高校學報檔案信息化管理探討

石青青

摘 要： 運用現代化信息技術管理學報檔案能夠有效提高學報利用率，充分發揮學報檔案的再使用價值。然而，目前高校學報檔案管理普遍存在的信息化意識薄弱、管理制度不健全、配套設施跟不上、管理員專業知識匱乏等因素致使學報電子檔案信息缺失，影響了檔案信息化進程，對此，要想推進高校學報檔案信息化管理進程還需完善學報檔案管理制度，加快檔案數據庫和管理系統建設，及時更新并完善學報檔案信息，提高檔案管理員信息化素養。

關鍵詞： 學報檔案；信息化；電子檔案

中圖分類號： G127 文獻標識碼： A 文章編號： 2095-8153（2016）04-0075-03

學報作為高校展現本校教學水平和學術水平的窗口，肩負著學術成果交流、科技成果信息傳播及轉化的重任，而學報檔案則是記錄學術成果交流、科技成果信息傳播及成果轉化等學術論文的審稿、編輯、出版、發行等過程的依據。2008年教育部頒發的《高等學校檔案管理辦法》也明確指出“出版類”檔案包括“高等學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等”①。因此，做好學報審稿單、原稿、樣書及出版發行流程中資料的歸檔和管理是做好高校檔案的重要內容。然而，互聯網及信息化技術的發展，檔案的管理工作也發生了翻天覆地的變化，以往傳統紙質材料的歸檔和管理已不能滿足實際工作需要，推進學報檔案的信息化管理既是自身發展的需要，也是時代發展的機遇。

一、高校學報檔案信息化管理的意義

學報作為高校文化軟實力的象征，其在編輯、出版、發行的過程中產生大量的具有留存價值的文檔資料是檔案的重要信息資源，這也是學報檔案管理的重要內容。傳統紙質檔案管理無論是后期保存、資源共享，還是進行數據分析、使用時查詢等方面都存在諸多不便。而推進高校學報檔案信息化管理，便于高校學報檔案在信息采集、存儲、管理等方面實現標準化。運用信息技術來處理、保存學報檔案，避免了反復印制資料而造成的紙張和人力的浪費，節約了保管費用，節省了占地空間，也有效延長了檔案的保存時間，有利于進一步完善學報檔案資料，還可使學報檔案建立后長期、重復使用，特別是將一些稀缺的資料轉化成可共享的數據資料，為師生的查詢、參考提供了便利，也為領導和相關部門提供了全面真實、準確可靠的數據資料，提高了檔案資源的利用效率和再使用價值。

二、高校學報檔案信息化管理存在的突出問題

（一）學報電子檔案信息缺失

長期以來，編輯部主要工作精力都放在學報的編輯、出版和發行上，對檔案的管理重視程度不夠，加上互聯網和辦公自動化的普及，學報電子文件、文稿以及采編平臺的運用逐步取代了傳統的紙質文件、文稿的收發和學報文章的審閱方式。然而，電子文檔歸檔屬新生事物，加之學報檔案管理員原本由學報編輯部編輯兼任，對學報電子文檔管理要求不了解，導致很多電子文檔僅簡單地保存在計算機硬盤上，造成部分電子文檔信息的丟失或損壞，并且這些電子文檔一但丟失或損壞便無法彌補[1]。《電子文件歸檔與管理規范》明確規定，記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應被保留①。然而，實踐中能夠按上述要求完整記錄、保留文稿及修改過程的學報少之又少。目前，很多學報的紙質文檔和電子文檔并未統一轉化為一套完整的電子檔案，而是分散在各個編輯手中；辛苦建立的作者數據庫、審稿專家數據庫、讀者（發行）數據庫、稿件數據庫等各類專題數據庫，啟用的也不多。學報電子檔案的真實性、完整性十分欠缺。

