規(guī)范檔案管理對學校發(fā)展建設的重要性研究

文/德宏職業(yè)學院 楊東燕

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規(guī)范檔案管理對學校發(fā)展建設的重要性研究

文/德宏職業(yè)學院 楊東燕

【摘要】對于學校檔案的管理工作來說，學校檔案不僅是陳放在學校檔案室中的基礎資料，也是對學校發(fā)展的真實記錄。學校檔案真實地記錄了學校的成長，它能直觀地描繪出學校基礎建設和學科建設的過程。它為學校的持續(xù)發(fā)展提供了重要的文獻和資料，一定程度上影響著學校的未來建設。本文針對當今學校檔案管理的現(xiàn)狀進行了簡要的分析，并著重闡釋了規(guī)范檔案管理對學校發(fā)展的重要意義，列舉了規(guī)范檔案管理的有效策略，旨在使學校的相關(guān)檔案管理人員優(yōu)化意識，更加科學化地開展學校檔案管理。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；學校發(fā)展；重要性

在學校的成長過程中，學校檔案是一種用文字、圖片以及影像記錄真實情況的媒介，能直觀地展示出學校建設中相關(guān)的教學教研活動，能對學校領(lǐng)導的重要決策以及整體發(fā)展趨勢進行有效的評估。對于學校的基礎建設來說，學校檔案不僅關(guān)系到整個學校的良性發(fā)展，也關(guān)系到職工和學生的基本權(quán)益。

一、學校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）學校檔案管理人員管理意識模糊。在完整的學校管理結(jié)構(gòu)中，不僅包括基礎的行政款項管理、基礎教師和學生管理，也包括對于基礎檔案資料的管理，但是多數(shù)學校往往忽略這一點，并沒有充分意識到學校檔案對于學校發(fā)展的重要意義。多數(shù)學校更多地關(guān)注基礎的教學工作，卻忽略了本質(zhì)的行政要求和具體工作，認為檔案工作的好壞與否并不影響學校的整體發(fā)展，這就造成了學校檔案管理工作不規(guī)范、學校檔案管理制度不健全、監(jiān)督機制不標準等現(xiàn)象，甚至有的規(guī)模較小的學校干脆就沒有設立相應的綜合管理檔案室，形成了學校內(nèi)整體檔案資源匱乏的管理弊病。

（二）學校檔案資料不完整。從學校的檔案管理角度來說，沒有樹立良好的歸檔意識，也就造成了整體學校檔案殘缺不全的現(xiàn)象，在基礎的學校日常工作中，相關(guān)檔案管理人員沒有給予檔案管理高度的重視，日常資料不能及時地留存，只有在面臨檢查期間，會進行相關(guān)的收集工作，檔案管理整體流于形式。有的學校部分檔案會留存在相應的部門人員手中，沒有建立統(tǒng)一的管理，檔案出現(xiàn)歸檔錯誤、散失結(jié)構(gòu)、檔案丟失等情況，這對于檔案的共享以及繼續(xù)發(fā)展沒有任何益處。

（三）學校檔案不夠開放，檔案利用率不高。對于學校檔案的建設和發(fā)展來說，不是一個閉門造車的過程，需要相關(guān)管理人員及時共享，并積極利用。但是部分學校的檔案管理人員由于自身管理意識的淡漠，疏于檔案管理，學校檔案的整體利用率明顯降低，雖然會完成一些簡單的裝訂整理工作，卻沒有專業(yè)的搜集和整理。另外，有部分學校的檔案管理人員缺乏專業(yè)的管理知識和經(jīng)驗，沒有形成系統(tǒng)化的檔案管理，這就造成整體檔案管理形式和結(jié)構(gòu)封閉，沒有形成高效的檔案利用效率，整體檔案管理工作失去了應有的實用價值。

二、規(guī)范檔案管理對學校工作開展的重要性分析

（一）規(guī)范檔案管理為學校樹立積極向上的形象。隨著教育體制改革進程的推進，學校面臨著一定的市場競爭壓力，導致學校不僅要集中力量優(yōu)化相應的師資力量和硬件管理，也要提高學校的軟文化實力，要集中針對學校的整體管理工作進行深層次的挖掘。學校檔案建立的過程，是對學校的情況以及教育結(jié)構(gòu)直觀的回顧，是學校建立良好形象以及完整價值體系的過程，學校只有清晰地意識到這一點，才能在檔案管理過程中健全更加完整有效的管理機制。

