淺析國有企業人事檔案管理的信息化

陳筱邡（四川成渝高速公路股份有限公司人力資源部，四川 成都 610000）

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淺析國有企業人事檔案管理的信息化

陳筱邡
（四川成渝高速公路股份有限公司人力資源部，四川 成都 610000）

摘要：對一個企業而言，高效率、清晰透明化的認識檔案管理可以極大地提高企業對人才的選拔、培養的效率，同時也可以削減企業一些不必要的支出，特別是對國有企業更是如此，這是由國有企業的工作量大且繁瑣、參與人員多及工作周期長等工作特點而決定的。國有企業人事檔案工作的特點一直阻礙了國有企業人事檔案管理工作的信息化工作的開展，現在，我們可以利用21世紀信息化管理的力量推動管理工作信息化的發展程度。本文一開始提出了我國國有企業人事檔案管理制度的現狀，繼而分析了我國國有企業人事檔案管理制度需要克服的幾個缺陷，最后關于如何加快國有企業人事檔案管理信息化發展速度提出了若干條建議。

關鍵詞：人事檔案；管理；信息化；模式；專業化

一、我國國有企業人事檔案管理制度的發展情況

（一）關于我國國有企業人事檔案工作的法律法規。我國國有企業職工的人事檔案管理主要分為兩個方面，一方面為國有企業干部檔案管理，另一方面是國有企業工人檔案管理。關于如何進行檔案管理，人事檔案管理部門的主要依據的法律法規有《干部檔案信息管理條例》、《檔案管理信息法》、《檔案管理保密法》和《干部檔案信息收集規范條例》等。我國關于國有企業人事檔案管理的法律法規較全面，但是在實施過程中由于對這些法律法規理解得不到位以及在工作中不能靈活運用等問題，這些法律法規并沒有發揮自身的作用取得理想的成果。

（二）國有企業人事檔案管理制度的簡介。我國國有企業人事檔案管理制度主要包括以下四個方面，包括檔案信息管理機制、檔案收集與歸檔、檔案信息的儲藏及保管以及檔案傳遞這四個方面的內容。檔案管理體制是檔案管理的指導思想和工作規范，它規定了檔案管理工作的整個流程以及檔案管理工作中的行為規范；檔案收集歸檔工作包括對企業里所有職工的信息收集，而且要對所收集的信息及時進行分類保存；檔案保管是檔案管理工作中的重要一步，保管工作出現差錯會對以后的檔案管理工作造成巨大的麻煩，給企業給職工造成很大的損失，參與保管工作的人員不僅要負責而且要細心，爭取在工作過程中將對檔案信息的損失降到最低，保證檔案交接工作的順利進行。

二、存在于我國國有企業人事檔案管理制度中的若干個問題

（一）缺乏完整的檔案管理機制，管理工作難以順利進行。我國國有企業的人事檔案管理工作雖然在很多年前就已將開始，但是一直沒有找到適合我國國情的完整的檔案信息管理機制。混亂的企業機制嚴重阻礙了檔案管理工作的順利進行，降低了國有企業人事檔案管理人員的工作效率。現在大部分的國有企業人事檔案管理的工作模式依然照搬以前傳統的管理模式，一成不變的管理方法，例如在檔案收集歸檔方面，檔案收集工作是否順利有效開展對收集到的信息量的多少起著決定性的作用，傳統的信息收集工作依賴于工作人員的個人檔案和之前工作單位所記錄的信息，歸檔工作完全依靠于工作人員逐一分類并記錄，而在如今信息化如此發達的時代，完全可以依靠網絡和信息改善檔案收集歸檔工作，建立網上個人信息檔案，就可以保證信息的完整性和有效性，又可以減輕工作人員的工作負擔；而且網上個人檔案也極大地方便了檔案的保管和傳遞工作，在傳統的檔案保管工作中，對檔案保管處的要求較苛刻，所以信息化可以更好促進檔案信息管理工作的開展。但是由于信息化知識還沒有完全普及，導致很多國有企業仍然故步自封，依然用傳統的工作模式處理現在的檔案管理工作。

（二）企業對人事檔案管理投入的水平低。我國大多數國有企業人事檔案的管理方法還處于萌芽階段，還在摸索適合自己的工作方法，所以很多企業還沒有及時的認識到管理方法的重要性，在此階段，很多國有企業都認為良好的管理方法既不能增加企業在人們心中的好感度，更不能為企業帶來直接的利益收入，在這種錯誤的看法的影響下，企業自然對人事檔案管理的關注度不高。由于缺乏資金，檔案信息管理部門很難及時購入現代化的儀器設備，硬件設施得不到提高，除了硬件條件外，企業也沒有及時地引進或培養關于檔案信息管理方面的專業人才，在我國，很多國有企業的檔案信息管理工作都是其他的部門的人員完成。

三、信息化管理是提高國有企業人事檔案管理水平的必經之路

（一）培養專業的信息化管理人才。在國有企業的人事檔案管理工作中，信息化管理的力量是巨大的，巨大的信息化力量可以提高國有企業人事檔案管理工作的效率，有可以使企業保持與時俱進的活力。如何有效地發揮信息化的力量來促進管理工作的順利開展，引進專業的信息化管理人才是一個重要的途徑。一個優秀的信息化管理人才，不僅是一位善于利用信息技術來開展管理工作，而且是一位善于發揮團隊力量的管理者。除了引進專業的信息化管理人才外，也要增加對在職的工作人員的培訓工作，特別是關于信息化和管理方面知識的培訓，提高他們的整體素質，例如定期開展培訓講座，鼓勵大家多學習多創新。

（二）建立健全人事檔案信息化管理的規章制度。如果缺乏一個完善的規章制度，那么一切工作都會陷入混亂的狀態中，在我國國有企業人事檔案管理工作順利實施之前，首先要建立一個完善的制度，而且這也會為以后工作的開展提供堅實的基礎。而且這個規章制度不是一成不變的，而是要隨著時代的要求和企業自身的發展情況作出相應的改變。

（三）政府投入足夠的管理資金，為信息化管理提供保障。缺乏足夠的管理資金會阻礙信息化管理工作的發展，主要體現在硬件和軟件兩個方面，如果企業投入大量的管理資金，一方面可以及時引進先進的設施設備和管理理念，另一方面，可以順利開展人才的培養計劃，提高工作人員的工作能力，營造良好的工作氛圍。所以說足夠的資金是我國國有企業人事檔案管理信息化工作快速發展的保障。

四、結語

總而言之，加快我國國有企業人事檔案管理信息化的速度需要制度和人才的雙管齊下，在推動管理工作信息化的同時也推動了我國國有企業的發展速度，提高了企業的工作效率，為企業更好更穩定的發展提高了堅實的基礎。

參考文獻：

［1］張玉華，張玉新，張曉琳.我國人事檔案管理改革若干問題的思考［J］.企業改革與管理. 2016（04）

［2］鄧翠萍.醫院人事檔案管理存在的問題與對策［J］.辦公室業務. 2016（03）

［3］郭攀.提高新時期醫院人事檔案管理工作的體會［J］.辦公室業務. 2016（03）

作者：陳筱邡，四川成渝高速公路股份有限公司人力資源部管理人員。

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

文章編號：1671-864X（2016）05-0296-01