（二）學報檔案信息化程度不高

學報檔案要實現信息化管理，落實到行動中就需要做好基礎設施建設、檔案信息化資源建設、應用系統建設、保障體系建設[2]，檔案信息化建設是一項系統工程需要投入大量的人力、物力、財力，而大多高校并不重視檔案建設，至今仍有不少高校學報檔案管理還是沿用傳統的紙質材料收集歸檔的管理模式；也有部分高校力跟時代發展的步伐，從學校檔案到學報檔案都開發或購買了檔案管理系統，或因其開發的速度和水平相對滯后，仍不能滿足用戶對檔案查詢、利用等的需求，使很多學報檔案信息資源無法共享；或因學報檔案無專人管理，導致學報檔案信息化建設中大量基礎性工作沒有建立起來，即使辛苦建立起來的信息管理系統也沒能好好利用。不重視學報檔案信息化建設，必然導致學報檔案的信息化管理滯后。

三、影響高校學報檔案信息化管理的因素分析

（一）學報檔案信息化管理意識薄弱

學報要實現從傳統的紙質檔案管理模式向信息化管理模式的跨越，需要上到院級管理層下到檔案管理操作層都能夠充分認識檔案信息化管理的重要性，熟知檔案信息化管理流程，熟練應用信息化管理手段。然而，很多高校學報只將工作重點放在了編輯業務工作上，忽視了學報檔案的建設，更談不上將有限的資源投入到學報的檔案信息化建設中去，檔案管理員只能繼續沿用傳統的檔案管理方式、方法，這在很大程度上也影響了檔案管理工作人員的積極性，學報檔案信息化建設跟不上，信息化管理只能成為一句空話。

（二）學報檔案管理制度不健全

學報檔案作為高校檔案的組成部分之一，其在收集、整理和歸檔上同一般的檔案管理有共性，但因其內容不同，對于歸檔范圍、程序及管理要求也會有其差異性。目前大多高校學報檔案的管理規范、標準主要還是參照一般的檔案管理制度進行管理，并沒有出臺有關學報檔案管理的辦法或制度，而一般的檔案管理制度缺乏針對學報的審稿單、原稿、出版發行過程的特殊電子文件等收集、歸檔作具體的要求，導致學報檔案管理不規范。學報檔案管理制度的缺失，致使學報檔案資料收集、歸檔及管理不規范，檔案的再使用價值大打折扣，學報檔案信息化管理制度不健全，也會使學報檔案推進信息化管理缺乏動力。

（三）學報檔案信息化管理的配套設施跟不上

目前，很多高校將優質資源集中到了教學一線本無可厚非，但有的高校在檔案信息化建設項目中，對軟、硬件配套設施的投入能省則省，學報沒有專門的檔案室，紙質檔案直接存放在學報編輯部，檔案數據庫和管理系統開發也跟不上要求，學報電子檔案直接存放在辦公用電腦硬盤上等情況并不鮮見。高校尚未著手開發信息化管理系統或雖在軟件方面有所投入，但對檔案信息化數據庫的開發、網絡管理系統的開發等不夠以及沒能對相關數據庫或網絡管理系統進行定期升級，造成了學報檔案很難利用開發的檔案管理系統及時上傳相關材料，也直接影響到了其再次利用的價值。

（四）管理員專業知識匱乏

高校學報檔案的管理一般由編輯兼任，作為兼職檔案管理員，自然外出接受業務知識方面的培訓機會很少，有關檔案歸檔、管理等業務知識大多是抽空自學或向身邊有“經驗”的同事請教，勢必造成對業務知識的學習、掌握不系統，對檔案管理要求及規范一知半解、零散無序，計算機及網絡技術運用能力也差參不齊，造成學報檔案信息化管理停留在口頭上，不能落實到行動中。

