風險理論視角下秘書決策參謀職能風險探析

文/華中師范大學美術學院 黃慧芳

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風險理論視角下秘書決策參謀職能風險探析

文/華中師范大學美術學院 黃慧芳

【摘要】秘書在部門或組織中存在隱性的權力，這表現在秘書對領導決策的影響力和在決策執行過程中的掌控力上，隨著崗位分工專業化和社會治理問題多樣化，領導越來越多地將一些常規性、重復性事務交由秘書代辦，同時，在重大決策中，秘書通過信息收集整理分析，也承擔著參謀決策的職能，這些職能的發揮伴隨著風險。如何在工作中預防和規避這些風險，使得秘書決策參謀職能得到更好地發揮，本文試圖通過對風險產生根源、風險程度影響因素等分析找到一個方向。

【關鍵詞】秘書 ；決策參謀；風險

在人們的印象中，秘書作為領導身邊的一個特殊崗位，具有一定的神秘特質，特別是秘書可以代表領導處理一些事務，給秘書的權力賦予了一種“如領導親臨”的效果。隨著秘書的作用發揮，社會對秘書的關注也越來越多，相關的研究也十分廣泛，如對秘書概念的研究，對秘書能力的研究，對秘書制度的研究，從不同學科角度，例如社會學、心理學等角度對秘書的行為、職業化趨向、秘書工作現狀等的研究，還有從不同行業的秘書入手，對某一群體秘書的素質要求、職業道德研究等。而且隨著秘書研究的深入，秘書學已經形成，進而成為一個專業，主要側重于教學和秘書實務。本文從社會學的角度，對決策過程中，秘書的參謀智囊角色所帶來的風險進行分析，探討風險的根源、表現，以及如何防范此類風險。

現代社會分工細化、專業化、職業化的特征和趨勢使得各專業職位在原有崗位的基礎要求（例如業務能力、公關能力、信息收集整理、統籌組織協調能力等等）上，對職位提出了更加高的要求，如職業道德、新的更加細化的職業規范、在一定職位上延展出的崗位職責，以及對能力專業化更高的標準等。秘書的職業化的特征也越加明顯，關于秘書的定義可以從兩個角度進行概括，一是作為領導或者主管的特殊助手，能夠在一定程度上代表領導做出事務處理的決定。二是具有熟練的辦公室能力，能夠在崗位上發揮主動性，幫助領導協調具體事務。前者定義傾向于秘書的智囊作用，后者傾向于輔助作用。盡管側重點不同，但是有著共性的方面，即秘書是作為領導的服務人員和輔助人員，能夠輔助決策、綜合溝通，在具體辦公事務中發揮參謀和助手作用的職業群體。

一、秘書在決策過程中參謀職能的影響力

秘書的基礎責任是處置日常程序性事務，最為突出的職能是收集和傳達，具體地看，就是秘書通過接聽電話、收發文件、保管印信、管理檔案資料、協調日常事務等幫助領導從常規瑣碎工作中脫離。本文將這種職能定義為執業能力，即從事秘書行業的基礎能力，在此基礎上，秘書還需要做好領導的參謀助手，這屬于秘書的職業能力，具體來說，就是秘書通過信息、調研等工作輔助領導合理利用資源、協調關系，研究制定政策和措施，區別與前者，職業能力對于秘書的素質要求更高。

從定義可以看出，秘書在領導決策中占有著重要的角色，即作為信息的提供者，在領導決策過程中提供諸如事件基本信息、相關人員信息、事件發展方向、相關聯的事項等；作為決策的建議者，為領導提供可參考的事務處置方式，以及某一種處置方式可能帶來的關聯效應和后續發展；作為措施的執行者，是具體處置過程的掌控者、跟蹤者和反饋者，有效把握事件處置成效。上述角色可以概括為智囊、輔助和執行，從這些角色可以看出秘書具有一種無形的影響力和引導力，尤其是在決策過程中，秘書的意見和態度在很大程度上能夠影響領導的判斷。

影響產生于依賴，而不同于一般下級對領導的權力或者影響，或者在某一項專門工作中下級對上級的影響，秘書的影響力具有極強的廣泛性和伸縮性，這既根源于領導權力的廣泛性和全面性，也根源于秘書工作的特殊性，從某種意義上講，秘書工作的專業性要求不同于一般職業或者崗位，是一種綜合性的崗位，對于所在單位要有基本的全局性的概念之外，秘書專業更多的是服務性的、基礎性的，因此，在判定秘書對領導影響力大小時，還可以從其他方面進行考察。

領導決策時秘書的影響力程度取決于以下幾個因素：一是日常接觸中對秘書的評價，這是影響因素中最為主觀且主要的因素，領導對于秘書的評價包括但不僅限于工作能力的評價，還包括日常的觀感，包括對于秘書個人性格、情緒習慣等的綜合評價。二是事務本身的難易程度，是否有悖于現有制度規范和工作紀律、對于領導個人的事業發展是否有影響等。三是秘書所掌握的而領導或者其他人所不擅長的事務，“通過按別人的要求提供服務，一個人確立了對他們的權力。如果他定期向別人提供在別處不能輕易獲得服務，那么他們就會因為這些服務而依賴而感激他”，換句話說，在自身所不熟悉的領域，人們往往更加信任專業人士所給出的意見，這也影響了領導對于秘書建議的信任程度，進而影響了領導對秘書的依賴程度。