（二）規(guī)范檔案管理利于學校管理工作開展。在具體的檔案記錄中，除了對學校整體行政工作的數(shù)據(jù)和信息反映，還會留存整個學校年度教學資料，關(guān)系到整個學校內(nèi)部的情況，學校在發(fā)展過程中，只有對檔案管理建立標準化的結(jié)構(gòu)模式，才能有效利用學校檔案內(nèi)記錄的相應資料，形成統(tǒng)一健全的管理體系。另外，由于檔案管理過程中，包含學校發(fā)展的基礎材料，這就對領(lǐng)導建立健全相關(guān)指導方針有一定的推動作用，能直觀地體現(xiàn)出學校的各項問題和優(yōu)勢，學校的相關(guān)領(lǐng)導可以針對相應問題提出學校的整體發(fā)展規(guī)劃。并且，若是在學校的實際管理過程中出現(xiàn)瓶頸問題，學校的相關(guān)領(lǐng)導可以通過學校的基礎檔案進行根源的追溯，并充分結(jié)合一些過往的經(jīng)驗，制定相應的解決措施。

（三）規(guī)范檔案管理利于學校資質(zhì)評估。如今是競爭的時代，教育部門會對各個學校建立有效的評估機制，以促進學校自身的發(fā)展，在評估項目運行過程中，無論是基礎的組織建構(gòu)，還是基本的評估指標，都會以實際材料為評估基礎，從而對學校的整體管理結(jié)構(gòu)和成果進行匯總。學校檔案管理質(zhì)量的高低，在進行材料推送的過程中就能清晰地反映出來。檔案的內(nèi)容和基礎結(jié)構(gòu)是各項學校資質(zhì)評估的根本，只有保證整體檔案內(nèi)容的完整和及時，才能對整個評估結(jié)構(gòu)產(chǎn)生積極的推動作用，若是基礎資料混亂，可想而知，相應的評估結(jié)果也不容樂觀。

三、規(guī)范學校檔案管理的有效策略

（一）培養(yǎng)學校檔案管理人員正確的管理觀念。在學校的檔案管理過程中，學校要優(yōu)化升級檔案管理系統(tǒng)的科學化，就要培養(yǎng)相關(guān)管理人員的管理意識。首先，學校可以利用第三方監(jiān)督人員對基礎管理工作進行初步測評，在評估中選取工作能力優(yōu)秀且整體責任意識強的管理人員。其次，學校要定期組織相應的管理培訓，提升整體管理人員的管理意識，優(yōu)化先進的管理理念，并針對相應的培訓進行集中的考核，以實現(xiàn)提高管理人員基礎素質(zhì)的目的。最后，要建立管理小組，強化整體管理工作的團隊意識，更加積極發(fā)揮相應管理人員的管理優(yōu)勢。

（二）利用信息化技術(shù)歸納、整理學校檔案材料。隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷推進，學校要從根本上提高整體檔案管理與信息化發(fā)展的融合，建立更加實用的信息化檔案管理機制。在建立相關(guān)信息化檔案管理體系時，學校可以建立獨立的數(shù)字化管理，形成檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子化的檔案資料共享。相關(guān)管理人員要集中提升計算機知識和管理能力，集中做好相應的歸檔操作，及時對基礎信息進行保管和利用，并實現(xiàn)資源整合的橫向聯(lián)合，強化檔案信息資源的豐富和擴充。

（三）開放學校檔案，提高檔案利用率。對于學校的發(fā)展來說，檔案管理并不是一味地資料收集，而是要充分利用，學校的檔案管理人員要積極擴充資源共享的途徑，有效利用好相應的學校檔案。在實際操作中，相關(guān)管理人員要針對資源利用中的相應問題，集中解決。

四、結(jié)束語

總而言之，檔案管理對于學校的建設來說具有重要的意義，相關(guān)學校的檔案管理工作人員要提升自身的管理意識，不僅要積極梳理學校整體文化發(fā)展進程，也要更加規(guī)范化地記錄學校各項工作的發(fā)展進程，全面系統(tǒng)地進行整體檔案內(nèi)容的規(guī)劃和布局，健全整體檔案管理系統(tǒng)，升級學校的檔案管理工作，為學校的進一步發(fā)展提供強有力的管理支持。

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