淺談文件資料的收集與檔案價值之間的關系構建

文/廣州市花都區(qū)人力資源和社會保障局 李巧美

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淺談文件資料的收集與檔案價值之間的關系構建

文/廣州市花都區(qū)人力資源和社會保障局 李巧美

【摘要】為了使得檔案具備相應的社會價值以及能夠為人民提供全面的服務，需要對文件資料的收集和檔案價值之間的關系進行重新認識和理解。本文對文件資料和檔案價值進行概述，并分析了文件資料的收集與檔案之間的關系。

【關鍵詞】文件資料；收集；檔案價值；關系；構建

根據(jù)我國檔案行業(yè)的執(zhí)行標準對檔案的具體概述為：“國家部門、社會機構以及個人的行為活動在社會發(fā)展過程中形成的具有記錄價值的歷史事件。”對于歷史事件的記錄具有廣泛的意義：其中包括文件資料、影像錄音以及圖紙等。也可以說，檔案是社會活動或者個人活動在社會環(huán)境中直接形成的具體信息。為了使檔案信息具有較高的利用價值，需要提高對文件資料收集的完整性，認清文件資料和檔案價值之間的關系具有重要的現(xiàn)實意義。

一、檔案文化的存在價值

檔案是對人類真實活動的記錄，是人們認識客觀規(guī)律的主要依據(jù)。根據(jù)檔案資料能夠很好地了解歷史事實，把握現(xiàn)在的社會生活。檔案是人們從事社會活動的真實記錄和文化保存，具有特定的文化價值以及利用價值，是人類對歷史強而有力的考察證據(jù)，檔案文化不僅有利于當代子孫的發(fā)展，其所蘊含的價值財富遠遠超越了其它文獻資料。檔案文化是我國的巨大財富，是人類文化發(fā)展史的主要載體。一個國家的檔案保存得越是久遠，越能說明此國家的文化程度較高。檔案文化的具體利用價值主要有以下幾點：其一，記錄歷史。檔案是對歷史發(fā)展的真實記錄，這類記錄具有真實性，深刻地反映了人們對自然的認識和改造，推動了社會發(fā)展的歷史進程。根據(jù)以往的數(shù)據(jù)實踐證明，歷史研究需要依靠真實的數(shù)據(jù)資料，特別是以檔案為歷史研究的依據(jù)，才能夠準確地反映出歷史進程，科學、合理地總結歷史的發(fā)展規(guī)律。檔案文化是連接過去和現(xiàn)在的歷史紐帶。其二，是人類社會活動的歷史憑證。在人們的日常生活中就可以感受到檔案文化的作用。對于歷史事件的爭議，最具有說服力的依據(jù)是來自于檔案，檔案可以幫助現(xiàn)代人還原歷史真相，再現(xiàn)當時場景，解決爭議之人的心頭疑惑。檔案的原始記錄決定了檔案的利用價值，是其他材料所不能代替的，具有一定的法律效益。其三，檔案是科學研究的依據(jù)。科學研究需要具備一定的信息依據(jù)，一方面，檔案能夠提供原始的歷史借鑒；另一方面，檔案能夠為科學研究提供大量的實驗數(shù)據(jù)以及信息資料等。科學研究的發(fā)展主要依靠研究人員不斷總結前人留下的寶貴經(jīng)驗和研究成果，避免在科研過程中走不必要的彎路，檔案是記錄歷史研究成果的主要依據(jù)，其真實性和可靠性是其它材料所不能替代的，因而現(xiàn)代研究的任何成果都離不開檔案文化的數(shù)據(jù)支持。

二、文件資料的搜集是保證檔案價值的前提

檔案是文件資料或者是固化信息在一定條件下的轉化，其條件需要符合以下幾點：其一，需要保證該事件的文件資料是辦理完畢的。其二，需要保證文件資料具有一定的利用價值。其三，需要文件資料是經(jīng)過查考憑證的。檔案的價值主要體現(xiàn)在檔案價值的具體作用，即檔案對個人、社會以及國家是否能夠具有一定的價值性和可用性，有價值的檔案信息必須是完整的、齊全的、真實的信息。要想使檔案具有較高的價值，并為所需者提供優(yōu)質(zhì)的服務，需要使文件資料的收集盡可能做到完整。因此，文件資料的收集具有重要的現(xiàn)實作用。文件資料的收集相對于完整、齊全，其利用價值也就越高。例如，以某人社局檔案管理中心為例，機關單位的檔案管理與企業(yè)單位不同，因此檔案管理工作也存在一定的特殊性。長期在機關單位工作的人員通常會發(fā)現(xiàn)以下情況：各個科室工作人員的管理工作不夠集中，而且工作事物分配不夠明確，已經(jīng)形成的檔案管理材料不能夠合理完整地存放在管理負責人的手中，這樣對檔案資料的收集工作產(chǎn)生了一定難度，檔案管理人員認定的有效材料，不能夠讓其他工作人員也認定為有價值，而檔案材料的價值性往往存在于具體的細節(jié)當中，除此之外，絕大部分的檔案材料不夠規(guī)范和完整。因此，會出現(xiàn)重視主件而忽視附件的現(xiàn)象，需要檔案管理人員進行相應的添加和補充。由此看來，文件資料的完整收集是保證檔案價值的前提和基礎。

