淺談檔案管理信息化建設

徐明芳

摘 要：檔案管理要適應信息化潮流，加快融入信息化社會。本文分析了信息化條件下，檔案管理的信息化建設制約因素和發展方向。

關鍵詞：檔案管理；信息化；網絡化

一、引言

科學規范的檔案管理，能夠為查證歷史提供第一手資料，能夠為領導決策提供重要依據。隨著信息技術的飛速發展，新的方法理念和技術手段對檔案管理產生了深遠的影響，檔案管理與信息技術必將結合得越來越緊密。因此，大力推動檔案管理信息化建設，加快檔案工作融入信息社會的步伐，是對檔案管理部門的新的必然要求。

二、檔案管理信息化的含義

（一）檔案管理信息化的概念。

檔案管理信息化是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。其核心目標是發展檔案業務，提高檔案的現代化管理水平，挖掘檔案的社會價值，提高全民族的文化素養，造福于后代[1]。

檔案管理信息化建設是動態發展的一個過程：由于網絡信息技術的飛速發展，新的技術手段引入到檔案管理工作當中來，在檔案管理中得到了廣泛應用，極大的提高了檔案管理的效率。由此催生了新的檔案管理理念和方法，以適應信息化條件下的檔案管理工作的要求。另一方面，通過實踐研究信息化條件下的檔案管理的原則、理論與方法，能夠從宏觀上指導和把握檔案管理信息化發展的途徑和方向，能夠更加科學有效的利用信息化技術手段促進檔案管理工作的發展，最終使檔案信息能更好地發揮價值作用，滿足社會各方面的需求。

（二）檔案管理信息化的特點

1.信息的存取實現了數字化。數字技術的應用，是將以往存儲在紙質等傳統介質上信息變成數字信息存儲在計算機、網絡硬盤等新型存儲介質中，極大地提高了檔案信息存儲的容量，也方便管理。同時，數字化使得信息采集手段、存取形式更為多樣，除了傳統的文字、數據、圖像等形式，還可以實現多媒體音視頻、虛擬現實等多種展現形式。

2.網絡使服務更社會化。檔案管理借助計算機網絡技術可以更方便的實現信息的查詢、共享、傳輸、管理等功能，服務的范圍更加廣泛。最終目標是最大限度延長檔案信息滿足社會各界的需求，更好地為檔案信息的社會化服務。

3.檔案資源趨向標準化。為了便于對檔案資源的存取傳輸和開發利用，需要對分散的檔案資源實行標準化。在標準化的基礎上，將檔案管理同數據倉庫、數據挖掘技術相結合，可以對檔案資源進行深度的開發和利用[2]。

三、檔案管理信息化過程中的制約因素

（一）重視程度不足，資金投入不到位。

檔案管理信息化建設需要對軟硬件設施進行更新換代，升級改造，包括計算機網絡的建設，影印設備的升級，管理軟件的開發，信息安全的防護等都需要投入大量的資金。同時信息化設備更新換代快，管理維護復雜，后期仍需要大筆資金投入，不可能一步到位。而各單位財力投入不同，重視程度不同，因此資金成為了重要制約因素。

（二）體系不規范，標準不統一。

檔案管理信息化建設離不開規范的體系和嚴格的標準。現階段，檔案管理隨著信息化程度越來越高，變得日趨復雜和多樣。舊的體系標準不能完全適應新的情況。許多部門往往只片面重視發展先進電子設備和購置高檔計算機系統，卻忽視檔案信息資源標準規范化建設，結果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統無法轉化為經濟和科學發展的催化劑。

（三）專業素質要求高，缺乏專業人才。

檔案管理信息化建設涉及到檔案管理，計算機網絡，數據分析等多個專業領域，對檔案管理人員的素質要求越來越高，綜合素質全面的人才越來越受到歡迎。而現實情況是，目前相當一部分檔案管理人員對信息化知識缺乏足夠的掌握，專業知識面較狹窄，無法適應新形勢下檔案管理工作的需求。

