文書(shū)檔案的立案和材料收集淺議

文/湖北省農(nóng)科院畜牧獸醫(yī)研究所 熊秀紅

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文書(shū)檔案的立案和材料收集淺議

文/湖北省農(nóng)科院畜牧獸醫(yī)研究所 熊秀紅

【摘要】文書(shū)檔案立卷質(zhì)量參差不齊，會(huì)顯著影響日常對(duì)檔案的整理，同時(shí)未來(lái)的向檔案館移交檔案的準(zhǔn)備工作以及檔案在未來(lái)的利用價(jià)值都將會(huì)受到影響。所以本文就材料收集方案和文書(shū)檔案的重要性進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】檔案；文件；收集；重要性

文書(shū)立卷工作是文書(shū)檔案工作中的基礎(chǔ)，文書(shū)檔案的立卷質(zhì)量可以直接影響到檔案的日常整理工作，并且對(duì)未來(lái)移交給檔案館檔案和后續(xù)對(duì)檔案的繼續(xù)利用也產(chǎn)生影響。

一、文書(shū)立卷的意義

作為單位之間一種用于工作信息傳遞的工具，文書(shū)材料直接體現(xiàn)了工作的狀態(tài)、流程以及歷史記錄。日常工作中會(huì)逐漸產(chǎn)生很多文書(shū)材料，這些材料主要是對(duì)工作期間的信息進(jìn)行記錄，當(dāng)這些文書(shū)材料經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的簽署并且辦理結(jié)束后，這些文書(shū)材料的傳達(dá)辦事程序和指導(dǎo)以及處理工作的功能就結(jié)束了。因?yàn)槲臅?shū)材料在形成過(guò)程中記錄下來(lái)了很多工作相關(guān)的歷史和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，所以具有較高的參考查證作用，在文書(shū)立卷中占據(jù)重要地位。

二、文書(shū)立卷的重要性

（一）更快地查找和利用。文書(shū)材料只有完成立卷才可以具體被定位，從而在未來(lái)的查找利用中可以更加快捷。每一份文件都具備不同的作用。在對(duì)同個(gè)工作和事情處理的過(guò)程中，會(huì)形成很多互相之間存在密切聯(lián)系的文件。例如在進(jìn)行案件的處理和召開(kāi)會(huì)議時(shí)候會(huì)形成一系列的文件，這些文件彼此間都存在聯(lián)系。所以在進(jìn)行全部文件的保存時(shí)候還需要借助科學(xué)手段按照文件互相間的歷史聯(lián)系進(jìn)行鑒定、整理和區(qū)分，達(dá)到最大限度反映歷史事實(shí)的目的。

（二）更易于進(jìn)行儲(chǔ)存和管理。對(duì)文書(shū)材料進(jìn)行檔案標(biāo)準(zhǔn)的裁剪、裝訂、排序，然后就保管期限進(jìn)行區(qū)分進(jìn)行裝盒和入柜，對(duì)這些文書(shū)材料進(jìn)行統(tǒng)一的管理，為文書(shū)管理提供適宜的濕度和溫度進(jìn)行長(zhǎng)期的儲(chǔ)存和管理。

三、對(duì)于文書(shū)立卷的收集工作

1.本單位的具體歸檔范圍應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際工作制定，工作人員在進(jìn)行文書(shū)檔案立卷管理時(shí)要確保積極和較高的思想政治覺(jué)悟，并且具備專業(yè)技術(shù)知識(shí)。熟練掌握各種文件的運(yùn)行規(guī)律和文書(shū)立卷的基本處理方法。

2.作為文書(shū)檔案工作管理人員，要對(duì)本單位檔案管理相關(guān)工作的重點(diǎn)和特點(diǎn)有詳細(xì)的了解，此外還要對(duì)本單位各個(gè)科室和系統(tǒng)的本職工作以及相互交叉業(yè)務(wù)的內(nèi)容進(jìn)行了解，明確這些工作之間的關(guān)聯(lián)。

3.文書(shū)檔案工作人員要對(duì)劃分檔案的基本原則進(jìn)行詳細(xì)了解，本單位的實(shí)際歸檔范圍目錄應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際工作需求進(jìn)行，確保工作程序的嚴(yán)密性，并且要嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定。

