會計原始憑證不合規的問題及對策

鄭世洲

摘要：會計原始憑證是會計憑證的重要組成部分，構成經濟管理的事實基礎，也是明確經濟責任的書面證明。不合規原始憑證的存在，可能隱藏著嚴重違規違紀、違法犯罪等深層次問題。本文對會計工作中原始憑證的常見不合規問題進行了舉例和原因分析，就如何加強對原始憑證的管理從強化意識、健全制度、落實責任、加強監督等方面提出了建議。

關鍵詞：財務管理；原始憑證；質量控制

會計原始憑證是記錄經濟業務發生和完成情況的書面證明，是會計憑證的重要組成部分，構成經濟管理的事實基礎，也是明確經濟責任的書面證明。我們在審計中發現，很多被審計單位的會計原始憑證不同程度的存在諸多問題。為嚴肅財經紀律，高質量地反映會計信息，避免違規違紀、違法犯罪和腐敗問題的發生，這些問題，亟待規范。

一、不合規原始憑證的主要表現

（一）原始憑證內容存在虛假。有的被審計單位為了套取現金或掩蓋違規支出，向出票單位索取空白發票，虛構事實，自行或授意對方填寫，虛列支出或將一些不合理開支變換成修車費用、燃油費用、電腦耗材費用、會議費、招待費等發票報銷，甚至發票類別出現明顯錯誤，如使用銷售發票支付修理費、廣告費等，有的報銷發票是別個單位或私人的消費，有的是拼湊發票（如某單位一次接待餐費所附定額發票中有多張蓋有不同餐飲單位的公章）。

（二）原始憑證填寫上存在缺項、摘要不詳等問題。有的單位取得的發票不填寫“臺頭”，或填寫名稱與本單位名稱不相符；日期填寫不全；品名只粗略地填寫“辦公用品”、“酒”、“慰問品”、“會議紀念品”或“材料”等，而不填寫具體品名且無供貨明細單；未填寫數量、單價；只有“小寫金額”或大小寫金額不符；開票單位未蓋章；稅務代開發票無收款單位（收款人）簽章等等。如此不規范地填寫，為單位管理留下了隱患，很容易讓人鉆空子，給國家資產造成損失。

（三）支付給個人的款項簽領手續不規范。有的單位在支付給個人的款項時領款人未簽字，代領人未簽自己的姓名，一人領取多人款項，以“說明”支付現金，以文件代替簽字花名冊支付表彰獎勵等。

（四）原始憑證票面不整潔、有污損。有的單位取得的發票票面字跡有涂改、模糊等問題，有的復寫不清或沒有復寫，加蓋的“財務（發票）專用章”模糊不清、印跡殘缺。

（五）以白條、收據代替正規票據。有的單位購買商品或支付勞務費時，未取得對方開具的稅務發票，而是用領條、銷貨單、收據等代替；支付給單位（或單位收取）的款項以白條、付款簽字花名冊代替往來票據。

（六）發票附件不齊。有的單位購買批量商品（如勞保用品、材料等）無驗收證明、發放名冊、領用登記表等；支付工程款未附協議、合同、預決算資料等；支付會議費無會議通知和會議報到冊；支付外出學習培訓費，無上級或相關部門通知依據和人員名單等。發票附件不齊致使其經濟業務的真實性難以認定。

（七）報銷審批手續不全。有的單位存在部分入賬票據經辦人未簽字、未經負責人審批的情況，絕大部分單位未注明經財會人員審核字樣。

以上情況是不合規原始憑證的常見表現，但在這些問題的背后，并非單純的憑證不合規問題，其中可能隱藏著大量的嚴重違規違紀、違法犯罪的問題。

二、原因分析

上述問題的存在，有些是客觀原因造成的，有些卻是有關單位或個人出于私心而形成的，一方面助長了個別單位或個人徇私舞弊、偷逃國家稅款的風氣，另一方面導致單位會計信息不真實、不完整。而這些不合規的票據之所以能順利通過單位負責人的審批并入賬，并且習以為常。究其原因主要有以下幾方面：

一是財務管理松懈，內控制度不健全，或不落實。在單位財務制度上，未制定規范的審批制度，或有制定，亦形同虛設，沒有嚴格執行。

二是財會人員履行職責原則性不強。一些財務人員未能認真履行《會計法》賦予的職責，沒有按財經法規的規定嚴格審核，或為了回避矛盾，干脆以領導審批代替審核，只要是領導批了字均可以入賬。

三是單位負責人、經辦人員遵守會計法律、法規的意識薄弱。特別是個別領導干部依法理財觀念比較淡薄、經濟責任意識不強，缺乏基本財經常識，對原始票據把關不嚴，產生漏洞；有的甚至為了小團體或個人利益，主觀上出現徇私舞弊、違法亂紀的行為。

三、審計建議

原始憑證存在的問題，各單位（鄉鎮）如果不引起重視，很容易造成不法分子乘機謀取私利，損害國家利益。《中華人民共和國會計法》第九條和第十四條、《中華人民共和國發票管理辦法》第十九條至第二十四條、財政部《會計基礎工作規范》（財會字〔1996〕19號）第四十八條等都對原始憑證的取得和使用作出了明確規定，并對違反上述規定的行為作出了通告、沒收違法所得、罰款或追究其行政或刑事責任等相應的處理處罰規定。

對此，審計提出以下建議：

（一）強化單位負責人、財會人員及相關人員的會計法律法規意識。《會計法》對原始憑證的審核有明確的規定：一是會計機構、會計人員必須審核原始憑證，這是法定職責；二是審核原始憑證應當按照國家統一的會計制度的規定進行；三是對不真實、不合法的原始憑證，有權不予受理，并向單位負責人報告，請求查明原因，追究有關當事人的責任，對記載不準確、不完整的原始憑證予以退回，并要求經辦人員按規定進行更正、補充。從而明確了會計機構、會計人員的職責和要求，也明確了單位負責人、填制或取得原始憑證的經辦人員的職責和要求。上述相關人員應當依法履行職責，保證原始憑證真實、合法、準確、完整。

（二）應建立健全單位內部控制制度。單位應根據《會計法》等法規的要求，制定相關的原始憑證審批制度或流程并嚴格執行，規范本單位財務報銷審批手續，盡量避免以單位負責人審批代替財會部門審核。

（三）單位財務人員應嚴格按《會計法》認真履行職責。對違反財經紀律和制度、內容填寫不全、計算有誤、手續不完備、書寫不清楚的原始憑證，財務人員應拒絕付款、報銷或執行。對于弄虛作假、徇私舞蔽，偽造涂改憑證等違法亂紀行為，要拒絕執行并及時向有關單位報告。

（四）財政、稅務、審計等有關職能部門應加強監督檢查，依法查處違反財經紀律的行為，使單位入賬的會計原始憑證，能夠真實、高質量地反映會計信息。

（作者單位：四川省德陽市旌陽區審計局）