固定資產(chǎn)管理賬卡物一致性研究

曹芳

摘要：固定資產(chǎn)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的基礎(chǔ)，它的精細(xì)化管理對(duì)企事業(yè)單位至關(guān)重要，而由于固定資產(chǎn)本身的原因，導(dǎo)致在隨機(jī)時(shí)點(diǎn)賬卡物并不能完全相符。影響賬卡物不一致的主要因素為系統(tǒng)、管理、人為和外部四大因素，企事業(yè)單位應(yīng)采用技術(shù)電子化統(tǒng)一化、管理精細(xì)化流程化、人員培養(yǎng)上通用化制度化并加強(qiáng)監(jiān)督考核來(lái)提升固定資產(chǎn)管理效率。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)；賬卡物；一致性；因素；方案

中圖分類(lèi)號(hào)：F426.61 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）08-00000-02

固定資產(chǎn)是指為生產(chǎn)商品、提供勞務(wù)、對(duì)外出租或經(jīng)營(yíng)管理而持有的，使用壽命超過(guò)一個(gè)會(huì)計(jì)年度的有形資產(chǎn)。固定資產(chǎn)應(yīng)同時(shí)滿(mǎn)足下列條件的才能予以確認(rèn)：（1）與該固定資產(chǎn)有關(guān)的經(jīng)濟(jì)利益有可能流入企業(yè)。（2）該固定資產(chǎn)的成本能夠可靠地計(jì)量.固定資產(chǎn)管理是企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)基礎(chǔ)管理中的重要一環(huán)，也是內(nèi)部控制重點(diǎn)關(guān)注的一部分。在實(shí)務(wù)操作中，由于固定資產(chǎn)種類(lèi)繁多、型號(hào)各異、增加減少方式多、涉及部門(mén)多、流程冗長(zhǎng)復(fù)雜，固定資產(chǎn)賬卡物在隨機(jī)時(shí)點(diǎn)并不能完全相。

一、影響賬卡物不一致因素分析

影響賬卡物一致性主要因素包括系統(tǒng)因素、管理因素、人為因素及外部因素，具體分析如下：

（一）系統(tǒng)因素

1.分散的設(shè)備系統(tǒng)對(duì)應(yīng)一個(gè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)造成設(shè)備卡片與資產(chǎn)卡片不一致

目前的大型企事業(yè)單位都是用SAP來(lái)進(jìn)行固定資產(chǎn)卡片的管理，但由于SAP自身的局限性，部分單位開(kāi)發(fā)使用其他類(lèi)型的系統(tǒng)來(lái)管理設(shè)備（以下簡(jiǎn)稱(chēng)設(shè)備系統(tǒng)），資產(chǎn)和設(shè)備系統(tǒng)各有操作手冊(cè)及建卡規(guī)則，造成相互脫節(jié)的情況。

（1）設(shè)備系統(tǒng)建卡標(biāo)準(zhǔn)建立在運(yùn)行維護(hù)基礎(chǔ)上，與財(cái)務(wù)上的資產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)大相徑庭。造成系統(tǒng)中多對(duì)一或者一對(duì)多的現(xiàn)象。

（2）系統(tǒng)的升級(jí)改造造成產(chǎn)生大量無(wú)法傳遞和難以對(duì)應(yīng)的卡片。

（3）建卡規(guī)則不一致導(dǎo)致雙方均有冗余卡片無(wú)法對(duì)應(yīng)。

（4）設(shè)備系統(tǒng)中卡片未附有增加方式選項(xiàng)，不需輸入工程編號(hào)，導(dǎo)致卡片無(wú)法反向查找。

2.設(shè)備系統(tǒng)與資產(chǎn)系統(tǒng)未實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)

導(dǎo)致資產(chǎn)和設(shè)備信息反饋均有滯后性。例如資產(chǎn)卡片號(hào)變動(dòng)后，設(shè)備系統(tǒng)未及時(shí)更新。

3.系統(tǒng)設(shè)定因素導(dǎo)致資產(chǎn)易相互串行

某些集團(tuán)企業(yè)在SAP系統(tǒng)設(shè)定的資產(chǎn)規(guī)則為一家集團(tuán)公司為一個(gè)公司碼，所有分公司都在同一帳套下做賬，若在固定資產(chǎn)卡片上未設(shè)置嚴(yán)格的屏障，會(huì)造成分公司之間資產(chǎn)價(jià)值誤轉(zhuǎn)入的情況。