（四）數據保護存風險，信息安全受挑戰。

在數據安全保護上，雖然有防火墻、密碼保護等防護措施，但是單純從技術角度上只能被動防護，而網絡及軟件本身可能存在漏洞，計算機病毒、黑客攻擊也層出不窮，不斷變換升級。另外，數據信息在存儲傳輸過程中存在被修改、丟失、泄露的風險，難以保證數據的原始可靠性和保密性。所以檔案管理信息化帶來便利的同時，也面臨信息安全方面巨大的挑戰。

四、加強檔案管理信息化建設的建議

檔案管理信息化，其核心是管理手段的現代化和保護技術的現代化，管理手段的現代化，主要是采用計算機及其配套設備，縮微機及其相關設備，保護技術的現代化，主要是檔案存儲環境控制檔案存儲載體更新改造的科學化。檔案工作人員要充分認識檔案管理信息化的內涵，提高檔案管理的效率，積極開展信息化過程中的各項工作，促使檔案信息化建設快速有效地開展，主要做好幾方面的工作。

（一）轉變認識、加強領導。

檔案事業改革創新，關鍵在于管檔案的人。加強檔案管理信息化的建設，首先要深化檔案人員的認識。作為領導要提高現代化管理水平和信息化認識水平，以適應現代化、信息化管理的需要。要把檔案管理信息化建設作為政務建設的一個重要內容，構建起各級檔案信息平臺，努力提高工作水平和工作效率、提高服務質量。

（二）完善設施，規范標準。

配置完備的信息化硬件設施，如計算機、網絡設備、影印設備等，研究開發系統軟件、專業應用軟件，組織檔案管理人員進行系統的業務培訓，使之熟練應用系統軟件，并從實踐角度對完善系統軟件提出寶貴建議。另一方面要規范軟硬件的標準，使其具備通用性。進行檔案管理時，檔案內容、編號、及分類、目錄的編制必須符合標準化要求，將各部門移交匯總的資料歸檔，從信息的源頭抓起建立統一的數據格式，避免重復勞動，提高工作效率，實施實體檔案和數字檔案的 “雙套制” 工作模式。防止檔案信息資源的重復開發利用，避免浪費，實現合理共享。

（三）提高檔案信息獲取能力，完善檔案信息數據庫。

信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門，檔案部門要擺脫“重藏輕用”的局面。檔案工作者必須具備較強的信息獲取能力，充分利用網絡的便利和優勢，熟悉網上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。用現代信息技術對存儲的傳統檔案進行數字化處理和存儲，建設好數字檔案館。利用計算機技術加快數據庫建設，提高檢索質量。有條件的單位可逐步建設全文數字化和多媒體檔案館，不斷提高檔案管理的效率和服務質量。

（四）加強信息安全防護，做好數據保護工作。

配置完備的網絡防護設施，及時更新安全防護設備和防護策略。在網絡中盡量運用數據加密技術以及身份認證技術，嚴格區分管理檔案信息訪問者身份授權，保護數據不被輕易泄露和更改。對于能夠上網查詢的檔案信息進行保密定級，對查詢者進行網上身份驗證，不同的身份提供不同級別的信息查詢權限，保證網上查詢檔案信息的安全性。

（五）培養和引進專業人才，提高檔案工作者素質。

提高人員素質，培養管理人才。積極更新、改善設備和管理手段是實現檔案管理現代化的先決條件，但現代化設備要求管理人員必須有較高的素質。要努力培養網絡服務需要的系統分析和設計人才、數據分析與開發人才、網絡設計與管理人才。檔案工作人員除了自學的方式外，還可以參加各類專業培訓班、繼續教育等，充分利用多方優勢，用最短的時間系統地掌握最新的知識和技能，為以后優質、高效地完成檔案工作奠定基礎。另外要加強理論研討，增進學術交流，提高編研水平。

[參考文獻]

[1]楊公之：《檔案信息化建設導論，中國檔案出版社.

[2]唐寶蓮，吳建華：《檔案信息化、數字化、網絡化及三者的關系》，《科技檔案》， 2006（3）.

[3]林小娟：《檔案管理的信息化建設》，《信息技術》，2012（7）.

（作者單位：青島市李滄區統計局，山東 青島 266100）