淺析如何提升人事檔案管理功能

付麗萍

【摘要】人事檔案的管理工作是人事工作開展的前提。但是目前干部的人事檔案管理工作存在著諸多問題，面臨著許多新的情況和挑戰。因為檔案問題關系到每個職工的切身利益與職業生涯，所以有必要深化檔案管理的功能。本文對目前人事檔案管理工作中存在的問題進行了分析，并對如何提升人事檔案的管理功能提出了相應的建議和解決措施。

【關鍵詞】人事檔案；管理功能；提升

每個人在參加工作時都會建立自己的個人檔案，并將伴隨著自己的職業生涯。同時，人事檔案的管理工作也是人事工作的重點所在，是單位各項工作得以開展的首要前提。但近年來，隨著事業單位的轉型和人事制度的變化，人事檔案管理也開始出現了一系列的問題。

一、當前人事檔案管理存在的問題

首先，管理人員的意識落后。人事檔案管理相對于其他工作來說，工作量小，對專業知識的要求相對較低，屬于比較基礎的工作。因此導致部分基層的事業單位對人事檔案工作缺乏足夠的認識，甚至因為有些領導和管理人員的認識不夠，使得應付了事、監督力度不夠等問題頻發，從而使得檔案工作處于較為被動的狀態。對檔案問題重視程度不夠的不僅是管理人員，同時還有很多新入職高校畢業生觀念淡薄，認識不到檔案對于他們的重要意義，忽視人事檔案以致造成檔案丟失的現象時有發生。

其次，人事檔案的適用性不強。目前，人事檔案內容方面存在著內容空洞、材料不全、信息不準等問題。很多能夠充分反映干部的品德作風以及素質培養的內容沒有被放置入內，反而是那些空話套話的內容大行其道。而且檔案搜集不全，有些干部任免審批表、工資審批表未能及時地補充更新，甚至有些還在本人手中。有些檔案的簽字和蓋章不全，以致檔案工作未能及時開展。

最后，檔案的管理人員和管理方式落后。檔案管理是一項專業性和政治性較強的工作。可是很多從事基層事業單位的檔案管理人員卻幾乎是身兼數職，有的甚至是半道出家，嚴重缺乏專業的培訓。而且，大部分檔案管理員是手工操作，人工化。這在計算機已經普及程度如此之高的今天，顯得格外笨重與落后。

二、如何提升人事檔案管理功能

針對目前檔案管理方面存在的一些問題與挑戰，筆者嘗試淺析了能夠提升人事檔案管理功能的方法。

（一）更新檔案管理觀念，強化檔案制度建設。檔案在社會務工人員或者是非公有制企業的員工身上用處不大，但是在一些學歷較高的，或者是處于事業單位的工作人員身上，則起到很大的作用。所以無論是檔案管理人員還是從業人員，都應該更新檔案的管理意識和觀念，強化對檔案的重視程度。同時，強化檔案意識也可以從建立相關的制度入手。制度是保障當代人事檔案管理效能提升的首要因素。人事檔案的管理需要制度來維護，用管理制度來保證管理工作的質量，從而提升檔案工作的管理功能。

（二）實現資源共享，提高人事檔案的質量，加強知識學習。上文提到，檔案的質量參差不齊，里面摻雜著許多空話和套話占主體的無效信息。因此應當實現干部人事檔案的新型管理方式，建立干部人事檔案管理的數據庫，讓那些真正能夠反映一個干部或者是工作人員的數據和內容進入檔案袋。這樣不僅有利于檔案內容的更新與補充、與時俱進，同時還具有儲存量大、壽命延長、信息準確等優勢。在這個過程中，檔案管理人員也要加強自身的學習，適應時代的發展，廣泛汲取現代科學文化知識，使自己成為一個合格的管理者。

（三）加強人事檔案管理的監督工作。做好監督工作是使檔案在利用過程中做好保密的一項重要措施，能夠及時糾正各種檔案利用過程中不規范、不合法的行為，從而做到既能應用，又保證檔案安全。有條件的檔案館室可以安裝攝像頭和監視器，長期保存調取檔案的視頻監控。同時檔案管理人員要注意積極地與檔案調取者交流，分析他查閱和調取的動機以及具體的使用情況。在檢查時如果發現了問題，一定要第一時間處理，并且做好資料備份。這樣才能夠避免可能出現的問題，提升檔案的管理效能。

（四）人事檔案管理技術化、信息化。為了順應時代的發展，同時也要提高檔案保存和管理的效率，應當逐步推動檔案管理技術化、信息化、無紙化進程。想要推動這一進程，則必須在確保思想正確的基礎上，保證物質條件充足，只有這兩個層面的工作都做好了，才能夠確保檔案管理的信息化技術化發展目標能夠實現。具體論述的話，則是檔案管理單位必須積極研究檔案管理工作的增長點，根據實際情況，判斷是否具有信息化和技術化的條件，從而合理地利用科技手段，大力開拓人事檔案管理中存在的新的增長點。同時也要注意，檔案管理單位也必須認真發現單位自身的高技術水平的信息工作者，使其能夠在完成自身工作的同時，投入到檔案信息化管控工作之中，把他們的能力充分發揮出來。這樣的話，單位不僅能夠提高檔案管理的信息化水平，同時也能夠節省資金、提高檔案管理的效率。

三、結語

通過上文的淺析，我們發現，如果想要提升檔案管理的功能，確保檔案管理工作能夠發揮它的存在價值以及意義，就要強化管理意識，提升自身的技術能力和專業程度，實現技術化和信息化，確保其能夠與時代發展的步伐保持一致，與經濟發展的速度相協調。同時也要積極地培養檔案管理人員，在開展日常管理工作的同時合理運用新的技術和知識，切實提高管理能力，提升檔案管理的效率。

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