高校基建檔案歸檔管理及信息開發分析

章 敏

?

高校基建檔案歸檔管理及信息開發分析

章 敏

【摘 要】基建檔案在高校教育事業協調化發展中同樣發揮著不可小覷的支持功用，尤其是在我國計算機信息化技術大力普及背景下，基建檔案信息化開發和歸檔，已經成為必然趨勢。由此，筆者決定針對日后我國高校基建檔案主要涉及內容，以及歸檔信息化開發應用措施等，加以細致化探討解析，希望能夠為日后檔案管理主體業務完善和歸檔工程無紙化設計，以及檔案信息化開發應用職責明確劃分，提供可靠的指引線索。

【關鍵詞】基建檔案 歸檔管理 信息化開發 應用措施

高等教育事業如今獲得全新競爭發展機遇，尤其是在內部生源不斷擴張基礎上，新校區接連創建且添加較多數量的技術設施，整體上對于基建工程檔案歸檔精準完善性，提出較為深刻的挑戰契機，畢竟單位高校最近兩年內的基建項目檔案歸檔任務量，要比以往20年積累的數量還要多。為了清晰化映射高校各類建設細節，需要設計主體事先將基建檔案特征和收集具體狀況等信息加以精確化收集掌控，而在此期間，基建檔案信息化開發和歸檔管理工序流程不可隨意刨除。針對這部分技術開發和歸檔控制事務加以細致化校驗解析，顯然是十分必要的。

一、高校基建檔案中涉及的主流內容整理

首先，多元化檢驗認證文件。包括立項批準建設、工程抵制勘察和征地、拆遷、審計報告等文件。其次，土建工程和必要性設備安裝施工文件。主要是針對圖紙會審、設計變更、技術交底等工序流程加以細致化校驗記錄，當中必然融合施工原材料測試報告和技術結語等信息。最后，竣工驗收類文件。同步細化出竣工驗收報告、圖紙、消防安全和衛生防疫等檔案信息。

二、新時代下高校基建檔案歸檔管制的主要措施研究

（一）不斷提升領導對基建檔案歸檔管理工作的關注和認知水平

基建檔案歸檔工作能否長期順利運行，主要取決于不同層級領導對該類事務的重視態度和認知質量。長期以來，我國許多高校主管和基建檔案管理機構，都將注意力集中投射在信息化建設經費、規劃布置進程和施工質量之上，相對地無法給予基建檔案收集、控制適當的重視態度，使得后期基建檔案應用靈活、實效性遭受深刻束縛。想要徹底整改此類被動局勢，有關領導需要針對基建檔案歸檔工作人員、支持成本費用、技術設施引用等工序，給予較為妥善的支持輔助條件，使得基建檔案管制機構，能夠自覺憑借各類先進式技術設施和操作手法，保證歸檔管理事務交接的流暢性，同步令基層工作人員透過不同項目實踐中建立應有的責任心和自覺性。

（二）全方位覆蓋執行健全的基建檔案歸檔管理體制

提升高校基建檔案歸檔管理實效性，第一要務便是修繕其中各類規范體制，保證相關檔案信息收集整理的完全性。另外，快速地將基建檔案過渡轉接到學校日常規范體系架構之上，令日后基建檔案歸檔控制職務能夠在法律監督范圍內細致執行，一旦出現任何誤差，都將責任歸咎到個人之上，這可以說是落實現代基建檔案歸檔控制標準、體制化改革目標的基礎。歸結來講，歸檔工序是推動檔案信息多元化收集、工程檔案體系完善性等改革進程的關鍵環節，相關領導需要事先設置大約5%的工程款，并將其認定為基建檔案保證金，持續到一切必要性材料收集整理完畢合格之后，予以順利性發還。在此期間，有關高校需要結合自身時機條件，進行富有針對性的監督體制構建和歸檔職務范疇劃分，避免最終歸檔管理方案檢驗、執行中產生任何偏差滯后隱患。

（三）聯合各類技術進行基建檔案歸檔職務動態化跟蹤監管

想要切實保障高校基建檔案歸檔完善、精準、系統性，就需要設計主體聯合最新技術設施，進行基建檔案管理計劃長期性檢驗、結語、驗收，維持這部分繁瑣工序流程銜接的快捷精準性之余，提供愈加細致化的動態監管保障。

三、多元化基建檔案信息資源的靈活式開發要點補充

高校基建檔案利用的主流信息資源，主要是透過不同信息位置點挖掘查詢獲取的，這樣才能夠為基建諸多行政管理事務，提供明確的計劃、結語和統計校驗依據。此類環節的信息開發事務，便是充分介入既有基建檔案內容，令日后檔案歸檔應用效率變得愈加系統、有序。單純拿竣工圖紙為例，其屬于基建檔案歸檔工序中查詢利用價值最高的媒介，需要事先加以數字化改革沿用，主要就是將竣工圖紙快速轉接到計算機系統之中并衍生出圖形文本，經過光盤刻錄并建立健全樣式的數據庫，為后續自動化檢索、檔案信息資源共享應用服務模式綻放，奠定基礎。

另一方面，作為現代檔案管理人員，其必須積極參與各類專業技能和職業道德素質培訓項目，令自身信息化操作技能水準大幅度提升，能夠掌握掃描儀、照相機、打印機等基礎性設施應用規則，將基建檔案歸檔管理質量予以全方位改進。

四、結語

綜上所述，高校基建檔案管理工作本身系統性較強，需要相關工作人員結合最新技術設施加以多元化改良控制，長此以往，才能為高校教育事業可持續建設發展，提供不竭的支撐引導動力。所以，日后相關基建檔案歸檔控制人員，要積極地進行各項業務內容梳理和技能研習，使得自身綜合素質全方位改善，進一步將檔案內部蘊藏的信息挖掘出來，為后續基建檔案多元化應用功能有機發揮，提供保障。

參考文獻：

［1］劉斌.淺談如何做好基建檔案的管理和利用［J］.辦公室業務，2014，11（01）：103～111.

［2］李瑞紅.淺議高校基建檔案的管理與對策［J］.內蒙古教育（職教版），2014，20（08）：77～89.

作者單位：（湖南生物機電職業技術學院）