淺析新時(shí)期檔案管理工作創(chuàng)新策略

趙 坤 張曉蘭

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淺析新時(shí)期檔案管理工作創(chuàng)新策略

趙 坤 張曉蘭

【摘 要】隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案資料的數(shù)量會(huì)一直呈現(xiàn)上升趨勢(shì)。檔案資料作為認(rèn)識(shí)過(guò)去、把握現(xiàn)在的最主要依據(jù)，加強(qiáng)檔案工作管理，進(jìn)而進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新，充分挖掘并利用檔案資料蘊(yùn)含的豐富信息，不斷開(kāi)發(fā)檔案資料價(jià)值是新時(shí)期檔案工作亟待解決的問(wèn)題。本文通過(guò)研究我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理工作現(xiàn)狀，提出新時(shí)期檔案管理工作的創(chuàng)新策略，以期為檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)提供意見(jiàn)以建議。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期 檔案管理 創(chuàng)新策略

一、我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理工作現(xiàn)狀分析

檔案管理工作一直存在認(rèn)識(shí)高度不足、管理方式陳舊、管理理念落后、基礎(chǔ)設(shè)施落后等問(wèn)題。這些問(wèn)題困擾我國(guó)檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)步，也阻礙了檔案管理工作由原先的數(shù)據(jù)資料保管到數(shù)據(jù)資料服務(wù)的轉(zhuǎn)變過(guò)程。

（一）認(rèn)識(shí)高度不足

在很長(zhǎng)一段時(shí)期內(nèi)，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)只停留在表面階段，認(rèn)為檔案管理只是對(duì)數(shù)據(jù)的錄入、保管，而沒(méi)有將檔案管理納入行業(yè)工作的重點(diǎn)。檔案管理涉及的范圍極其廣泛，如醫(yī)院、學(xué)校、企事業(yè)單位、圖書(shū)館等，檔案管理工作是理清歷史脈絡(luò)的主要工具，也是總結(jié)過(guò)去，指導(dǎo)現(xiàn)在工作的重要手段。認(rèn)識(shí)高度的不足決定了對(duì)檔案管理的投入力度有限，這也是我國(guó)檔案管理工作所面臨的最主要問(wèn)題。

（二）管理方式陳舊

傳統(tǒng)的檔案管理以人力管理為主，效率低下，管理模式落后。在計(jì)算機(jī)技術(shù)普及之后，數(shù)據(jù)管理才開(kāi)始逐步應(yīng)用于檔案管理，但因重視度的不足，設(shè)備更新遲緩，管理手段缺乏有效創(chuàng)新。現(xiàn)階段的檔案管理中，普遍存在人員編制不足，檔案管理業(yè)務(wù)不熟練，比如檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等流程不規(guī)范。在信息化管理過(guò)程中，存在較大技術(shù)隱患，檔案資料丟失、失竊等現(xiàn)象較為嚴(yán)重。

（三）硬件設(shè)施落后

硬件設(shè)施是檔案管理的基礎(chǔ)保障，也是確保檔案存放安全的基礎(chǔ)環(huán)境。現(xiàn)階段的檔案管理中存在檔案室面積狹小，使得檔案管理工作環(huán)境較差，檔案整理室與檔案室往往合并在一起。在檔案存放方面，對(duì)檔案的防護(hù)、修復(fù)工作滯后，使得檔案資料在長(zhǎng)期過(guò)程中造成蟲(chóng)吃、鼠咬、霉變等非人為損害。在電子檔案的管理中，安全隱患意識(shí)不足，備份文件缺失，使得在源文件損壞后不能有效修復(fù)，從而造成巨大損失。