（二）管理因素

1.資產(chǎn)全壽命周期管理未向前端延伸導(dǎo)致卡片準(zhǔn)確性不足

目前大部分企業(yè)的固定資產(chǎn)管理僅停留于生產(chǎn)運(yùn)行和固定資產(chǎn)卡片賬面管理上，對(duì)于前期的物料采購(gòu)和工程核算上介入極少，導(dǎo)致物料采購(gòu)和發(fā)票開(kāi)具不能符合固定資產(chǎn)管理要求，甚至存在資本性項(xiàng)目列支成本的情況。按照賬卡物一致的要求，物資在采購(gòu)時(shí)就應(yīng)該按照建卡規(guī)則進(jìn)行規(guī)范化處理，發(fā)票及清單開(kāi)具應(yīng)按固定資產(chǎn)目錄及運(yùn)行維護(hù)要求盡量詳細(xì)化，安裝更換及饋贈(zèng)贈(zèng)品應(yīng)補(bǔ)充更換相應(yīng)發(fā)票以便更新物料信息。沒(méi)有前段的規(guī)范化，轉(zhuǎn)資準(zhǔn)確性易受人為因素干擾而導(dǎo)致卡片建立準(zhǔn)確性不足。

2.對(duì)于投運(yùn)即時(shí)轉(zhuǎn)資無(wú)有效監(jiān)控手段，存在大量未及時(shí)轉(zhuǎn)資資產(chǎn)

一般設(shè)備安裝后需要工程決算、財(cái)務(wù)決算、審計(jì)、審批等多個(gè)環(huán)節(jié)，造成轉(zhuǎn)資手續(xù)繁雜，時(shí)間滯后。轉(zhuǎn)資往往滯后半年到幾年時(shí)間，直接導(dǎo)致有卡無(wú)價(jià)值或者是有物無(wú)卡。未及時(shí)轉(zhuǎn)資帶來(lái)的負(fù)面影響還包括折舊計(jì)提的不準(zhǔn)確，是目前影響折舊計(jì)提準(zhǔn)確性的主要因素。

3.更新改造流程較長(zhǎng)和信息脫節(jié)導(dǎo)致報(bào)廢提前或滯后

由于工程更新改造流程冗長(zhǎng)，大型工程甚至超過(guò)數(shù)年以上才能完工，另外工程、生產(chǎn)和財(cái)務(wù)之間信息相互脫節(jié)，有些單位不按照既定的規(guī)章制度執(zhí)行，處置缺乏應(yīng)有的評(píng)估和審批環(huán)節(jié)，報(bào)廢隨意。

4.技術(shù)更新手段導(dǎo)致新設(shè)備分類(lèi)不明確

隨著技術(shù)進(jìn)步，新的固定資產(chǎn)類(lèi)型不斷出現(xiàn)，但固定資產(chǎn)目錄一般由總部統(tǒng)一制訂，存在一定的滯后性，導(dǎo)致新固定資產(chǎn)類(lèi)型在系統(tǒng)中無(wú)法找到相應(yīng)分類(lèi)，各單位按照自行理解的方式進(jìn)行入賬，導(dǎo)致手段五花八門(mén)不統(tǒng)一。

5.資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)不嚴(yán)謹(jǐn)導(dǎo)致資產(chǎn)入賬差錯(cuò)

按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則要求，企事業(yè)單位在每年至少進(jìn)行一次固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)，同時(shí)依照盤(pán)點(diǎn)結(jié)果來(lái)更新資產(chǎn)數(shù)據(jù)。部分單位不按期盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)的質(zhì)量及后期問(wèn)題分析和解決的方式存在隨意性，直接影響到卡片數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，導(dǎo)致諸如重復(fù)入賬、部分設(shè)備未收資、誤報(bào)廢等問(wèn)題。

6.成本管理方式造成設(shè)備列支成本

成本管理中存在修理費(fèi)、科技費(fèi)工程，部分資產(chǎn)以舊換新或者直接列支成本，新的設(shè)備僅在設(shè)備系統(tǒng)中做標(biāo)注（有的甚至不做）而不實(shí)際轉(zhuǎn)資。導(dǎo)致出現(xiàn)有物無(wú)卡和卡片數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的情況。

7.拼盤(pán)費(fèi)用導(dǎo)致卡物不符或重復(fù)入賬

若單項(xiàng)工程預(yù)留資金不足購(gòu)置指定設(shè)備，可能會(huì)在其他項(xiàng)目中劃取部分資金匯總形成資金池來(lái)購(gòu)置指定設(shè)備，造成重復(fù)建卡和卡物不符。

（三）人為因素

1.資產(chǎn)全壽命周期理念及資產(chǎn)管理要求并非全員貫徹

目前電網(wǎng)企業(yè)實(shí)施的是部門(mén)專(zhuān)職專(zhuān)責(zé)管理維護(hù)設(shè)備資產(chǎn)信息系統(tǒng)，資產(chǎn)管理理念及流程要求僅部分人員熟悉，并非全員貫徹資產(chǎn)全壽命周期管理理念。公司絕大部分的人員對(duì)資產(chǎn)管理不熟悉不熟練，對(duì)資產(chǎn)管理的要求存在理解誤差。因此，在人員更替階段，新入職人員往往出現(xiàn)管理差錯(cuò)，導(dǎo)致帳卡物不對(duì)應(yīng)。

