“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校教學(xué)檔案管理工作的創(chuàng)新

尹黎莉

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“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校教學(xué)檔案管理工作的創(chuàng)新

尹黎莉

【摘 要】隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校教學(xué)檔案逐漸形成了紙質(zhì)檔案、網(wǎng)絡(luò)電子檔案并存的局面。本文分析了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校教學(xué)檔案的新特點(diǎn)，對教學(xué)檔案管理中存在的主要問題進(jìn)行探討，并提出“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新策略。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)+ 教學(xué)檔案 檔案管理

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)的融合創(chuàng)新成為了一種必然趨勢。教學(xué)檔案與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的融合，有助于教學(xué)檔案的收集、分析、集成、共享與開發(fā)利用，進(jìn)而有利于實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案教育服務(wù)功能的最大化。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校教學(xué)檔案的新特點(diǎn)

（1）虛擬性：很多教學(xué)檔案都是以電子檔案形式存在，且存儲(chǔ)在虛擬平臺(tái)。（2）集成性：借助信息技術(shù)手段，教學(xué)檔案完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)集成管理，便于信息查詢與再利用。（3）網(wǎng)絡(luò)化：在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，高校檔案信息管理有效突破了“信息孤島”，形成信息網(wǎng)絡(luò)，教學(xué)部門、行政部門、后勤部門與檔案部門之間通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息的及時(shí)傳遞與共享，大大提高了檔案信息傳遞與存檔的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和高效性［1］。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校教學(xué)檔案管理存在的主要問題

（一）互聯(lián)網(wǎng)思維缺失

現(xiàn)階段，高校教學(xué)檔案管理必須具備互聯(lián)網(wǎng)思維。但有的高校對檔案管理工作不太重視，主要還是依賴傳統(tǒng)檔案管理模式，教學(xué)檔案的收集與存檔也還主要是以紙質(zhì)檔案為主，互聯(lián)網(wǎng)思維相對缺失，導(dǎo)致教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)化水平相對滯后。

（二）教學(xué)檔案信息化加工程度不高

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，需要對傳統(tǒng)紙質(zhì)教學(xué)檔案進(jìn)行電子化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)化，這直接關(guān)系到檔案管理與開發(fā)的效率［2］。但由于有些高校檔案管理人員的信息化素養(yǎng)相對較低，缺乏教學(xué)檔案信息化加工相關(guān)意識(shí)和技能，致使教學(xué)檔案信息化仍舊停留在較低層面。

（三）教學(xué)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)相對混亂

有些高校在推行教學(xué)檔案信息化管理時(shí)，由于缺乏長期規(guī)劃與有效調(diào)研，檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)未能有效統(tǒng)一，不同院系之間、學(xué)校與學(xué)校之間對于網(wǎng)絡(luò)教學(xué)檔案的編寫標(biāo)準(zhǔn)存在著一定的差異性，如文檔格式、存儲(chǔ)介質(zhì)等方面，這不利于教學(xué)檔案的深度開發(fā)、資源共享和高效服務(wù)。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校教學(xué)檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）加強(qiáng)宣傳教育與引導(dǎo)，增強(qiáng)教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理意識(shí)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案工作人員、一線教師等都應(yīng)具備一定的網(wǎng)絡(luò)化管理意識(shí)和較高的信息化素養(yǎng)。所以，高校在平時(shí)要重視宣傳教育與引導(dǎo)工作，制定詳細(xì)的宣傳教育方案和培訓(xùn)計(jì)劃，這樣才能實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理效益的最大化。高校教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的宣傳教育，不能僅僅局限于檔案管理部門，還應(yīng)當(dāng)延伸到教學(xué)部門、教務(wù)部門、后勤部門等各個(gè)部門當(dāng)中，增強(qiáng)全員檔案管理意識(shí)，提升全員信息化素養(yǎng)，這樣才能確保教學(xué)檔案相關(guān)人員都能夠認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的重要性，積極參與和支持教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理工作，使每個(gè)教職工都成為教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)信息的采集者、傳遞者和應(yīng)用者，確保電子教學(xué)檔案的完整性。在進(jìn)行檔案人才隊(duì)伍建設(shè)時(shí)，要注重在專業(yè)素質(zhì)、信息化素養(yǎng)等方面的培訓(xùn)，使管理人員能夠熟練靈活地運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)管理的不斷發(fā)展。

（二）增強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)思維，構(gòu)建立體化教學(xué)檔案體系

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，教學(xué)檔案管理工作的創(chuàng)新不是完全摒棄傳統(tǒng)檔案管理形式，而是應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)思維，加強(qiáng)紙質(zhì)檔案與網(wǎng)絡(luò)電子檔案的融合，豐富教學(xué)檔案的信息化管理手段，逐步建立起傳統(tǒng)與現(xiàn)代相結(jié)合的、立體化的教學(xué)檔案管理體系。對此，學(xué)校的管理者、一線教師和檔案管理部門，一定要提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一思想，哪些類型的教學(xué)檔案適合采取傳統(tǒng)管理形式，哪些教學(xué)檔案適合采取電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理形式，都應(yīng)進(jìn)行準(zhǔn)確界定，并明確建檔標(biāo)準(zhǔn)和管理形式，這樣才能在確保教學(xué)檔案建檔質(zhì)量的同時(shí)，更好地滿足用戶對教學(xué)檔案信息的多元化和網(wǎng)絡(luò)化需求，有效提升教學(xué)檔案的利用效率和價(jià)值。

（三）積極推進(jìn)教學(xué)檔案資源的信息化建設(shè)

積極推進(jìn)教學(xué)檔案資源的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，是高校教學(xué)檔案管理工作的一個(gè)必然趨勢。對此，高校要增加信息化建設(shè)的相關(guān)投入，充分利用計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)及云空間的應(yīng)用優(yōu)勢，增加教學(xué)檔案信息化資源的轉(zhuǎn)化、開發(fā)與存檔的比重，促進(jìn)教學(xué)檔案在更大范圍上的共享。可以說，高校教學(xué)檔案資源的信息化建設(shè)，是后期進(jìn)行教學(xué)檔案高效開發(fā)與資源共享的基礎(chǔ)，因此應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和信息化處理手段，提高檔案信息的傳遞效率，將重要的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)電子檔案，及時(shí)上傳檔案管理平臺(tái)供相關(guān)人員進(jìn)行參閱和下載，提高教學(xué)檔案資源的查詢與利用效率。而對于一些具有保密需求和特殊價(jià)值的檔案資料，則可以設(shè)置訪問權(quán)限或付費(fèi)接口，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，有效促進(jìn)高校教學(xué)檔案的創(chuàng)新管理。

總之，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，高校的教學(xué)檔案管理工作必須堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，注重教學(xué)檔案常規(guī)管理與網(wǎng)絡(luò)化管理之間的融合，提升教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的規(guī)范性和高效性，促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

［1］初慶華.高校教學(xué)檔案的數(shù)字化及信息化管理探討［J］.蘭臺(tái)世界，2013（14）：26～27.

［2］王麗英.解析網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校檔案工作的創(chuàng)新［J］.黑龍江史志，2015（13）：92～94.

作者單位：（湖南食品藥品職業(yè)學(xué)院）