高校基建檔案歸檔管理及信息開發(fā)分析

章 敏

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高校基建檔案歸檔管理及信息開發(fā)分析

章 敏

【摘 要】基建檔案在高校教育事業(yè)協(xié)調(diào)化發(fā)展中同樣發(fā)揮著不可小覷的支持功用，尤其是在我國計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)大力普及背景下，基建檔案信息化開發(fā)和歸檔，已經(jīng)成為必然趨勢。由此，筆者決定針對(duì)日后我國高校基建檔案主要涉及內(nèi)容，以及歸檔信息化開發(fā)應(yīng)用措施等，加以細(xì)致化探討解析，希望能夠?yàn)槿蘸髾n案管理主體業(yè)務(wù)完善和歸檔工程無紙化設(shè)計(jì)，以及檔案信息化開發(fā)應(yīng)用職責(zé)明確劃分，提供可靠的指引線索。

【關(guān)鍵詞】基建檔案 歸檔管理 信息化開發(fā) 應(yīng)用措施

高等教育事業(yè)如今獲得全新競爭發(fā)展機(jī)遇，尤其是在內(nèi)部生源不斷擴(kuò)張基礎(chǔ)上，新校區(qū)接連創(chuàng)建且添加較多數(shù)量的技術(shù)設(shè)施，整體上對(duì)于基建工程檔案歸檔精準(zhǔn)完善性，提出較為深刻的挑戰(zhàn)契機(jī)，畢竟單位高校最近兩年內(nèi)的基建項(xiàng)目檔案歸檔任務(wù)量，要比以往20年積累的數(shù)量還要多。為了清晰化映射高校各類建設(shè)細(xì)節(jié)，需要設(shè)計(jì)主體事先將基建檔案特征和收集具體狀況等信息加以精確化收集掌控，而在此期間，基建檔案信息化開發(fā)和歸檔管理工序流程不可隨意刨除。針對(duì)這部分技術(shù)開發(fā)和歸檔控制事務(wù)加以細(xì)致化校驗(yàn)解析，顯然是十分必要的。

一、高校基建檔案中涉及的主流內(nèi)容整理

首先，多元化檢驗(yàn)認(rèn)證文件。包括立項(xiàng)批準(zhǔn)建設(shè)、工程抵制勘察和征地、拆遷、審計(jì)報(bào)告等文件。其次，土建工程和必要性設(shè)備安裝施工文件。主要是針對(duì)圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底等工序流程加以細(xì)致化校驗(yàn)記錄，當(dāng)中必然融合施工原材料測試報(bào)告和技術(shù)結(jié)語等信息。最后，竣工驗(yàn)收類文件。同步細(xì)化出竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、圖紙、消防安全和衛(wèi)生防疫等檔案信息。

二、新時(shí)代下高校基建檔案歸檔管制的主要措施研究

（一）不斷提升領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建檔案歸檔管理工作的關(guān)注和認(rèn)知水平

基建檔案歸檔工作能否長期順利運(yùn)行，主要取決于不同層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該類事務(wù)的重視態(tài)度和認(rèn)知質(zhì)量。長期以來，我國許多高校主管和基建檔案管理機(jī)構(gòu)，都將注意力集中投射在信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)、規(guī)劃布置進(jìn)程和施工質(zhì)量之上，相對(duì)地?zé)o法給予基建檔案收集、控制適當(dāng)?shù)闹匾晳B(tài)度，使得后期基建檔案應(yīng)用靈活、實(shí)效性遭受深刻束縛。想要徹底整改此類被動(dòng)局勢，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要針對(duì)基建檔案歸檔工作人員、支持成本費(fèi)用、技術(shù)設(shè)施引用等工序，給予較為妥善的支持輔助條件，使得基建檔案管制機(jī)構(gòu)，能夠自覺憑借各類先進(jìn)式技術(shù)設(shè)施和操作手法，保證歸檔管理事務(wù)交接的流暢性，同步令基層工作人員透過不同項(xiàng)目實(shí)踐中建立應(yīng)有的責(zé)任心和自覺性。

