淺析新時期檔案管理工作創新策略

趙 坤 張曉蘭

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淺析新時期檔案管理工作創新策略

趙 坤 張曉蘭

【摘 要】隨著社會經濟的不斷發展，檔案資料的數量會一直呈現上升趨勢。檔案資料作為認識過去、把握現在的最主要依據，加強檔案工作管理，進而進行檔案管理工作創新，充分挖掘并利用檔案資料蘊含的豐富信息，不斷開發檔案資料價值是新時期檔案工作亟待解決的問題。本文通過研究我國現階段檔案管理工作現狀，提出新時期檔案管理工作的創新策略，以期為檔案管理工作與時俱進提供意見以建議。

【關鍵詞】新時期 檔案管理 創新策略

一、我國現階段檔案管理工作現狀分析

檔案管理工作一直存在認識高度不足、管理方式陳舊、管理理念落后、基礎設施落后等問題。這些問題困擾我國檔案管理工作的發展進步，也阻礙了檔案管理工作由原先的數據資料保管到數據資料服務的轉變過程。

（一）認識高度不足

在很長一段時期內，對檔案管理工作的認識只停留在表面階段，認為檔案管理只是對數據的錄入、保管，而沒有將檔案管理納入行業工作的重點。檔案管理涉及的范圍極其廣泛，如醫院、學校、企事業單位、圖書館等，檔案管理工作是理清歷史脈絡的主要工具，也是總結過去，指導現在工作的重要手段。認識高度的不足決定了對檔案管理的投入力度有限，這也是我國檔案管理工作所面臨的最主要問題。

（二）管理方式陳舊

傳統的檔案管理以人力管理為主，效率低下，管理模式落后。在計算機技術普及之后，數據管理才開始逐步應用于檔案管理，但因重視度的不足，設備更新遲緩，管理手段缺乏有效創新。現階段的檔案管理中，普遍存在人員編制不足，檔案管理業務不熟練，比如檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等流程不規范。在信息化管理過程中，存在較大技術隱患，檔案資料丟失、失竊等現象較為嚴重。

（三）硬件設施落后

硬件設施是檔案管理的基礎保障，也是確保檔案存放安全的基礎環境。現階段的檔案管理中存在檔案室面積狹小，使得檔案管理工作環境較差，檔案整理室與檔案室往往合并在一起。在檔案存放方面，對檔案的防護、修復工作滯后，使得檔案資料在長期過程中造成蟲吃、鼠咬、霉變等非人為損害。在電子檔案的管理中，安全隱患意識不足，備份文件缺失，使得在源文件損壞后不能有效修復，從而造成巨大損失。

二、新時期檔案管理工作創新策略

（一）變被動管理為主動管理

管理意識的轉變首先要確保對檔案管理認識高度的轉變。新時期檔案管理工作不單是傳統意義上的針對檔案本身的管理工作，更是要通過檔案管理實現服務創新。檔案管理工作的內涵在新時期要有新的延伸，將檔案作為有效知識載體，并通過管理工作使這種資源共享。在被動管理模式中，檔案的存放及管理通常是以藏為主，只注重檔案本身的價值，而忽略了其延伸價值，在調用或查閱檔案的時候，管理工作都是被動服務，這種被動是對于檔案管理工作本身而言的被動。在傳統檔案管理中，檔案的價值被局限于一個很小的范圍，而缺乏與整體的聯系，造成檔案資源的長期浪費，這種被動是全局性被動。在新時期檔案管理工作中，要扭轉這種被動局面，徹底發揮檔案管理的主觀能動性，引入服務理念，使檔案管理工作服務于檔案管理的主體，進而服務于檔案管理的整個行業，最后，延伸到整個社會層面。使全社會都能有效查閱所需資源，使檔案由承載知識的載體轉變為傳播知識的媒介。

（二）集中管理模式的應用

技術的發展為各行業的發展提供了無限想象空間。云計算技術的出現與普及使原本沒有關系的行業開始緊密連接。檔案管理中利用云計算技術建立云端管理數據庫，將每一個檔案室變成管理網絡的節點，各個節點通過云端無線連接，使同行資源與相關行業資源得到最大限度整合，也使檔案管理的作用真正體現出來，由記錄歷史的資料，變為推動社會發展的動力。資源整合可以極大地降低各個節點的資金投入力度，使有限的資源得以更加充分的利用。這種集中管理模式的實現，可以降低各個節點檔案管理工作的人員投入，降低因不斷擴大規模而急需的場地資源投入。對于檔案管理主體而言，集中管理模式的優點遠大于其缺陷。檔案集中管理可以大幅減少各節點的資金投入，可以有效降低因重復建設造成的社會資源浪費。將云計算技術引入檔案管理還可以極大地增加檔案管理的安全性。

三、結語

綜上所述，現階段的檔案管理工作存在許多問題，重視度的不夠是主觀問題，資金匱乏是客觀問題。傳統的檔案管理工作只注重檔案的本身價值，只對其本身進行管理，而忽視了檔案所承載的巨大社會價值。檔案作為最真實、最原始、最可靠的信息，其蘊含的極大附加值開發度很低，在新時期的檔案管理中，引入云計算、大數據等先進技術，建立同行業或者跨行業的檔案云端，以其巨量的儲備空間將檔案管理推進到智能化，方便對檔案的檢索與查閱，使新時期的檔案管理工作能更好地為經濟建設與社會進步做出應有的貢獻。

參考文獻：

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[2]房飛.試論新時期檔案管理工作創新與發展[J].蘭臺世界,2013(05).

[3]金愛順.現代信息環境下,檔案管理工作創新策略[J].黑龍江史志,2013(09).

作者簡介：趙坤 （1979-），女，漢族，四川通江人，寶雞職業技術學院，檔案館員；張曉蘭（1983-），女，寶雞職業技術學院黨政辦公室，檔案館員。