信息化背景下家庭檔案管理研究

陳蕾

【摘要】隨著中國信息化的不斷提高信息化水平已經覆蓋到人們生活的各個方面，我們的生活都產生了顯著的影響，使我們的生活更方便，質量不斷提高。在日常的工作和家庭生活形式的各種既得利益的個人信息和家庭成員的家庭檔案，是國家檔案信息資源社會記憶的重要組成部分的表現。因此，本文重點信息技術，家庭檔案的管理問題，用自己的實踐相結合的情況下做出一些改進，提高了工作效率和家庭檔案管理的質量，服務民生。

【關鍵詞】信息化；家庭檔案；檔案管理；問題及措施

一、信息化背景下家庭檔案管理存在的問題

1.信息化管理制度不健全，檔案意識薄弱。在家庭檔案管理中，制度不健全首先體現在我國目前沒有對于家庭檔案管理的相關具體標準，而且我國的家庭檔案管理主要以家庭或者家族自身保管為主，還有少量的私人檔案管理機構。但是目前為止，沒有國家專門關于家庭檔案管理的標準和相關制度。其次，部門管理人員檔案管理信息化意識較弱。人事部門也沒有將管理規章、歸檔內容、對應歸檔的材料及時送交學生檔案管理部門。再次，人事檔案部門對基層單位檔案缺乏控制和制約，使得收集、歸檔、保存難以落實。此外，還存在檔案轉遞方式隨意、保密措施不力等漏洞。

2.檔案管理資金投入嚴重不足，效率低下。家庭檔案記錄了日常生活的點滴，能夠為家庭日常生活管理提供便利，維護家庭及其成員的合法權益。但是家庭檔案管理的工作任務十分繁重，因此需要大量的人力、物力投入，但是我國家庭檔案管理主要以家庭管理為主，在檔案管理方面的投入幾乎為零，只有私人檔案管理機構有部分投入，主要用于人員工資和保管場所的費用，資金投入缺乏是其經營效率低下的關鍵。而且很多家庭對于檔案僅僅理解為家族族譜等少量的流傳的紙質檔案，忽視其他相關的家庭檔案資料的管理。

3.保管條件和專業技術水平不高。目前，中國已經建立了家庭檔案大多在讓人們在家中，保存工具往往是普通貨架上、包裝盒。其實電子記錄，特別是高儲存條件和設備要求的家庭檔案，一般家庭無法滿足這些要求。大部分家庭是家庭檔案整理日常文件材料簡單的梳理，以方便日常檢查，很少會考慮到各種形式的支持和家庭檔案，特別是具有極大的價值長期保存的家庭檔案。而另一方面，家庭信息內容豐富，形式多樣，在收集，整理和保存上有一定的難度，大多數人還沒有收到在家庭報送過程的專業培訓將是難以實現專業化，標準化歸檔。

二、信息化背景下家庭檔案管理改進措施

1.加強宣傳，提高認識。做好家庭檔案管理工作，首先需要基層檔案管理部門對于該項工作的重視與指導，將檔案管理工作納入有關職能部門的目標管理范圍，使其認識到家庭檔案管理工作也是基層檔案管理部門工作的一個重要組成部分。加大檔案重要性的宣傳力度，樹立正確的檔案觀念，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤認識。通過設立檔案工作宣傳欄，采用舉辦展覽、知識競賽、專題報告會等方式進行對廣大的群眾進行宣傳，讓其了解檔案管理對于生活質量提高的巨大作用。

2.拓寬家庭建檔管理的資金渠道。家庭檔案管理特別是建立了完善的專用文件系統的管理需要大量的資金投入，比如當你保存音頻文件的數據存儲需求，需要使用掃描儀時，家庭檔案的數字化，這些設備價格昂貴，一般家庭或私人檔案機構的負擔。此外，運營需要自負盈虧，私營或民營企業建立一個獨立的檔案的過程中私人檔案中難免會遇到資金問題。如果你不能制定有效的服務和盈利模式，檔案資源管理將遇到問題。檔案機構，特別是民營個人建立私人檔案可以吸引私人資本，健全融資渠道的形成。私人檔案都能檔案材料的開發和利用，通過提供有償服務和信息資源，為其他組織或個人發展形成了完整獨立的銷售渠道。

3.積極引進專業人才，加強人才隊伍的建設。做好數字家庭的建設和利用，加快人才隊伍建設是保證文件信息取得成果和可持續發展的關鍵。現在，作為家庭檔案記錄管理人員，不僅要掌握一般的文件管理，專業知識和計算機技術的基本技能的基礎知識，還必須掌握更先進的信息處理技術。在人才建設，在信息技術的專業知識，重視引進的檔案管理的專業人才，一方面促進家庭檔案的家庭檔案管理；另一方面要加強在職培訓記錄管理人員，以提高他們的計算機和網絡技術，并應用記錄管理系統，以便更好地開展高校檔案管理信息化工作的能力。

家庭檔案對于家庭和整個社會、國家而言意義非凡，建立家庭檔案對家庭而言可以保存好家庭成員工作、生活資料，以備日后所需。本文就信息化背景下，我國家庭檔案管理工作方面的問題提出了一些自己的建議，希望提高家庭檔案工作的效率和質量。

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