高校網上預約無等候報銷體系內在原理及運行機制研究

邱均成+何濤

[摘 要]高校網上預約無等候報銷體系是對傳統會計核算模式的改革和創新，它有效解決了教職工排隊“報銷難”問題，提高了財務工作效率和水平。本文運用歸納、比較等分析方法，總結了高校財務預約報銷的類型，闡述了網上預約無等候報銷體系的內涵，從電子商務、工業化流水線、系統論三個方面剖析了其內在原理，并對其“互聯網+”、精細分工、標準化、流程再造與銀校直聯等運行機制進行了研究。

[關鍵詞]高校；網上預約；無等候；報銷體系；財務信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.024

[中圖分類號]F232；G475 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）02-00-03

隨著我國高等教育的飛速發展，高校籌措資金渠道不斷拓寬，教育事業投入不斷加大，高校會計核算工作量及核算難度不斷增加，財務管理工作面臨巨大挑戰。近年來，財務部門排隊“報賬難”問題已成為廣大師生反映最為強烈的問題。在當今信息時代，如何運用先進的信息技術，推進會計核算改革和創新，徹底解決師生員工日益增長的報銷業務需求和財務部門有限的人力資源之間的矛盾，提高會計工作效率，提升財務管理質量和水平，是高校財務部門亟待解決的重大問題。為此，許多高校開始著手研究和探索預約報銷會計核算模式。

1 高校財務預約報銷的主要類型

為了解決高校傳統會計報銷模式擁擠、混亂、無序的狀態，高校財務管理者研究和設計了多種預約報銷模式，最為典型的有以下三種。

1.1 現場預約排號報銷

現場預約排號報銷又分為人工排號預約和電腦排號預約兩種模式。目前，采用這種預約模式的高校已非常鮮見人工排號模式，基本全部采用了電腦排號。電腦排號即財務部門安裝排隊系統，報銷人到財務部門報銷現場，在電腦上按所要辦理的業務類型取號，在休息區等候排隊系統語音叫號后到指定窗口辦理業務。與電腦排號相配套的一般還有電子排號顯示屏等設備，以提示在休息區等待的報銷人員按時到指定窗口報銷。

這種現場預約排號模式在醫院、銀行等場所較為流行。用在高校報銷大廳中，它所解決的主要是排隊擁擠、無序和隊列不均等問題。它是站在財務人員立場上的一種預約報銷模式，財務人員可以隨時掌控接待的時間和接待的報銷量。對于報銷人來說，采用這一預約報銷模式與傳統現場排隊報銷模式所花費的時間基本相同，報銷人都需要在現場經歷排在前面的所有人及其自身業務處理的全過程。

1.2 網上預約排號報銷

在這種報銷組織模式下，報銷人可以在網上預約報銷時間、報銷窗口，并在約定的時間前往報銷地點報銷。這種會計核算模式，報銷人減少了取號后排隊時間，可以在約定時間到達現場。但由于約定時間是預估的業務處理時間，往往與實際窗口會計業務處理速度不符。這樣，報銷人有可能還需要等候約定時刻排在前面的報銷人及自身業務處理的全過程。另外，在這種模式下，由于每個時間段和窗口業務處理容量有限，所以必須限定預約號數量。在報銷人員網上預約后未到指定窗口報銷的情況下，會造成報銷資源浪費的現象，即占用號源的報銷人不按時提交報銷單據，其他報銷人又無號可約的情況。這種矛盾在年末報銷業務需求比較集中的情況下尤為明顯。

1.3 網上預約無等候報銷

在這種模式下，報銷人在網上填報預約單，將預約單交給財務部門指定窗口（或地點）后即可離開。這種模式按是否預審又分為預審式無等候報銷及投遞式無等候報銷兩種模式。前者是指接單窗口要對交單進行簡單的預審，后者是指報銷人直接將預約單及報銷發票投遞到指定地點（指定信箱、自動投遞機等處）。本文所述的預約無等候報銷主要指前一種模式，在當前電子發票、網上審批未全面施行的情況下，對網上填報的票據進行預審，是更為先進、科學且適應高校財務工作實際的報銷模式。在網上預約無等候報銷模式下，報銷人到財務部門辦理報銷業務的整個過程縮減為到接單窗口提交報銷票據一個步驟。顯然，與其他兩種預約報銷模式相比，它是最為方便快捷的報銷模式。