2.手工建卡受人員素質(zhì)影響，無(wú)有效稽核手段

固定資產(chǎn)卡片主要依靠人工創(chuàng)建，建卡質(zhì)量受人員素質(zhì)影響，系統(tǒng)中未設(shè)置有效稽核手段來(lái)控制建卡質(zhì)量。

3.設(shè)備維護(hù)人員與資產(chǎn)卡片維護(hù)人相互脫節(jié)

設(shè)備維護(hù)人員不實(shí)際負(fù)責(zé)資產(chǎn)卡片數(shù)據(jù)的維護(hù)，對(duì)資產(chǎn)數(shù)據(jù)管理不熟悉，而資產(chǎn)卡片數(shù)據(jù)的維護(hù)人對(duì)設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)情況也不熟悉，導(dǎo)致設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中不能實(shí)時(shí)更新，而設(shè)備系統(tǒng)在維護(hù)時(shí)也存在有時(shí)間差。交接環(huán)節(jié)、交接信息的不對(duì)稱(chēng)給后續(xù)工作帶來(lái)隱患。

4.設(shè)備維護(hù)人員未及時(shí)更新設(shè)備變動(dòng)信息

設(shè)備在使用過(guò)程中會(huì)因?yàn)榘惭b地點(diǎn)、管理人員等因素的改變發(fā)生多次變動(dòng)，但由于對(duì)于信息維護(hù)及時(shí)性的不重視導(dǎo)致資產(chǎn)設(shè)備數(shù)據(jù)更新很不及時(shí)。

（四）外部因素

1.公用企業(yè)特殊性導(dǎo)致存在公益性維護(hù)的設(shè)備

水電氣等公用企業(yè)，原從政府部門(mén)剝離，但其公用事業(yè)的特殊性導(dǎo)致公用企業(yè)有對(duì)無(wú)人管理小區(qū)和市政道路承擔(dān)維護(hù)管理的職責(zé)，直接導(dǎo)致企業(yè)存在大量實(shí)際維護(hù)無(wú)產(chǎn)權(quán)的設(shè)備。

2.國(guó)家會(huì)計(jì)制度的固定資產(chǎn)概念過(guò)于模糊

固定資產(chǎn)是指超過(guò)一定金額的能夠使用一定年限的實(shí)物資產(chǎn)，但是對(duì)于超過(guò)多少金額和使用多少年限并未無(wú)實(shí)際規(guī)定，導(dǎo)致同一設(shè)備，若買(mǎi)的便宜便是低值易耗品可以入成本，而買(mǎi)的貴就可以是固定資產(chǎn)，給企業(yè)調(diào)節(jié)利潤(rùn)大開(kāi)方便之門(mén)。

二、提高賬卡物一致性水平的對(duì)策建議

針對(duì)以上情況的分析，建議采取以下方式進(jìn)行解決：

（一）技術(shù)層面

1.升級(jí)設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)，將所有設(shè)備納入統(tǒng)一設(shè)備管理系統(tǒng)管理，與資產(chǎn)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)多數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)。

2.制訂設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)建卡及維護(hù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在設(shè)備系統(tǒng)中設(shè)定設(shè)備來(lái)源分類(lèi)，冗余卡片有說(shuō)明，資產(chǎn)卡片上的設(shè)備編碼與設(shè)備系統(tǒng)中設(shè)備卡片號(hào)保持一致。

3.在分公司間設(shè)置做賬屏障，不允許未經(jīng)批準(zhǔn)相互串入。

4.設(shè)備改造修理信息在設(shè)備資產(chǎn)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)，拆除設(shè)備立刻在資產(chǎn)系統(tǒng)中轉(zhuǎn)入待報(bào)廢狀態(tài)以便監(jiān)控資產(chǎn)報(bào)廢時(shí)間，確保及時(shí)性。部分報(bào)廢設(shè)備在系統(tǒng)中卡片設(shè)置標(biāo)注以便與工程對(duì)應(yīng)報(bào)廢。

5.在設(shè)備資產(chǎn)管理中加入日志管理，要求更新資產(chǎn)信息同時(shí)也要有維護(hù)記錄（維護(hù)記錄里要由更新記錄原因描述）

6.在設(shè)備資產(chǎn)系統(tǒng)中設(shè)置卡片信息準(zhǔn)確性稽核，對(duì)于錯(cuò)誤信息及時(shí)提醒。

7.在設(shè)備實(shí)體外殼上增加設(shè)備編碼牌，并推廣條碼數(shù)據(jù)采集器，設(shè)備維修、更換、盤(pán)點(diǎn)日志使用掃碼錄入方式，減少手工錄入和核對(duì)工作量。

