減少社會參與。堅持公文處理部門備案，事實上，檔案管理水平整體提高網絡技術和檔案館的宣傳，提高社會檔案意識是一個重要途徑。

3 搭建一體化檔案管理系統平臺

通過計算機的應用來改變人事和檔案的管理模式，提高管理水平。一方面，建立一個綜合管理體系，全過程的信息管理和服務與利用。另一方面，建立一個全面的文件運動過程的管理。主要從2個方面進行調整：一是加強事前控制和消除重復環節；二是統一文件管理和檔案管理的口徑，使兩者成為文件運行過程管理系統的協調，并對兩者相對獨立性進行分析。檔案信息系統的建立，綜合管理系統的應用，必然會形成相應的數據積累-電子文件。這是最有生命力的新文件必須妥善管理的數據庫。和數字文件附加到這一共同構成全宗檔案信息系統，更好地發揮數字錄音的優點，成為檔案信息資源的重要組成部分。

在檔案工作中，有一個熱點問題一直被討論：是否堅持執行文件處理部門備案制度。我國文書處理部門備案制度在《國務院關于加強國家檔案工作的決定》中建立起，本系統對檔案工作的時間帶來了巨大的活力，但現在有思想，文書處理部門備案制度環境發生了變化，這導致了許多問題的歸檔，并由檔案部門備案。筆者認為，如果完全由檔案部門備案，勢必會增加檔案部門對人員和財政投入的負擔，而且不利于社會檔案意識的增強和檔案法的宣傳和普及。對于文件的問題，應在檔案工作者努力的訓練。管理和檔案部門的一個人的進步是不可能的，還必須依靠文件處理部門檔案。然后，對文件業務員的責任、業務質量的高低，直接影響到文件的完整性、準確性的重要因素。因此，檔案員的培養應該是一個不容忽視的問題。

4 強化人事檔案信息一體化管理的價值

（一）為計算機管理文件的應用積累經驗

利用計算機管理檔案，改變手工管理的落后狀況，是對檔案工作者的責任。對人事和檔案信息的綜合管理不是一種簡單的人工操作，而是一種基于計算機管理的新的管理方法。此外，本實用程序具有良好的效果，并受到權威和檔案人員的歡迎。這一成功的探索無疑對計算機管理文件應用的理論和方法的建立起著積極的作用。

（二）提高實際工作的管理水平

由于檔案記錄缺乏整個管理手段和方法，各部門之間以及各方面的工作都出現了不可勾的現象，重復勞動問題更加突出，電子文件的歸檔和管理也是一個不可回避的新課題。綜合管理可以有效地解決這些問題。提高文件歸檔質量。通過管理系統，可以采取以下措施：首先，確保注冊表文件。用了很多次，是不是隨便切除。其次，一些部門或多語種文件為固定檔案，已保存。最后，提供儀器、文件人員查閱工作范圍的文件所產生的文件操作，幫助他們對文件的歸檔作出決定，并立即完成文件后，取消重復勞動，通過信息共享。首先是取消文件管理和文件管理過程，同一目錄重復登記重復勞動；二是要取消檔案人員檢索文件內容的重復勞動記錄。人事電子檔案的歸檔與管理。綜合管理是通過對電子文檔的運動過程的管理來實現的。使電子文件作為一種數字記錄文件的文件，完成其附件的任務，同時，也要實現自己的價值，作為檔案信息系統的新部分，文件到數據庫和統一管理的實施。提高標準化管理水平。與人工管理相比，應用系統本身就是一個標準的管理。此外，實現了對文件運動過程的整體管理，規范化管理水平的自然性和提高。

參考文獻

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