數字檔案管理中存在的問題與分折

徐　靜黑龍江省黑河市愛輝區西峰山鄉人民政府　黑龍江黑河　164353

?

數字檔案管理中存在的問題與分折

徐靜
黑龍江省黑河市愛輝區西峰山鄉人民政府黑龍江黑河164353

【摘要】隨著科技的發展，社會的進步，檔案管理方面有了數字檔案管理的出現，相對于傳統的檔案管理，數字檔案管理存在著許多優勢，然而相應地，數字檔案管理也存在著一些問題需要相關人員去解決。本研究將會對數字檔案做出簡單闡述，分析其特點，并在此基礎上分析當前數字檔案管理存在的些許問題，并提出有效的資料和建議，以望能對數字檔案管理的發展起到十分重要的作用。

【關鍵詞】數字檔案管理；特點；問題與分析

一、前言

數字檔案是社會不斷發展的產物，對社會的發展有著不小的作用，因此，對其的管理就顯得十分重要。相對于傳統檔案管理來說，數字檔案管理更加方便省事，又因為數字檔案管理是采用數字信息的方式管理的，因此就不容易被損壞，然而，數字檔案管理也是存在著各種各樣的問題的，它們在一定程度上阻礙了數字檔案管理的發展，本研究將會對數字檔案管理中出現的問題做出分析，并以此提出筆者的意見和建議，希望能對研究人員起到啟發性作用。

二、對數字檔案的簡單闡述

數字檔案是一種新型的檔案儲存方式，它起源于西方，是由西方提出的采用數字化來管理檔案。雖然數字檔案管理已經被提出，然而，數字檔案管理卻沒有很明確的定義，較多的人對數字檔案管理進行過定義，因此，數字檔案管理出現了多種的定義。不僅如此，很多人并不能分清楚數字檔案與電子檔案的區別，因此，他們也就認為電子檔案與數字檔案是相同的，出現這樣的問題的主要原因有：處于電子信息環境下，檔案與文件的區分度不大，人們不好進行區分，另外就是國家法律中對于電子文件的法律效應沒有明確的認可。

三、數字檔案具有的特點

如今，數字檔案是一種新型的檔案儲存形式，它具有如下幾個特點：易儲存：對于傳統檔案來講，它需要紙張作為其的儲存介質，這樣一來，因為紙張具有易損害，不易保存的緣故，傳統檔案就具有不易保存的特點，而這一點對于數字檔案來講，就不具有威脅性，因為數字檔案是由計算機和計算機系統形成的數字化記錄，所以數字檔案就不具有不易保存的特點，反而很好保存。儲存形式特殊：隨著科技的發展，信息的儲存具有了多種多樣形式，例如：u盤，移動硬盤和磁盤等，采取這樣的儲存形式，就使得信息的儲存變得更加方便快捷，除此之外，也節省了更多的空間。儲存間接性：數字檔案的信息儲存具有間接性，人工并不能直接讀取其中的數據，而傳統檔案卻并不具有這個特點，也就是說，數字檔案相對于傳統檔案來說，保密性更加強?？烧瓶匦裕嚎萍及l展到今天，人們完全可以非常便捷地將信息改為自己需要的，不僅如此，還可以跨越空間，調取其他地方的的數字檔案使用，因此，相對于傳統檔案來說，數字檔案的可掌控性更加強。具有多樣性：數字檔案的存在形式具有多樣性的特點，主要是人們可以根據自己的需要，將檔案以不同的方式表現出來。

四、數字檔案存在的幾個問題

（一）數字檔案本身的安全性不高。數字檔案是以數字化信息的方式儲存，而這種儲存方式具有一定的安全隱患，因為其的儲存需要考慮到介質的質量與磁場等，如果達不到要求，檔案就會很容易丟失，數字檔案丟失后也比較難以找回。除此之外，數字檔案具有容易轉移的特點，這里就存在著一定的安全隱患，數字檔案容易轉移，那么數字檔案在進行轉移的過程中就有可能出現因為轉移過程中的某些問題，造成了原檔案的丟失。

（二）互聯網給數字檔案帶來的不安全性。網絡是把雙刃劍，它給我們帶來方便的同時，也給我們帶來了不安全，如網絡系統的不穩定，黑客的攻擊等，都會對數字檔案造成一定的威脅。我們的數字檔案丟失，可能因為網絡系統不穩定，從而出現打不開文件或者計算機自動關機的情況，重啟后卻發現文件已經丟失，還有可能因為黑客的刻意攻擊，將大量有價值的資料偷竊出去，造成檔案丟失。更有可能的是文件不小心感染上計算機病毒，導致文件徹底無法打開使用。

（三）人帶來的不安全因素。無論那個部門，其檔案都是具有很大價值的，尤其是政府部門，一經泄露或損壞，就會給國家帶來很大的損失和危害，在這些部門工作的員工如果法治意識淡薄，就會給不法分子有可乘之機，采取利誘的方式，竊取檔案資料。當然，也有可能是因為工作人員的一時疏忽，從而造成了檔案資料的泄露，但是，無論是哪種形式，都會對該部門產生巨大的危害。

五、相應的解決策略

（一）加強硬件設施的管理。數字檔案出現問題的一個原因就是硬件設施不過關，導致文件在儲存或者傳輸的過程中出現問題，從而丟失，因此，在加強檔案管理時，工作人員不僅要選取合適的儲存介質用來儲存數字檔案，還要對檔案進行備份，一旦檔案丟失，還可以通過備份找到丟失檔案，從而進行修補。經過分析，文件在傳送的過程中也會發生檔案丟失，因此，工作人員在傳送文件時，需要十分注意，加強傳輸過程中的檔案管理。

（二）增強網絡防護能力。網絡對數字檔案的威脅性很大，因此，在進行數字檔案管理時，工作人員要加強網絡防護意識，除此之外，工作人員也要進行一定的網絡技術培訓，從而更好地進行數字檔案管理。工作人員還可以在計算機上安裝一些評價較好，性能較高的殺毒軟件，對計算機安全進行實時防護。

（三）完善相應的規章制度。數字檔案相對于傳統檔案來說，具有很多優勢，然而這些優勢也給數字檔案的管理增加了難度，部分問題僅僅依靠工作人員是無法解決的，這是就需要政府部門根據時代的變化，對相應的規章制度進行完善，在降低了數字檔案管理難度的同時，也減少了信息犯罪的發生。

六、結語

數字檔案相對于傳統檔案來說，呈現了很多新的特點，這些特點在給數字檔案管理帶來方便的同時，也帶來了不小的麻煩。雖然目前我國的數字檔案管理存在著一定的問題，但是相信經過研究人員的努力，這些問題一定會迎刃而解，從而促進數字檔案管理的發展和進步。

參考文獻

［1］宗亞菊.數字檔案管理中存在的問題與對策分析［J］.科學管理，2014.3（2）:267-268.