8.利用GIS的空間數(shù)據(jù)管理與表達(dá)功能推行設(shè)備資產(chǎn)管理三維可視化，動(dòng)態(tài)展現(xiàn)資產(chǎn)實(shí)物及價(jià)值情況，并與營(yíng)銷(xiāo)數(shù)據(jù)能夠相互結(jié)合。

（二）管理層面

1.從設(shè)備采購(gòu)開(kāi)始植入資產(chǎn)全壽命管理理念，發(fā)票及清單開(kāi)具嚴(yán)格按照后期固定資產(chǎn)及設(shè)備管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不允許化整為零，與實(shí)際收入設(shè)備型號(hào)、數(shù)量一致。推行自動(dòng)轉(zhuǎn)資，減少轉(zhuǎn)資過(guò)程中的人為因素影響。實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)從“入”到“出”的全過(guò)程管理和監(jiān)督。

2.加強(qiáng)預(yù)算管理，嚴(yán)肅工程預(yù)算的審核，項(xiàng)目開(kāi)工前進(jìn)行準(zhǔn)確的可行性研究，開(kāi)展事前、事中、事后管理，避免出現(xiàn)拼盤(pán)工程和超預(yù)算現(xiàn)象，預(yù)算結(jié)余按照規(guī)定上交或?qū)徟筠D(zhuǎn)入其他工程使用。

3.及時(shí)轉(zhuǎn)資，對(duì)各項(xiàng)工程規(guī)定轉(zhuǎn)資時(shí)間并不得延遲，推行預(yù)轉(zhuǎn)資制度，在系統(tǒng)中對(duì)工程設(shè)置監(jiān)控，確保轉(zhuǎn)資信息準(zhǔn)確及時(shí)，避免虛假完工。工程不得預(yù)留資金，歷史造成的預(yù)留資金及時(shí)沖回。

4.實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)目錄更新實(shí)時(shí)性，可采用工作流方式逐級(jí)審批實(shí)現(xiàn)更新。

5.加強(qiáng)資產(chǎn)清理及處置的嚴(yán)謹(jǐn)性，對(duì)于盤(pán)盈盤(pán)虧資產(chǎn)要求分析歷史成因，多部門(mén)審核，符合條件的才辦理入賬手續(xù)。

6、改變成本管理模式，以舊換新除在系統(tǒng)中更新設(shè)備信息外還必須走技改流程不得納入成本。加強(qiáng)審核，嚴(yán)禁固定資產(chǎn)直接列支成本。

（三）人員層面

1.全員推廣固定資產(chǎn)精細(xì)化管理理念，將固定資產(chǎn)信息化培訓(xùn)納入新員工培訓(xùn)中，確保管設(shè)備懂資產(chǎn)，重實(shí)物也重信息維護(hù)。

2.資產(chǎn)管理使用保管人與設(shè)備主人有效掛鉤，并貫穿到設(shè)備成本管理、報(bào)廢管理等業(yè)務(wù)流程中，做到設(shè)備主人真正管設(shè)備、懂設(shè)備，做全面的“主人”。

3.對(duì)資產(chǎn)變動(dòng)信息維護(hù)設(shè)置時(shí)點(diǎn)，要求在變動(dòng)后規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成信息的錄入。

（四）外部層面

1.對(duì)于無(wú)產(chǎn)權(quán)設(shè)備，在設(shè)備系統(tǒng)中單獨(dú)設(shè)置標(biāo)識(shí)列出，并依靠公司、政府力量逐步解決產(chǎn)權(quán)移交問(wèn)題，新建設(shè)備盡力爭(zhēng)取在工程合同簽訂階段即明確是否移交。對(duì)于用戶(hù)明確不愿意移交的收取一定比例的維護(hù)費(fèi)用，否則不予維護(hù)。

2.對(duì)于因性質(zhì)和金額模棱兩可的設(shè)備明確入賬條件。

三、結(jié)語(yǔ)

中國(guó)正處于經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型期，技術(shù)化、精細(xì)化在企業(yè)管理中更加重要，企事業(yè)單位要緊跟技術(shù)革新的步伐，將固定資產(chǎn)管理作為企業(yè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)管理，在技術(shù)上實(shí)現(xiàn)電子化統(tǒng)一化、在管理上實(shí)現(xiàn)精細(xì)化流程化、在人員培養(yǎng)上制度化通用化，在對(duì)外方面標(biāo)準(zhǔn)化，并在過(guò)程中加強(qiáng)監(jiān)督和考核來(lái)提高單位資產(chǎn)管理工作績(jī)效，提供真正能為領(lǐng)導(dǎo)決策所用的真實(shí)準(zhǔn)確的資產(chǎn)信息。

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