四、推進高校學報檔案信息化管理的策略

（一）完善學報檔案管理制度建設

建立一套完整的學報檔案管理制度，從各方面規范學報檔案的業務性、技術性的規范，不但能夠為學報檔案原始數據的收集、整理、歸檔、管理等的規范性及統一性等提供參考，也能為學報檔案在信息化管理過程中出現的新問題提供參考，保障相關工作的順利開展。目前，伴隨辦公自動化及網絡化的普及，學報電子文檔也日漸增多，從電子稿件、作者信息、審稿專家信息以及學報發行及交流信息等都是學報檔案要歸檔的重要信息之一，學報檔案管理員需要將上述文檔歸類并按一定的存檔方式和格式備份、存檔，而每一類檔案的歸檔要求、范圍等也不盡相同。因此，學報檔案管理制度的制定除了要對檔案歸檔的內容、形式、時間以及檔案的移交、保管等基本工作規范作出明確規定外，還需要對電子檔案的保存格式、保存方式等作具體規定，確保學報檔案的完整性，為實現檔案信息化管理做好基本功。

（二）加快檔案數據庫和管理系統建設

學報檔案數據庫和管理系統建設是其實現信息化管理的基礎條件，沒有數據庫和管理系統的開發，檔案信息管理缺乏施行的載體。學報檔案數據庫和管理系統建設可依托學校檔案信息化建設完善學報采編平臺，建立健全常規的學報稿件、審稿專家、作者、發行等數據庫及文件管理、出版活動等管理系統。利用掃描技術、音頻、視頻等數字攝影技術將不同載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，按照數字化檔案規范存儲，通過互聯網技術實現有序管理，使檔案信息查詢便利，實現快速資源共享。學報檔案數據庫和管理系統建設是檔案工作順應信息化時代發展的新舉措、新要求。

（三）及時更新并完善學報檔案信息

建立起完整、準確的檔案數據庫是學報檔案實現信息化管理的一項重要性基礎工作，將原始資料轉化成數字化檔案資料并上傳至檔案管理系統中，便于利用計算機分類、檢索，此外，還要對現有信息進行維護、更新，對新增信息及時添加，使檔案信息與學報期刊發行同時更新，確保信息的實效性。如，每出一期學報，收發一份文件、收集一份專家、作者等信息材料都要及時制作成數字化信息并上傳到學報檔案管理系統中，使檔案信息定期更新，方便對學報檔案的管理，如此，才能時時提供完整、準確的供查詢的信息，最大限度地提高學報檔案的利用效率。

（四）提高檔案管理員信息化素養

過硬的檔案管理業務知識和運用信息技術的能力是做好檔案信息化管理的前提和保障。學報檔案管理要實現信息化，方便檔案信息查詢，使優秀資源實現共享，充分發揮檔案資料的使用價值，要求學報檔案管理員能夠熟知檔案數據庫和管理系統的后臺操作，定時收集、上傳學報檔案資料，更新數據，確保資料的時效性。這需要加強對檔案管理員的崗前培訓或繼續教育，從根本上提高檔案管理員的業務能力，如培訓檔案信息資源的收集、整理、處理、分析等綜合能力；注重網絡化管理知識的培訓，如熟練運用檔案信息化的管理系統，能夠將不同文本的檔案信息轉化為數字化信息并存檔和維護等，從而提高其業務水平。

五、結語

高校學報的檔案管理工作已今非昔比，傳統紙質檔案在查詢、資源共享等方面的局限性已不能滿足信息化時代發展的需要，要充分發揮學報的再利用價值，需要高校學報檔案管理緊跟時代步伐，朝信息化、規范化等方向發展，這也要求檔案管理員除具備檔案管理的專業知識外，還要具備運用現代辦公設備及網絡系統的操作、管理能力，對學報檔案管理員的業務素質和信息化水平提出了更高要的要求。

[參考文獻]

[1]王玉葉，徐鎮強，等.淺析信息化時代下的高校學報檔案建設[J].公安學刊，2011（5）：107-108.

[2]高 勤. 檔案人員崗位培訓教程[M].武漢：湖北科學技術出版社，2013：323-324.