三、構建文件資料和檔案價值的關系

（一）加強宣傳力度，提高相關認識。文件資料的收集工作涉及到不同方面，需要根據(jù)對檔案工作的認識程度，有針對性地進行宣傳指導。使我國各級部門領導以及人民群眾能夠認識到檔案對于國家來說具有重要的現(xiàn)實價值，是重要的資源來源。由于檔案具有共享資源的特點，所以認為文件資料在誰手中就歸誰所有的現(xiàn)象只不過是一些工作人員為了方便自身使用時的做法，這些做法與檔案法的規(guī)定是相背離的。通過對《檔案法》進行宣傳，將會使全社會的檔案意識有所提高，是我們需要適應新時代的重要任務和要求，同時需要我們采取相應的措施，根據(jù)法律法規(guī)及各種條例，在一定程度上滿足使用者的需求才能夠使文件資料的收集工作得以順利進行。

（二）建立健全的檔案管理制度。建立健全的檔案管理制度是保證檔案具有價值的基礎和前提，因此，我們需要在建立健全檔案管理體制的同時，建立以專業(yè)技術為保證的檔案制度。為了能夠保證檔案制度的文件資料收集完整和齊全，比如可以按照不同類別、不同內(nèi)容進行歸類，可以根據(jù)類別歸類分為政府檔案、事業(yè)單位檔案、機關檔案等；也可以根據(jù)檔案內(nèi)容歸類為行政檔案、軍事檔案、科技檔案等，不同的檔案分類對于檔案管理有著重要的作用，可以根據(jù)不同的分類構建較為完善的檔案管理體制，使人力資源與社會保障局的工作效率能夠得到提升，使檔案管理更加具體化，有利于構建更加完善的檔案管理體制。根據(jù)《檔案法》制定相關的實施計劃。伴隨現(xiàn)代社會媒體網(wǎng)絡的迅速發(fā)展，可以建立起以計算機為載體的檔案信息網(wǎng)，明確其中工作人員的具體工作職責，通過各種形式開展對文件資料的收集工作，將散落于社會各個角落以及個人手中的資料保存于檔案信息中，并根據(jù)當前檔案的具體情況有針對性地進行收集工作。現(xiàn)代化的管理體系不僅需要專業(yè)的操作人員，同時也需要計算機的網(wǎng)絡人才。目前，我國的檔案團隊依然存在知識結構過于陳舊、現(xiàn)代管理人才缺乏等現(xiàn)象，因此，建設能夠收集完整文件資料的人員隊伍是非常有必要的。

（三）加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)。定期進行文書以及檔案工作人員的培訓和業(yè)務訓練等，能夠提高其專業(yè)技術和業(yè)務能力，這是做好檔案工作的具體保證，也是檔案建設工作的重要改革內(nèi)容。因為檔案人員是各部門機關、各單位資料整理以及歸檔的主要執(zhí)行者，其業(yè)務水平和能力的高低是影響檔案工作能否順利展開的關鍵因素，建立一個具有業(yè)務水平高、管理能力強以及具有高度責任感的優(yōu)秀團隊，是有效保證檔案工作順利進行的前提和基礎。檔案管理工作的好壞在一定程度上取決于檔案管理的工作人員。而檔案涉及過于復雜和龐大的內(nèi)容，這就要求檔案管理人員需要對專業(yè)知識和業(yè)務進行深入的鉆研和學習，既需要具有相應的技術知識還要有解決問題的實際能力。應該使工作人員積極地進行交流和討論，相互學習和交流檔案管理的相關規(guī)定以及管理理念，檔案工作人員的業(yè)務水平只有進一步地提高，才能夠有效保證檔案工作的質(zhì)量。

四、結語：

做好資料收集工作是提高檔案價值的重要保證。伴隨我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展和深入，人們在各種現(xiàn)實社會活動中，需要通過對歷史進行研究、繼承和發(fā)揚已有的成果，才能有效體現(xiàn)出檔案文化的利用價值。

【參考文獻】

［1］王英瑋，史習人.檔案價值相對論［J］.檔案學研究，201 3 （02）.

［2］石敦良.淺談檔案文化的價值構建［J］.蘭臺世界，201 2 （23）.