規范檔案管理對學校發展建設的重要性研究

文/德宏職業學院 楊東燕

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規范檔案管理對學校發展建設的重要性研究

文/德宏職業學院 楊東燕

【摘要】對于學校檔案的管理工作來說，學校檔案不僅是陳放在學校檔案室中的基礎資料，也是對學校發展的真實記錄。學校檔案真實地記錄了學校的成長，它能直觀地描繪出學校基礎建設和學科建設的過程。它為學校的持續發展提供了重要的文獻和資料，一定程度上影響著學校的未來建設。本文針對當今學校檔案管理的現狀進行了簡要的分析，并著重闡釋了規范檔案管理對學校發展的重要意義，列舉了規范檔案管理的有效策略，旨在使學校的相關檔案管理人員優化意識，更加科學化地開展學校檔案管理。

【關鍵詞】檔案管理；學校發展；重要性

在學校的成長過程中，學校檔案是一種用文字、圖片以及影像記錄真實情況的媒介，能直觀地展示出學校建設中相關的教學教研活動，能對學校領導的重要決策以及整體發展趨勢進行有效的評估。對于學校的基礎建設來說，學校檔案不僅關系到整個學校的良性發展，也關系到職工和學生的基本權益。

一、學校檔案管理工作的現狀分析

（一）學校檔案管理人員管理意識模糊。在完整的學校管理結構中，不僅包括基礎的行政款項管理、基礎教師和學生管理，也包括對于基礎檔案資料的管理，但是多數學校往往忽略這一點，并沒有充分意識到學校檔案對于學校發展的重要意義。多數學校更多地關注基礎的教學工作，卻忽略了本質的行政要求和具體工作，認為檔案工作的好壞與否并不影響學校的整體發展，這就造成了學校檔案管理工作不規范、學校檔案管理制度不健全、監督機制不標準等現象，甚至有的規模較小的學校干脆就沒有設立相應的綜合管理檔案室，形成了學校內整體檔案資源匱乏的管理弊病。

（二）學校檔案資料不完整。從學校的檔案管理角度來說，沒有樹立良好的歸檔意識，也就造成了整體學校檔案殘缺不全的現象，在基礎的學校日常工作中，相關檔案管理人員沒有給予檔案管理高度的重視，日常資料不能及時地留存，只有在面臨檢查期間，會進行相關的收集工作，檔案管理整體流于形式。有的學校部分檔案會留存在相應的部門人員手中，沒有建立統一的管理，檔案出現歸檔錯誤、散失結構、檔案丟失等情況，這對于檔案的共享以及繼續發展沒有任何益處。

（三）學校檔案不夠開放，檔案利用率不高。對于學校檔案的建設和發展來說，不是一個閉門造車的過程，需要相關管理人員及時共享，并積極利用。但是部分學校的檔案管理人員由于自身管理意識的淡漠，疏于檔案管理，學校檔案的整體利用率明顯降低，雖然會完成一些簡單的裝訂整理工作，卻沒有專業的搜集和整理。另外，有部分學校的檔案管理人員缺乏專業的管理知識和經驗，沒有形成系統化的檔案管理，這就造成整體檔案管理形式和結構封閉，沒有形成高效的檔案利用效率，整體檔案管理工作失去了應有的實用價值。

二、規范檔案管理對學校工作開展的重要性分析

（一）規范檔案管理為學校樹立積極向上的形象。隨著教育體制改革進程的推進，學校面臨著一定的市場競爭壓力，導致學校不僅要集中力量優化相應的師資力量和硬件管理，也要提高學校的軟文化實力，要集中針對學校的整體管理工作進行深層次的挖掘。學校檔案建立的過程，是對學校的情況以及教育結構直觀的回顧，是學校建立良好形象以及完整價值體系的過程，學校只有清晰地意識到這一點，才能在檔案管理過程中健全更加完整有效的管理機制。

（二）規范檔案管理利于學校管理工作開展。在具體的檔案記錄中，除了對學校整體行政工作的數據和信息反映，還會留存整個學校年度教學資料，關系到整個學校內部的情況，學校在發展過程中，只有對檔案管理建立標準化的結構模式，才能有效利用學校檔案內記錄的相應資料，形成統一健全的管理體系。另外，由于檔案管理過程中，包含學校發展的基礎材料，這就對領導建立健全相關指導方針有一定的推動作用，能直觀地體現出學校的各項問題和優勢，學校的相關領導可以針對相應問題提出學校的整體發展規劃。并且，若是在學校的實際管理過程中出現瓶頸問題，學校的相關領導可以通過學校的基礎檔案進行根源的追溯，并充分結合一些過往的經驗，制定相應的解決措施。

（三）規范檔案管理利于學校資質評估。如今是競爭的時代，教育部門會對各個學校建立有效的評估機制，以促進學校自身的發展，在評估項目運行過程中，無論是基礎的組織建構，還是基本的評估指標，都會以實際材料為評估基礎，從而對學校的整體管理結構和成果進行匯總。學校檔案管理質量的高低，在進行材料推送的過程中就能清晰地反映出來。檔案的內容和基礎結構是各項學校資質評估的根本，只有保證整體檔案內容的完整和及時，才能對整個評估結構產生積極的推動作用，若是基礎資料混亂，可想而知，相應的評估結果也不容樂觀。

三、規范學校檔案管理的有效策略

（一）培養學校檔案管理人員正確的管理觀念。在學校的檔案管理過程中，學校要優化升級檔案管理系統的科學化，就要培養相關管理人員的管理意識。首先，學校可以利用第三方監督人員對基礎管理工作進行初步測評，在評估中選取工作能力優秀且整體責任意識強的管理人員。其次，學校要定期組織相應的管理培訓，提升整體管理人員的管理意識，優化先進的管理理念，并針對相應的培訓進行集中的考核，以實現提高管理人員基礎素質的目的。最后，要建立管理小組，強化整體管理工作的團隊意識，更加積極發揮相應管理人員的管理優勢。

（二）利用信息化技術歸納、整理學校檔案材料。隨著數字化技術的不斷推進，學校要從根本上提高整體檔案管理與信息化發展的融合，建立更加實用的信息化檔案管理機制。在建立相關信息化檔案管理體系時，學校可以建立獨立的數字化管理，形成檔案數據庫，實現電子化的檔案資料共享。相關管理人員要集中提升計算機知識和管理能力，集中做好相應的歸檔操作，及時對基礎信息進行保管和利用，并實現資源整合的橫向聯合，強化檔案信息資源的豐富和擴充。

（三）開放學校檔案，提高檔案利用率。對于學校的發展來說，檔案管理并不是一味地資料收集，而是要充分利用，學校的檔案管理人員要積極擴充資源共享的途徑，有效利用好相應的學校檔案。在實際操作中，相關管理人員要針對資源利用中的相應問題，集中解決。

四、結束語

總而言之，檔案管理對于學校的建設來說具有重要的意義，相關學校的檔案管理工作人員要提升自身的管理意識，不僅要積極梳理學校整體文化發展進程，也要更加規范化地記錄學校各項工作的發展進程，全面系統地進行整體檔案內容的規劃和布局，健全整體檔案管理系統，升級學校的檔案管理工作，為學校的進一步發展提供強有力的管理支持。

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