二、新時(shí)期檔案管理工作創(chuàng)新策略

（一）變被動(dòng)管理為主動(dòng)管理

管理意識(shí)的轉(zhuǎn)變首先要確保對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)高度的轉(zhuǎn)變。新時(shí)期檔案管理工作不單是傳統(tǒng)意義上的針對(duì)檔案本身的管理工作，更是要通過(guò)檔案管理實(shí)現(xiàn)服務(wù)創(chuàng)新。檔案管理工作的內(nèi)涵在新時(shí)期要有新的延伸，將檔案作為有效知識(shí)載體，并通過(guò)管理工作使這種資源共享。在被動(dòng)管理模式中，檔案的存放及管理通常是以藏為主，只注重檔案本身的價(jià)值，而忽略了其延伸價(jià)值，在調(diào)用或查閱檔案的時(shí)候，管理工作都是被動(dòng)服務(wù)，這種被動(dòng)是對(duì)于檔案管理工作本身而言的被動(dòng)。在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案的價(jià)值被局限于一個(gè)很小的范圍，而缺乏與整體的聯(lián)系，造成檔案資源的長(zhǎng)期浪費(fèi)，這種被動(dòng)是全局性被動(dòng)。在新時(shí)期檔案管理工作中，要扭轉(zhuǎn)這種被動(dòng)局面，徹底發(fā)揮檔案管理的主觀能動(dòng)性，引入服務(wù)理念，使檔案管理工作服務(wù)于檔案管理的主體，進(jìn)而服務(wù)于檔案管理的整個(gè)行業(yè)，最后，延伸到整個(gè)社會(huì)層面。使全社會(huì)都能有效查閱所需資源，使檔案由承載知識(shí)的載體轉(zhuǎn)變?yōu)閭鞑ブR(shí)的媒介。

（二）集中管理模式的應(yīng)用

技術(shù)的發(fā)展為各行業(yè)的發(fā)展提供了無(wú)限想象空間。云計(jì)算技術(shù)的出現(xiàn)與普及使原本沒(méi)有關(guān)系的行業(yè)開(kāi)始緊密連接。檔案管理中利用云計(jì)算技術(shù)建立云端管理數(shù)據(jù)庫(kù)，將每一個(gè)檔案室變成管理網(wǎng)絡(luò)的節(jié)點(diǎn)，各個(gè)節(jié)點(diǎn)通過(guò)云端無(wú)線連接，使同行資源與相關(guān)行業(yè)資源得到最大限度整合，也使檔案管理的作用真正體現(xiàn)出來(lái)，由記錄歷史的資料，變?yōu)橥苿?dòng)社會(huì)發(fā)展的動(dòng)力。資源整合可以極大地降低各個(gè)節(jié)點(diǎn)的資金投入力度，使有限的資源得以更加充分的利用。這種集中管理模式的實(shí)現(xiàn)，可以降低各個(gè)節(jié)點(diǎn)檔案管理工作的人員投入，降低因不斷擴(kuò)大規(guī)模而急需的場(chǎng)地資源投入。對(duì)于檔案管理主體而言，集中管理模式的優(yōu)點(diǎn)遠(yuǎn)大于其缺陷。檔案集中管理可以大幅減少各節(jié)點(diǎn)的資金投入，可以有效降低因重復(fù)建設(shè)造成的社會(huì)資源浪費(fèi)。將云計(jì)算技術(shù)引入檔案管理還可以極大地增加檔案管理的安全性。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)階段的檔案管理工作存在許多問(wèn)題，重視度的不夠是主觀問(wèn)題，資金匱乏是客觀問(wèn)題。傳統(tǒng)的檔案管理工作只注重檔案的本身價(jià)值，只對(duì)其本身進(jìn)行管理，而忽視了檔案所承載的巨大社會(huì)價(jià)值。檔案作為最真實(shí)、最原始、最可靠的信息，其蘊(yùn)含的極大附加值開(kāi)發(fā)度很低，在新時(shí)期的檔案管理中，引入云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，建立同行業(yè)或者跨行業(yè)的檔案云端，以其巨量的儲(chǔ)備空間將檔案管理推進(jìn)到智能化，方便對(duì)檔案的檢索與查閱，使新時(shí)期的檔案管理工作能更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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作者簡(jiǎn)介：趙坤 （1979-），女，漢族，四川通江人，寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院，檔案館員；張曉蘭（1983-），女，寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨政辦公室，檔案館員。