2 高校網上預約無等候報銷體系的涵義

高校網上預約無等候報銷體系，是一種新型的會計報銷管理體系。具體來說，它是指高校師生員工登錄網上預約無等候報銷系統，填寫報銷單，將已簽字審批的發票等原始單據遞交財務部門預約報銷接單窗口，經預審后即可離開，具體的業務處理由財務人員在后臺進行的一種報銷管理體系。在這一體系下，報銷人在網上填報的財務信息經過網上預約無等候報銷系統規則校驗、接單窗口預審、會計人員再審無誤后，自動生成會計憑證；報銷資金由銀校直聯無現金系統自動轉賬支付；報銷完成情況由信息發布管理平臺自動發送手機短信（或郵件）通知；報銷人可以通過物流式管理系統實時查詢到報銷處理的全部業務流程；同時，報銷人還可通過網上查詢系統實時查詢業務發生明細信息。

高校網上預約無等候報銷是互聯網技術與高校會計業務的高度融合，它集結和綜合了多項系統功能，實現了“網上預約+無等候+賬務自動處理+無現金+票據物流+實時查詢+短信通知”全程信息化管理，它是迄今為止我國高校最為先進的財務報銷管理模式。

3 高校網上預約無等候報銷體系優勢分析

與傳統會計核算模式相比，高校網上預約無等候報銷體系巧妙解決了長期以來困擾著高校財務人員及教職工的“報賬難”問題，同時大大提高了財務人員的工作效率，具有極大的優越性。

3.1 極大解決由于報銷排隊造成的“報銷難”問題

在網上預約無等候報銷體系下，師生員工可以在任何時間、任何地點通過互聯網填寫報銷單，將簽字審批后的報銷資料交財務部門初審后即可離開，無需費時等候。與傳統現場排隊報銷相比，它既省去了報銷人在業務處理前的排隊等待時間，又省去了報銷人在業務受理后的等候時間。網上預約無等候報銷體系的實施，使教職工可以將更多的精力用于教學和科研，學生將更多的精力用于學習，而不是浪費在會計報銷上，它為高校師生所帶來的效益是不言而喻的。

3.2 報銷人報賬資金更安全可靠

高校預約無等候報銷體系取消了原有的現金結算，報銷款項支付通過銀校直聯系統來實現。先進的銀校直聯支付系統能夠在最短的時間內完成轉賬操作，實現無現金支付，既免除了報銷人攜帶現金的風險，又解決了手工開具現金支票到賬時間的滯延。

3.3 報銷流程清晰明了，便于報銷人操作

在網上預約無等候系統中，按照報銷業務類型進行了分類，報銷人能夠報哪些費用，需要填報哪些資料，清晰簡捷。報銷人只需按照網上系統提示填寫信息，并將報銷預約單及原始憑證遞交接單窗口，無需了解報銷業務處理的具體流程和細節，報銷流程更為簡化，更易于操作。

3.4 報銷過程便于報銷人跟蹤查詢

無等候報銷過程中，無需報銷人現場監控業務處理情況。先進的報銷物流式管理系統能夠實時、自動記錄報銷業務處理的每一個流程，報銷人可以通過該系統隨時、隨地查詢到報銷處理進展情況，便于報銷人對業務處理的全過程進行跟蹤。同時，先進的信息發布管理平臺，能夠將報銷完成及款項支付信息推送到報銷人手機，使報銷人能夠實時掌控報銷完成情況。

3.5 各項經費便于報銷人自主監管

預約無等候報銷人可以通過該體系網上查詢平臺實時查詢到每一筆報銷經費，實時知曉每一個費用項目控制額度。方便了報銷人自主監管經費使用情況，合理規劃開支。

3.6 財務人員業務處理更高效準確

傳統核算模式下，財務人員需要手工錄入會計憑證。在網上預約無等候報銷模式下，由于教職工在填制預約單時，已經填報了業務摘要、支出項目、費用項、金額、轉賬戶名與賬號等基本信息，會計憑證和支付結算憑證均可根據填報內容自動生成，因此，報銷效率獲得很大提高。而且由于是報銷人自主填報信息，不僅減少了會計、出納的工作量，所填報的信息也更為準確。

3.7 報銷內控機制更為安全可靠

第一，網上預約無等候報銷采用銀校直聯無現金支付，減少了財務人員現金存管支付風險。第二，網上預約報賬系統存在項目負責人、管理員、經辦人、查詢人四種角色授權和分工，能夠有效避免冒領冒用經費的現象。第三，對于超預算的項目或費用項，預約系統將無法填報生成該項目或該費用項預約單，有效控制了預算超支。

3.8 減少了財務人員溝通成本和溝通矛盾

由于報銷人在網上預約報銷系統中已經進行了項目和費用項使用權限、項目余額等多重校驗，一些簡單低級的錯誤已被消滅在預約填報環節。而且報銷人和財務人員對于項目經費使用情況所掌握的信息一致，財務人員無需再因項目超支或費用超預算等事項與報銷人溝通，降低了溝通成本，減少了溝通矛盾。