（二）全方位覆蓋執(zhí)行健全的基建檔案歸檔管理體制

提升高校基建檔案歸檔管理實(shí)效性，第一要?jiǎng)?wù)便是修繕其中各類規(guī)范體制，保證相關(guān)檔案信息收集整理的完全性。另外，快速地將基建檔案過渡轉(zhuǎn)接到學(xué)校日常規(guī)范體系架構(gòu)之上，令日后基建檔案歸檔控制職務(wù)能夠在法律監(jiān)督范圍內(nèi)細(xì)致執(zhí)行，一旦出現(xiàn)任何誤差，都將責(zé)任歸咎到個(gè)人之上，這可以說是落實(shí)現(xiàn)代基建檔案歸檔控制標(biāo)準(zhǔn)、體制化改革目標(biāo)的基礎(chǔ)。歸結(jié)來講，歸檔工序是推動(dòng)檔案信息多元化收集、工程檔案體系完善性等改革進(jìn)程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要事先設(shè)置大約5%的工程款，并將其認(rèn)定為基建檔案保證金，持續(xù)到一切必要性材料收集整理完畢合格之后，予以順利性發(fā)還。在此期間，有關(guān)高校需要結(jié)合自身時(shí)機(jī)條件，進(jìn)行富有針對(duì)性的監(jiān)督體制構(gòu)建和歸檔職務(wù)范疇劃分，避免最終歸檔管理方案檢驗(yàn)、執(zhí)行中產(chǎn)生任何偏差滯后隱患。

（三）聯(lián)合各類技術(shù)進(jìn)行基建檔案歸檔職務(wù)動(dòng)態(tài)化跟蹤監(jiān)管

想要切實(shí)保障高校基建檔案歸檔完善、精準(zhǔn)、系統(tǒng)性，就需要設(shè)計(jì)主體聯(lián)合最新技術(shù)設(shè)施，進(jìn)行基建檔案管理計(jì)劃長期性檢驗(yàn)、結(jié)語、驗(yàn)收，維持這部分繁瑣工序流程銜接的快捷精準(zhǔn)性之余，提供愈加細(xì)致化的動(dòng)態(tài)監(jiān)管保障。

三、多元化基建檔案信息資源的靈活式開發(fā)要點(diǎn)補(bǔ)充

高校基建檔案利用的主流信息資源，主要是透過不同信息位置點(diǎn)挖掘查詢獲取的，這樣才能夠?yàn)榛ㄖT多行政管理事務(wù)，提供明確的計(jì)劃、結(jié)語和統(tǒng)計(jì)校驗(yàn)依據(jù)。此類環(huán)節(jié)的信息開發(fā)事務(wù)，便是充分介入既有基建檔案內(nèi)容，令日后檔案歸檔應(yīng)用效率變得愈加系統(tǒng)、有序。單純拿竣工圖紙為例，其屬于基建檔案歸檔工序中查詢利用價(jià)值最高的媒介，需要事先加以數(shù)字化改革沿用，主要就是將竣工圖紙快速轉(zhuǎn)接到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之中并衍生出圖形文本，經(jīng)過光盤刻錄并建立健全樣式的數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)自動(dòng)化檢索、檔案信息資源共享應(yīng)用服務(wù)模式綻放，奠定基礎(chǔ)。

另一方面，作為現(xiàn)代檔案管理人員，其必須積極參與各類專業(yè)技能和職業(yè)道德素質(zhì)培訓(xùn)項(xiàng)目，令自身信息化操作技能水準(zhǔn)大幅度提升，能夠掌握掃描儀、照相機(jī)、打印機(jī)等基礎(chǔ)性設(shè)施應(yīng)用規(guī)則，將基建檔案歸檔管理質(zhì)量予以全方位改進(jìn)。

四、結(jié)語

綜上所述，高校基建檔案管理工作本身系統(tǒng)性較強(qiáng)，需要相關(guān)工作人員結(jié)合最新技術(shù)設(shè)施加以多元化改良控制，長此以往，才能為高校教育事業(yè)可持續(xù)建設(shè)發(fā)展，提供不竭的支撐引導(dǎo)動(dòng)力。所以，日后相關(guān)基建檔案歸檔控制人員，要積極地進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容梳理和技能研習(xí)，使得自身綜合素質(zhì)全方位改善，進(jìn)一步將檔案內(nèi)部蘊(yùn)藏的信息挖掘出來，為后續(xù)基建檔案多元化應(yīng)用功能有機(jī)發(fā)揮，提供保障。

參考文獻(xiàn)：

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作者單位：（湖南生物機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院）