二、秘書參謀職能所帶來的風險

隨著職位的專業化要求不斷提高，秘書也時刻面臨著全新的機遇和挑戰，現代秘書的知識結構應該是開放的，“從縱向層次說，現代秘書要具備從事本職業工作的足夠的知識深度；從橫向層次說，現代秘書又要具備從事某行業實務工作的知識廣度。”

現代秘書的素養可以從執業能力和職業能力兩方面進行概括，一是執業能力，前文我們提到過，執業能力是秘書行業的基本從業能力，包括收集整理信息、分析研究信息、上下傳達溝通、處置措施執行以及日常事務的后勤管理能力等，主要是秘書作為單純的輔助崗位人員所應具備的能力。二是職業能力，這包括參謀建議的能力、綜合處理的能力、反饋跟進的能力等，還包括堅持職業操守的能力，主要是秘書作為智囊角色的所應具備的能力，是秘書在基本素養之上具備的拓展能力。

當然，這兩種能力并不是現代才出現的，在實際事務的處理過程中，這兩種能力也不是截然分開的，要做好基本職責，同樣需要秘書適應智囊的角色，具備兩種能力。秘書的素養和秘書對領導影響力同時決定了秘書參謀決策可能產生的風險的程度，根據風險產生的原因，如對事件信息收集不完整，了解程度不深，帶來的風險；對于事件信息分析有偏向，或者由于主觀臆斷、經驗主義而帶來的風險；對于領導偏好的過度把握帶來風險；對于事件處置存在私人原因，主要源于錢、權、人際關系等原因造成的風險；參謀能力不足導致決策措施不完善等帶來的風險等，可以將風險分為兩類：一是秘書能力不足或者因為客觀條件所導致的風險，這些風險在秘書能力提升的基礎上，或者通過完善客觀條件，健全制度規范、明確權力范圍等，在一定程度上能夠進行規避。第二種風險是出于主觀意愿產生的風險，即秘書或者領導明知采取某種行動可能帶來風險，對于風險后果有充分的準備和預期，卻因為風險不涉及自身，或者可以轉嫁而依然采取行動，這種風險盡管可以通過組織或者部門采取一些防范措施和追責措施進行預防，但是并不能夠完全消除或規避。

“依賴性以及對依賴關系的操縱是低級別參與者權力的關鍵” ，秘書工作的特殊性質直接導致秘書分享并在一定程度上使用著領導的權力。由此，我們可以看出，秘書參謀決策中最大的風險來自于主觀。

三、秘書參謀職能風險的預防與規避

社會網絡理論清晰地說明了權力與所處網絡位置的關系，“權力依據個人的地位優勢和在關系網中的功能，可以在網絡關系的橫向和縱向積累中獲得……一個職位越靠近貫穿網絡信息流的中心，就越能獲得更多的權力?！?相對于組織或者部門中其他人員而言，秘書身處中樞，更容易獲得信息，同時秘書所代表和分享的領導權力也更加的復雜和廣泛。

風險社會理論對于現代社會人的行為如何產生風險有了更加批判性的論斷，人的行為可能帶來一些無法預料且范圍廣泛的影響，現代社會的概念是德國社會學家貝克提出的，這一理論認為風險和安全已經是這個時代的主要議題，社會的發展是一種“個性化”的過程，風險社會是人為風險，風險主要來源于人的決策和行為，最為顯著的特征是制度性，“現代制度的建立與運行大大提高了人們認識和應對風險的能力，但因制度系統的復雜性所帶來的制度功能部分失效，最終又稱為更多、更大的風險不斷產生的制度性根源?！北恢圃斐鰜淼娘L險占據主導地位。

風險社會理論將個人和公共安全設定為社會的追求目標，促使人們積極地認識和尋找風險治理的有效途徑和方法，也為尋找有效的社會治理路徑提供了指導。從風險社會理論視角看待秘書參謀決策職能風險的防預和規避，主要從制度化、程序化的角度進行。

目前的研究中，對于如何預防和規避秘書參謀決策職能風險的措施，學界比較通常的觀點的是職業化，通過職業化，將秘書從領導權力的域場中分離出來，成為與領導和組織單純雇傭關系的崗位和職業，通過現代管理體制，特別是經濟組織中市場化運作的機構中的雇員管理機制，將秘書的選拔、任用、升遷、考評與其他專業崗位同樣設置，切斷秘書與領導權力的隱形聯系，真正使秘書職業成為“追求穩定的報酬增長的職業類型，而不是仕途發展的非官員型群體”。

但是職業化并沒有詳細說明如何通過制度化手段或者行業化措施對秘書的職業發展進行“歸正”。就秘書階層現狀而言，因其對領導決策有著毋庸置疑的影響力，且在后期決策執行中具有全程跟進、動態把握的天然優勢，秘書群體成為獨立于權力系統中的隱形權力擁有者，要預防和規避客觀上的風險可以通過職業化渠道，如增強秘書業務能力、完善秘書管理制度等，但是主觀上的風險仍然無法從根本上規避。一個有著堅定的理想信念和良好的職業道德，有著吃苦耐勞的工作精神和積極豁達的人生心態，熱愛工作、忠于職守的秘書，通過能力、性格、道德等散發出來的魅力，才是值得的、可靠的秘書，通過制度的力量消滅信任風險，通過程序的力量規避人為風險，最為重要的，還是文化的建設，通過完善的、科學的機制和向善的、向真的組織文化，是確保秘書參謀決策職能作用最大限度發揮的基礎。

建設完善的具有責任感的組織文化，軟性的力量建設起來很慢，但是具有“潤物細無聲”的效果，而如何營造這樣的文化氛圍需要全社會的共同努力。