3.9 便于均衡會計核算工作量

在傳統會計核算模式下，每個報銷窗口都可以接單并處理業務。每天完成報銷工作量多少完全依靠會計人員自覺自愿、自主決定。這樣，業務素質較高、踏實肯干的會計人員可能會面臨更大的工作量。長此以往，將不利于調動會計人員工作積極性。而在網上預約無等候報銷體系下，由于所有業務由接單窗口統一分配，每個會計核算的工作量相對均衡，不會出現“多勞吃虧”的現象，減少了因工作量不均衡造成的內部矛盾。

3.10 便于財務人員自主安排工作

在傳統會計核算模式下，由于報銷人員排隊守候在現場，財務人員無法自主選擇處理某項業務，而只能按照隊列順序處理。這樣有可能因為較為復雜的報銷業務排隊在前，而耽擱了排隊在后較為簡單的業務處理。而在網上預約無等候報銷體系下，由于全面采用后臺制單，會計、出納人員不必面對現場排隊的壓力，可以根據具體情況自主安排業務處理的先后順序和時間。隨著“互聯網+”技術的不斷發展完善，會計業務處理將突破時間和空間的限制，一些高校財務的研究者甚至提出了會計人員可在家工作的新理念。

4 網上預約無等候報銷體系的內在原理解析

網上預約無等候報銷體系能夠有效解決報銷排隊問題，提高財務工作效率，是因為其內在蘊含著三大原理。

4.1 電子商務原理

在傳統的會計核算模式下，報銷人辦理報銷業務和財務人員處理業務必須在同一時間、同一地點。在網上預約無等候報銷體系下，整個報銷過程被分成了兩個組成部分。

（1）報銷人提出報銷需求，即報銷人在網上填報預約單，錄入報銷業務基本信息、指定報銷項目、報銷金額、報銷的費用項、報銷資金支付的賬號及戶名等信息。

（2）財務部門滿足報銷人業務需求，即報銷業務處理。具體來說，包括根據報銷人提出的需求審核業務的合法、合規性，進行賬務處理，按報銷人要求支付報銷資金，反饋報銷人業務處理進程、資金給付及賬務明細信息，等等。

而且，這兩個組成部分可以不在一個時點上進行，即報銷人提出報銷需求和財務部門處理需求的過程不必在同一個時點。正是這一點，增加了財務人員和報銷人供求雙方的自由度，使報銷人不必排隊“等候”在現場，財務人員也不必機械地按照排隊順序來處理業務。

仔細研究這一報銷管理體系，它的原理類似于電子商務的消費者到企業（Consumer to Business，C2B）模式。可以將高校教職工在網上填報預約單類比為下訂單的過程，將財務人員后臺處理報銷單類比為生產并滿足訂單需求的過程。借助于互聯網，教職工（Consumer）可以在自己方便的時點填報報銷單（下訂單），財務部門（Business）可以根據教職工的報賬需求自主安排工作任務，在適當的時點處理報銷業務并支付資金（按訂單生產并發貨）。C2B是互聯網經濟時代新興商業模式，其核心是以消費者為中心，由消費者當家作主。高校網上預約無等候報銷體系也正是以互聯網技術為載體，以教職工的業務需求為核心，所以從其誕生之日起就得到了高校師生員工的廣泛歡迎。

4.2 工業流水線原理

在傳統手工作坊式會計核算體系下，業務分工不明確，存在一個人處理多項會計業務流程的情況。而網上預約無等候報銷體系，將整個賬務報銷業務分成了多個業務處理步驟，并將每個步驟流程化、信息化，如同大機器工業生產的流水線，每個會計人員只需要處理整個流水線上的一個流程。正是由于各流程分工均衡，并相互協作，有利于標準化，充分提高工作效率。

4.3 系統論原理

在網上預約無等候報銷體系下，整個財務會計核算流程是一個循環往復的系統，一個有機的整體。它由網上預約系統、物流式管理系統、賬務處理系統、銀校直聯無現金支付系統、網上查詢系統與網上信息發布系統等多個系統組成。它不是各個系統的機械組合或簡單相加，而是緊密聯系的統一整體。從這種意義上說，系統整體效能大于各組成部分之和。因此在實踐中，應當充分發揮系統的整體效應，以防止出現“信息孤島”現象。

5 高校網上預約無等候報銷體系的運行機制研究

網上預約無等候報銷體系優于傳統會計核算模式的關鍵點在于其運行機制的先進性。該體系的主要運行機制如下。

5.1 “互聯網+”