四、對(duì)于相關(guān)承辦文件的收集

（一）內(nèi)部文件。文書(shū)檔案中，內(nèi)部文件占據(jù)著較大的比例，具有業(yè)務(wù)量多的特點(diǎn)，但是同時(shí)內(nèi)部文件也是文書(shū)檔案材料中最容易收集的一種。因?yàn)樵趩挝恢袃?nèi)部文件屬于內(nèi)部材料，所以需要文書(shū)檔案人員審查核對(duì)后才能形成內(nèi)部材料。內(nèi)部文件應(yīng)當(dāng)先進(jìn)行質(zhì)量把關(guān)，然后再打印和下發(fā)，為了可以更快更有效地進(jìn)行材料收集，從而確保提高工作效率，所以需要做好留存工作。單位組織的各種大型會(huì)議、講座、培訓(xùn)以及演練等產(chǎn)生的相關(guān)材料都屬于內(nèi)部文件，文書(shū)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)選擇高效的工作方法和策略，制定更為合理的工作程序，從而確保各種相關(guān)材料的齊全。這也是基礎(chǔ)材料完整的保證，通過(guò)這種收集材料的方式，重要材料可以不會(huì)丟失，確保未來(lái)的檔案整理工作可以順利進(jìn)行。

（二）外來(lái)文件。外來(lái)文件基本都是可執(zhí)行文件，很多工作都需要對(duì)外來(lái)文件進(jìn)行參考，所以可以認(rèn)為外來(lái)文件基本都是業(yè)務(wù)指導(dǎo)性文件。辦公室文書(shū)工作人員負(fù)責(zé)簽收外來(lái)文件，然后再交給承辦科室。外來(lái)文件的收集主要放在年終進(jìn)行，因?yàn)楹芏鄼n案人員身兼多個(gè)崗位，所以工作量比較大，并且大部分科室都喜歡將外來(lái)文件放在自己辦公室，這樣可以更方便地開(kāi)展工作。但是放在自己的辦公室久了容易出現(xiàn)文件丟失的情況，所以對(duì)此最好的處理方法就是每當(dāng)有外來(lái)文件到來(lái)后，每處理完一件事就交給辦公室文書(shū)一份材料，此外，外來(lái)文件進(jìn)入單位之后，也需要由檔案工作人員進(jìn)行登記和轉(zhuǎn)承記錄，通過(guò)這種方式可以更好地進(jìn)行查找核對(duì)，為文書(shū)立卷的完整性提供保證。

（三）收集會(huì)議文件。培訓(xùn)帶來(lái)的文件以及參加上級(jí)組織的各種會(huì)議所收到的文件都屬于會(huì)議文件。一般是業(yè)務(wù)科室直接參加到會(huì)議中，然后等會(huì)議結(jié)束后再進(jìn)行落實(shí)，但是經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)有些會(huì)議是其他人替代的，所以這種情況下在會(huì)議結(jié)束后文件就很難再完整地收回來(lái)了。比如業(yè)務(wù)科室的人員沒(méi)有主動(dòng)地將會(huì)議材料交給辦公室的文書(shū)人員，那么這種情況下會(huì)議材料就極有可能丟失，此時(shí)對(duì)文書(shū)材料收集整理工作流程進(jìn)行規(guī)范，將會(huì)議所得文件統(tǒng)一按照相關(guān)的流程標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，盡量杜絕其中的漏洞，確保第一手的資料不會(huì)丟失。

（四）收集專題性的文件。部分文件資料主要記錄得是突發(fā)事件的處理狀況和重大的專項(xiàng)活動(dòng)的形成過(guò)程，對(duì)于這種專題性的文件資料的立卷順序主要是以順序?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)。不過(guò)這些專題性的文件材料具有數(shù)量多、種類繁雜和收集困難的特點(diǎn)，因此，辦公室文書(shū)員工需要主動(dòng)聯(lián)系業(yè)務(wù)科室人員進(jìn)行第一手專題性文件材料的收集，而且要全程跟蹤突發(fā)事件的處理和重大事項(xiàng)活動(dòng)的過(guò)程，并且對(duì)其進(jìn)行合理的指導(dǎo)，這樣不僅可以將材料收集齊全，而且可以確保材料能夠滿足相關(guān)要求，有利于未來(lái)的立卷整理工作。

五、總結(jié)

檔案是對(duì)工作的真實(shí)的記錄，同時(shí)也正是檔案保證了歷史的真實(shí)性，當(dāng)前，文書(shū)檔案正在因?yàn)闄n案行業(yè)的快速發(fā)展而逐漸地更加受到關(guān)注，因此對(duì)于文書(shū)工作的要求標(biāo)準(zhǔn)也越來(lái)越高。所以每一位文書(shū)檔案從業(yè)人員都應(yīng)當(dāng)努力地進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)，及時(shí)地對(duì)自己的業(yè)務(wù)知識(shí)進(jìn)行更新，從而達(dá)到更好地進(jìn)行文書(shū)立卷和材料收集整理的目的。

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