網上預約無等候報銷體系是“互聯網+”在會計報銷業務中的典型體現。其組成部分的各個系統均具有“互聯網+”特色，覆蓋了信息采集、信息處理、信息反饋的全過程。

（1）“互聯網+會計信息采集”，即“互聯網+預約填報”。網上預約無等候報銷體系借助于互聯網技術，首次將會計信息采集直達業務經辦人員。經辦人員可以隨時隨地通過網上預約系統完成基本信息和會計核算信息錄入工作，從而實現了會計數據采集的信息化。

（2）“互聯網+會計信息處理”，包括“互聯網+賬務處理”和“互聯網+資金結算”兩個部分。在該體系下，根據網上預約系統采集到的信息，會計可在賬務處理系統中自動生成記賬憑證，出納可在銀校直聯無現金結算系統中自動生成結算憑證，從而大大提高會計核算和資金結算的質量和效率。

（3）“互聯網+會計信息反饋”，包括“互聯網+票據物流”“互聯網+信息查詢”和“互聯網+信息發布”三個部分。在該體系下，報銷票據處理的整個進程實時反饋到網上物流系統中，項目、經費報銷匯總及明細系統實時反饋到網上查詢系統中，工資、酬金、資金支付等信息可通過網上信息發布平臺以短信或郵件的方式自動發送至報銷人手機或郵箱。

網上預約無等候報銷運行機制從本質上說，不是“+互聯網”，而是“互聯網+”，它不是給傳統會計核算賦予互聯網特色，而是以“互聯網+”為主導，以“互聯網+”核算為核心業務，用互聯網技術改造傳統會計核算。

5.2 精細分工

網上預約無等候報銷對會計核算分工更精細、更科學。第一，它對會計報銷工序進行了細化，例如：將傳統會計報銷中會計制單處理過程細分為網上填報信息、接單、初審、分單與生成憑證等多道工序，并由不同的角色來完成，這種分工的精細化，有助于實現流水線作業，提高工作效率。第二，它對原有會計核算流程多個入口進行了規范化整飭，將所有原始報銷單據接收集中到一個接單窗口，便于對會計核算工作量進行整體統一規劃，能夠最大限度平均分配工作任務，改變傳統會計核算制單工作量多寡不均的現象，使工作量分配更為科學合理。客觀上，這一體系也使報銷人享受了“一站式”服務。

5.3 標準化

標準化是網上預約無等候報銷體系的生命，是其得以順利實施并發揮最大效益的關鍵。正是由于標準化，才可能信息化、自動化。首先是報銷流程的標準化。只有業務流程標準化，才可能實現信息化處理、流水線作業，從而提高業務工作效率。其次是報銷規則的標準化。其包括報銷規章制度、業務規則、業務處理的標準化，等等。報銷規則的標準化是實現會計憑證及資金結算憑證自動、準確生成的關鍵。

5.4 流程再造

由于互聯網技術的引入，預約報銷體系對傳統會計核算流程進行了再造，并進行了革命性的創新。

傳統會計核算流程通常包括五個步驟，如圖1所示。

從圖1中可以看出，報銷人需要現場參與報銷業務處理的全過程。

高校網上預約無等候報銷體系一般流程包括9個步驟，如圖2所示。

從圖2中可以看出，與傳統會計流程相比，網上預約報銷體系增加了項目負責人網上授權，報銷人網上填寫報銷單，會計初審、接單、分單、信息發布及報銷人網上查詢等業務流程，并對賬務處理、資金結算等流程進行了創新。可以說，它是對傳統會計核算流程全方位的再造。在這一體系下，報銷人需要參與的流程是②到④項，但報銷人到財務部門辦理業務的流程卻只有第④項。

5.5 銀校直聯

銀校直聯是網上預約無等候報銷體系運行機制中重要的一環。如果沒有銀校直聯無現金支付，報銷人必須現場等候報銷資金給付，就無法實現“無等候”報銷。而且現金交易的安全性也會給整個體系帶來內部控制風險。銀校直聯的實施也為資金結算的自動化及自動對賬的實現帶來了契機，為實現銀校結算一體化提供了有利條件。

6 結 語

高校網上預約無等候報銷體系是對傳統會計核算模式的改革和創新，它創造性地運用了電子商務、工業化流水線、系統論等原理，采用了“互聯網+”、精細分工、標準化、流程再造及銀校直聯等運行機制，有效解決了高校教職工排隊“報賬難”問題，提高了會計核算效率和水平。隨著網上預約報銷無等候體系的實施和不斷完善，高校必將開創財務改革發展的新局面。

主要參考文獻

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